Los registros y documentos son elementos claves durante el proceso electoral. Pueden proporcionar información vital sobre las elecciones y los resultados. Sin embargo, también pueden ocupar mucho espacio y ser costosos de almacenar.
Es importante tener una política clara sobre cómo guardar o descartar registros y documentos generados durante el proceso de elecciones. Esto ayudará a garantizar transparencia en el manejo de los registros electorales y que la información se conserve de forma segura y eficiente.
Cómo Guardar Registros y Documentos
Hay varias formas de guardar registros y documentos. La mejor opción para usted dependerá de sus necesidades específicas, disponibilidad de proveedores en su región, regulaciones sobre el manejo de la información en su país y el presupuesto disponible para el proceso eleccionario.
Almacenamiento Físico
El almacenamiento físico es la forma más tradicional de guardar registros y documentos electorales. Dependiendo del tipo de documento, ya sea físico, papel o digital, puede requerirse el guardar documentos en cajas, un archivo, una bóveda o un centro de datos. Por lo general cada jurisdicción tiene un lugar con seguridad para almacenar y preservar los votos.
Almacenamiento Digital
El almacenamiento digital es una forma más moderna de guardar registros y documentos. Puede almacenarlos en un servidor, una nube o una unidad de almacenamiento externa. Esta forma de almacenaje de datos requiere de seguridad contra ciber ataques, mantener las reglas de retención de datos requerida en el lugar donde se celebran los comicios, indexar y clasificar la data de manera que este disponible para varios usuarios, auditores y personal de los diferentes partidos manteniendo la seguridad y privacidad de la información de los votantes.
Combinación de Almacenamiento Físico y Digital
Una combinación de almacenamiento físico y digital puede ser de beneficio en especial para manejar las grandes distancias entre los diferentes colegios electorales. Por ejemplo, puede almacenar los registros más importantes en almacenamiento físico y los registros menos importantes en almacenamiento digital. Dependiendo de la jurisdicción en la que se celebran las elecciones y las reglas a seguir se debe mantener un registro actualizado de los participantes para mayor transparencia y seguridad durante un periodo razonable para cualquier revisión, conteo o de ser necesario una segunda vuelta luego del proceso electoral.
Cómo Descartar Documentos
También es importante tener una política clara sobre cómo descartar registros y documentos generados durante los procesos electorales. Esto ayudará a proteger la privacidad de los votantes y a cumplir con las regulaciones gubernamentales.
Período de Retención
La primera consideración es el período de retención. De acuerdo con la ley electoral en Estados Unidos 52 USC 20701: Retención y preservación de registros y documentos por parte de funcionarios electorales; custodia; pena por violación. El texto a continuación contiene aquellas leyes vigentes el 19 de noviembre de 2023.
- 20701. Retención y preservación de registros y documentos por parte de los funcionarios electorales; depósito con custodio; pena por violación. Todo funcionario electoral retendrá y preservará, durante un período de veintidós meses a partir de la fecha de cualquier elección general, especial o primaria, cuyos candidatos para el cargo de Presidente, Vicepresidente, elector presidencial, Miembro del Senado, Miembro de la Cámara de Representantes, o del Comisionado Residente del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, todos los registros y documentos que lleguen a su poder relacionados con cualquier solicitud, registro, pago de contribución electoral u otro acto necesario para votar en dicha elección, excepto que, cuando lo exija la ley, dichos registros y documentos puedan entregarse a otro funcionario electoral y excepto que, si un Estado o el Estado Libre Asociado de Puerto Rico designa un custodio para retener y preservar estos registros y documentos en un lugar específico, entonces dichos registros y documentos podrán depositarse ante dicho custodio, y la obligación de retener y preservar cualquier registro o documento así depositado recaerá en dicho custodio. Cualquier funcionario electoral o custodio que intencionalmente incumpla con esta sección será multado con no más de $1,000 o encarcelado no más de un año, o ambas cosas. ( Pub. L. 86–449, título III, §301, 6 de mayo de 1960, 74 Stat. 88 .)
- De acuerdo con el código 52 de EE. UU. § 20702 las sanciones por robo, destrucción, ocultación, mutilación o alteración de registros o documentos son las siguientes: Cualquier persona, ya sea funcionario electoral o custodio o no, que intencionalmente robe, destruya, oculte, mutile o altere cualquier registro o documento que la sección 20701 de este título requiere que se retenga y conserve será multado con no más de $1,000 o encarcelado. no más de un año, o ambos. (Pub. L. 86–449, título III, §302, 6 de mayo de 1960, 74 Stat. 88.)
