Processos trabalhistas são o “calcanhar de Aquiles” do Recursos Humanos das empresas. Além de caros, exigem ações rápidas e precisas, com exatidão nos documentos envolvidos.
Quando a empresa opera com várias filiais, a complexidade aumenta. Nesses casos, é necessário buscar a documentação adequada em vários arquivos físicos e sistemas de dados espalhados em diversos locais.
As falhas na gestão de documentos podem custar caro na hora de defender a empresa em reivindicações movidas por ex-funcionários. Nos Estados Unidos, cada ação afeta a avaliação de experiência da empresa, resultando no aumento da taxa de impostos associada.
No Brasil, processos dessa natureza afetam o employer branding, prejudicando a atração dos melhores talentos e até mesmo a imagem da corporação para os consumidores.
O uso da tecnologia correta pode reduzir custos do RH, possibilitando uma resposta oportuna com rapidez.
Pense rápido
Quando sua empresa é notificada sobre um processo, o tempo começa a correr. A organização tem um período para atender a uma reclamação trabalhista ou para mover um sistema de defesa em casos mais graves.
Não raro, os responsáveis pela empresa são onerados pela falta de documentação suficiente para provas, com dados incompletos.
Um bom sistema de gestão promete reduzir custos do RH, agilizando as respostas e agregando os documentos de maneira organizada, possibilitando a acesso a essas informações de maneira rápida e à distância.
Mantenha a organização
Não basta levantar as informações necessárias em um curto período de tempo. É essencial que a documentação esteja completa e atualizada. O RH das organizações deve manter um conjunto completo dos registros durante todo o período em que um funcionário mantém um vínculo empregatício, e até mesmo por um bom período após a rescisão.
À primeira vista parece uma prática simples. Porém, quanto maior a empresa, mais complexos a organização e armazenamento desses dados se tornam.
Quando a corporação usa um sistema local de registro de informações, essa gestão fica ainda mais complicada. O profissional pode ser transferido para uma unidade localizada em outro estado, mas seus dados permanecem no sistema de origem, sem a devida transferência.
Como resultado, podem surgir lacunas ou redundâncias nos documentos, detalhes vitais para uma resposta adequada em um processo futuro.
Seu sistema de gestão de documentos deve não só fornecer acesso centralizado, mas também ajudar na manutenção de arquivos completos e atualizados.
Com a conscientização de conteúdo e automação sofisticada, um sistema eficiente pode apontar lacunas de informação e até mesmo enviar solicitações para o RH ou diretamente aos funcionários, para que enviem os dados necessários.
Tenha segurança
Para reduzir custos do RH, um bom sistema de gestão deve manter os dados confidenciais em segurança e em conformidade com as regulamentações atuais.
Funcionando com eficiência, essa plataforma deve conceder acesso às pessoas envolvidas, porém mantendo uma trilha de rastreio que indique todos os downloads e alterações realizadas.
A Access oferece as melhores soluções para reduzir custos do RH, facilitando a defesa durante uma reivindicação ou em um processo trabalhista. Sua gestão de documentos conta com total segurança e controle, além da rapidez no acesso aos dados.
