Em tempos de transformação digital, de mobilidade e de espaços de trabalho compartilhados não é possível imaginar uma mesa repleta de documentos em papel. Mesmo assim, pesquisa realizada pela Environmental Protection Agency aponta que, em média, cada funcionário utiliza em média 10 mil folhas de papel por ano.
Além de todos os custos financeiros – insumos como o próprio papel, tinta de impressora etc – que esse desperdício acarreta, também temos o problema ambiental. Mesmo que as todas as árvores utilizadas na indústria de papel e celulose, no Brasil, provenham de florestas plantadas, os processos de fabricação não são livres de impacto. De acordo com a Embrapa (Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária) para produzir 1 tonelada de papel são necessárias de 2 a 3 toneladas de madeira, uma grande quantidade de água e muita energia.
E não podemos deixar de lembrar a questão do tempo desperdiçado procurando documentos em papel guardados em pastas suspensas, arquivos ou mesmo em gavetas.
Então, como dar o primeiro passo para o escritório digital, livre de documentos em papel?
Em primeiro lugar, encontre um parceiro capaz de entender as suas necessidades de negócios e de conformidade, que ofereça soluções e sistemas de digitalização de documentos em papel, gerenciamento e armazenamento até chegar à destruição segura, com a gestão completa do ciclo de vida de cada documento. Soluções baseadas na nuvem vão um passo além da digitalização, permitindo o compartilhamento de informações, implantação de assinatura digital, entre outras funcionalidades.
Toda mudança começa com a conscientização dos funcionários
A verdade é que documentos em papel provavelmente nunca serão totalmente extintos, mas é possível reduzir, e muito, o seu uso no dia a dia da empresa. Mas a transformação digital não acontecerá a menos que todos os funcionários percebam claramente as vantagens que a digitalização e automatização de processos podem significar para as suas tarefas. Por isso, é preciso investir em treinamento para que todos possam aproveitar ao máximo as soluções e sistemas de digitalização dos documentos em papel. O próprio provedor de serviços de digitalização de documentos pode ficar responsável por esse treinamento.
Se for necessário, para “incentivar” a redução do uso de papel, faça um relatório mensal com o número de páginas impressas por pessoas e envie por e-mail para todos os funcionários.
E também vale tornar mais “complicado” imprimir documentos. Reduza o número de impressoras e deixe apenas uma, ou algumas, conforme o tamanho do escritório, capaz de imprimir um volume maior, localizada em um local central. Nada de impressoras na mesa de trabalho.
Transfira os documentos em papel para um local seguro
A partir do momento em que os documentos em papel estiverem digitalizados, é hora de transferir a sua guarda física para locais especialmente projetados para essa finalidade, que atendam a todos os requisitos de segurança, com serviços de guarda simples – onde a sua empresa envia as caixas e controla o seu conteúdo – ou então de guarda gerenciada, onde cada documento recebe uma etiqueta de identificação com um código de barras que informa a caixa em que ele se encontra e a posição dentro dela.
Esse processo de mudança de local pode ser realizado em etapas, conforme for feita a digitalização dos documentos em papel, e junto com o treinamento dos funcionários.
Reduzir o uso de documentos em papel nos escritórios é uma prática constante que requer uma mudança da cultura organizacional. Conte com a Access para dar início ao seu processo de digitalização de documentos e comece a jornada rumo a um escritório sem papel.
6 dicas rápidas para reduzir o uso de documentos em papel no escritório
- Automatize e digitalize processos e documentos da empresa
- Faça palestras e projetos conscientizando os funcionários sobre a importância de reduzir o consumo de papel e sobre como reduzir o desperdício
- Invista em comunicação digital
- Em vez de usar papel, prefira usar o bloco de notas do notebook ou aplicativos no smartphone durante as reuniões
- Configure as impressoras usadas na empresa para o modo de impressão frente e verso
- Reutilize como rascunho impressos antigos e com informações que não sejam confidenciais ou críticas para o negócio