Registro de Votantes
Los registros de votantes requieren de información confidencial y actualizada de cada votante por lo que es importante un manejo transparente y seguro de la información requerida como: nombre, dirección y partido al que pertenece. En Estados Unidos la Comisión de Asistencia Electoral (EAC) es una comisión bipartidista independiente cuya misión es ayudar a los funcionarios electorales a mejorar la administración de las elecciones y ayudar a los estadounidenses a participar en el proceso de votación. Las guías del manejo de las elecciones en Estados Unidos detallan todo lo relacionado sobre el proceso eleccionario en EU.
Hay reglas importantes que rigen el registro de votantes por lo que todas las partes deben estar orientadas para mantener la transparencia y seguridad durante el proceso electoral.
Destrucción
Una vez expira el periodo de retención se deben destruir los documentos de forma segura y confidencial. Los requisitos para la destrucción masiva de documentos pueden variar según el país o la jurisdicción. Para destruir registros de papel en grandes cantidades manteniendo la confidencialidad de los documentos, debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Documentar el proceso de destrucción: Debe documentar el proceso de destrucción de registros, incluyendo la fecha en que se destruyeron los registros, el método de destrucción que se utilizó y la empresa que realizó la destrucción.
- Destruir de manera segura los documentos: El método de destrucción más común y confidencial es la trituración.
- La trituración es el método más común de destrucción de registros de papel. Los trituradores de papel pueden destruir los registros en trozos pequeños e irrecuperables. Utilice siempre una trituradora de corte transversal, de diamante o de confeti. A diferencia de los modelos cortados en tiras en los que las piezas se pueden volver a unir, estas trituradoras producirán piezas mucho más pequeñas.
Al cumplir con estos requisitos, puede asegurarse de que sus registros de papel se destruyan de forma segura y confidencial. Es importante que el proveedor de servicios que contrate tenga experiencia en este tipo de trabajo. El proveedor debe tener los equipos y las instalaciones adecuados para destruir los registros de forma segura y confidencial.
También debe asegurarse de que el proveedor de servicios tenga un seguro que cubra cualquier daño que pueda ocurrir durante el proceso de destrucción.
Por último, debe obtener un certificado de destrucción de registros del proveedor de servicios. Este certificado le servirá como prueba de que los registros fueron destruidos de forma segura y confidencial.
Manejo de Registros Saludable Durante Periodo de Elecciones
Los registros son muy importantes durante el periodo de elecciones y luego del día de la votación. Los documentos que se deben mantener durante el período de elecciones varían según el país o la jurisdicción. Sin embargo, en general, estos registros incluyen los siguientes:
- Registro de votantes: Este registro incluye la información de los votantes registrados, como su nombre, dirección, fecha de nacimiento y número de identificación.
- Registro de candidatos: Este registro incluye la información de los candidatos que se postulan para un cargo público, como su nombre, dirección, fecha de nacimiento, partido político y declaración de gastos.
- Registro de contribuciones: Este registro incluye la información de las contribuciones hechas a los candidatos o partidos políticos, como el nombre del donante, la cantidad de la contribución y la fecha de la contribución.
- Registro de gastos: Este registro incluye la información de los gastos realizados por los candidatos o partidos políticos, como el propósito del gasto, el proveedor del gasto y el monto del gasto.
- Registro de votos: Este registro incluye la información de los votos emitidos en una elección, como el nombre del votante, el candidato por el que votó y la ubicación de la votación.
Estos registros son necesarios para garantizar la integridad de las elecciones y para facilitar la auditoría de las elecciones. En algunos países o jurisdicciones, también se pueden requerir registros adicionales, como:
- Registro de observadores electorales: Este registro incluye la información de las personas que observan las elecciones, como su nombre, organización y propósito de la observación.
- Registro de incidentes electorales: Este registro incluye la información de los incidentes que ocurren durante una elección, como las denuncias de fraude o intimidación.
Es importante que las organizaciones que participan en el proceso electoral mantengan estos registros de forma segura y confidencial.
Consejos adicionales:
- Cree un inventario de sus registros y documentos. Esto le ayudará a saber qué tiene y cuánto espacio ocupa.
- Etiquete sus registros y documentos. Esto facilitará su localización y organización.
- Realice copias de seguridad de sus registros y documentos electrónicos. Esto le ayudará a protegerlos en caso de pérdida o daño.
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