A migração de processos manuais em papel para o mundo digital vem ocorrendo há anos, mas a passos lentos. Aí uma pandemia surgiu e obrigou às empresas a mudarem rapidamente sua forma de trabalho. Em pouquíssimo tempo, trabalhadores tiveram que abandonar seus escritórios e se adaptar ao trabalho remoto. E essa mudança também serviu como um teste para as empresas entenderem como oferecer o melhor suporte para uma força de trabalho remota e qual sua capacidade para acessar as informações necessárias para o trabalho.
Apesar dos escritórios terem sido desenhados em torno de processos baseados em papel, entramos em uma nova era de registos e governança de informações. A era de Registros Digitais e Processos de Informação (DRIP). Há pouco mais de um ano, uma nova realidade mostrou como processos em papel estão desatualizados e são improdutivos, deixando claro que aquele conceito de escritório que a gestão de documentos foi criada para atender, acabou.
Benefícios do DRIP
O DRIP cria um processo digital cada vez mais automatizado para transformar a gestão de registros. Assim, com registros digitais, é possível acessá-los de qualquer lugar, além de dar mais um passo para a integração de sistemas e processos.
Como a maioria dos sistemas é projetado para realizar uma função específica, o gerenciamento de registros acaba ficando em segundo plano. Com a integração de sistemas e processos, essa função é transferida para um sistema especializado e criado para realizar a gestão de documentos de forma mais eficiente.
Algumas práticas
A melhor maneira de otimizar a digitalização é reduzir ao máximo o uso de papel no fluxo de trabalho. Se cada documento for capturado e digitalizado assim que é recebido, os profissionais podem ter acesso a ele imediatamente em um formato digital. Claro, o papel pode coexistir com o mundo digital, exigindo uma abordagem híbrida, com a manutenção de hábitos de arquivo.
Da mesma forma, tornar-se digital também cria uma oportunidade de automatizar processos de classificação, reduzindo o tempo de indexação, ao mesmo tempo em que cria maior consistência. Apesar de sistemas de inteligência artificial e aprendizado de máquina voltados para essas tarefas exigirem treinamento e recursos, assim que isso seja feito, os benefícios são consistentes e contínuos.
E, conforme é feita a transição para um processo digital, a necessidade de armazenamento de cópias impressas também é reduzido à medida que os documentos alcançam o tempo de retenção e também deixando de adicionar novos documentos.
Uma nova realidade
Se o modelo tradicional de gestão de documentos baseava-se em um escritório onde se gerava, acumulava, distribuía e confiava no papel, hoje, com uma parte razoável da força de trabalho trabalhando em casa, todo esse conteúdo precisa estar disponível no momento necessário.
Porém, existem alguns componentes críticos para migrar de um programa híbrido de gestão de documentos para o DRIP, um processo totalmente digital. E o primeiro desafio é que o registro digital deve se tornar o registro oficial, deixando de lado a ideia de que os documentos eletrônicos sejam uma cópia de conveniência. E isso exige uma mudança de cultura organizacional, afinal, com raras exceções, diversas esferas públicas e privadas já reconhecem o registro eletrônico como oficial, sem que seja necessário manter sua versão física.
Além disso, a maioria dos processos de informação modernos geram um original digital completo com autenticação, que pode ser uma assinatura digital.
Se já houve um tempo em que fazia sentido embalar caixas e enviá-las para o armazenamento – há casos em que ainda é necessário -, hoje essa prática não é mais recomendada para o curso normal dos negócios. O objetivo é criar e reter documentos em formato digital usando repositórios eletrônicos bem administrados.
Isso significa que os vários sistemas de negócios precisam estar integrados para contar com a capacidade de arquivar e armazenar todos os documentos eletronicamente, em um único lugar, até que seu descarte seja permitido.
Mas a realidade é diferente, e isso também é válido para as informações eletrônicas, que são arquivadas em drives compartilhados, pen drives, outros aplicativos, na caixa de e-mail, na nuvem e em diversos aplicativos que oferecem a capacidade de gerar e armazenar arquivos.
Por isso, é hora de reinventar todo o processo de registros com o DRIP e entender exatamente como as informações são criadas e como elas são compartilhadas dentro da empresa e, em seguida, construir um sistema que seja mais eficiente. A gestão de registros físicos atendeu às necessidades das empresas no passado, mas não é mais suficiente para a realidade atual das empresas.
Todos os profissionais que trabalham em casa devem conseguir acessa as informações corretas, quando precisarem, com uma versão autêntica e também precisam ter a capacidade de armazenar esses documentos de forma segura e protegida para que possa ser recuperado sempre que necessário
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