Los registros y documentos son elementos claves durante el proceso electoral. Pueden proporcionar información vital sobre las elecciones y los resultados. Sin embargo, también pueden ocupar mucho espacio y ser costosos de almacenar.
Es importante tener una política clara sobre cómo guardar o descartar registros y documentos generados durante el proceso de elecciones. Esto ayudará a garantizar transparencia en el manejo de los registros electorales y que la información se conserve de forma segura y eficiente.
Hay varias formas de guardar registros y documentos. La mejor opción para usted dependerá de sus necesidades específicas, disponibilidad de proveedores en su región, regulaciones sobre el manejo de la información en su país y el presupuesto disponible para el proceso eleccionario.
El almacenamiento físico es la forma más tradicional de guardar registros y documentos electorales. Dependiendo del tipo de documento, ya sea físico, papel o digital, puede requerirse el guardar documentos en cajas, un archivo, una bóveda o un centro de datos. Por lo general cada jurisdicción tiene un lugar con seguridad para almacenar y preservar los votos.
El almacenamiento digital es una forma más moderna de guardar registros y documentos. Puede almacenarlos en un servidor, una nube o una unidad de almacenamiento externa. Esta forma de almacenaje de datos requiere de seguridad contra ciber ataques, mantener las reglas de retención de datos requerida en el lugar donde se celebran los comicios, indexar y clasificar la data de manera que este disponible para varios usuarios, auditores y personal de los diferentes partidos manteniendo la seguridad y privacidad de la información de los votantes.
Una combinación de almacenamiento físico y digital puede ser de beneficio en especial para manejar las grandes distancias entre los diferentes colegios electorales. Por ejemplo, puede almacenar los registros más importantes en almacenamiento físico y los registros menos importantes en almacenamiento digital. Dependiendo de la jurisdicción en la que se celebran las elecciones y las reglas a seguir se debe mantener un registro actualizado de los participantes para mayor transparencia y seguridad durante un periodo razonable para cualquier revisión, conteo o de ser necesario una segunda vuelta luego del proceso electoral.
También es importante tener una política clara sobre cómo descartar registros y documentos generados durante los procesos electorales. Esto ayudará a proteger la privacidad de los votantes y a cumplir con las regulaciones gubernamentales.
La primera consideración es el período de retención. De acuerdo con la ley electoral en Estados Unidos 52 USC 20701: Retención y preservación de registros y documentos por parte de funcionarios electorales; custodia; pena por violación. El texto a continuación contiene aquellas leyes vigentes el 19 de noviembre de 2023.
Los registros de votantes requieren de información confidencial y actualizada de cada votante por lo que es importante un manejo transparente y seguro de la información requerida como: nombre, dirección y partido al que pertenece. En Estados Unidos la Comisión de Asistencia Electoral (EAC) es una comisión bipartidista independiente cuya misión es ayudar a los funcionarios electorales a mejorar la administración de las elecciones y ayudar a los estadounidenses a participar en el proceso de votación. Las guías del manejo de las elecciones en Estados Unidos detallan todo lo relacionado sobre el proceso eleccionario en EU.
Hay reglas importantes que rigen el registro de votantes por lo que todas las partes deben estar orientadas para mantener la transparencia y seguridad durante el proceso electoral.
Una vez expira el periodo de retención se deben destruir los documentos de forma segura y confidencial. Los requisitos para la destrucción masiva de documentos pueden variar según el país o la jurisdicción. Para destruir registros de papel en grandes cantidades manteniendo la confidencialidad de los documentos, debe cumplir con los siguientes requisitos:
Al cumplir con estos requisitos, puede asegurarse de que sus registros de papel se destruyan de forma segura y confidencial. Es importante que el proveedor de servicios que contrate tenga experiencia en este tipo de trabajo. El proveedor debe tener los equipos y las instalaciones adecuados para destruir los registros de forma segura y confidencial.
También debe asegurarse de que el proveedor de servicios tenga un seguro que cubra cualquier daño que pueda ocurrir durante el proceso de destrucción.
Por último, debe obtener un certificado de destrucción de registros del proveedor de servicios. Este certificado le servirá como prueba de que los registros fueron destruidos de forma segura y confidencial.
Los registros son muy importantes durante el periodo de elecciones y luego del día de la votación. Los documentos que se deben mantener durante el período de elecciones varían según el país o la jurisdicción. Sin embargo, en general, estos registros incluyen los siguientes:
Estos registros son necesarios para garantizar la integridad de las elecciones y para facilitar la auditoría de las elecciones. En algunos países o jurisdicciones, también se pueden requerir registros adicionales, como:
Es importante que las organizaciones que participan en el proceso electoral mantengan estos registros de forma segura y confidencial.
Consejos adicionales:
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