Não importa o porte, todas as empresas têm processos e se não houver uma boa gestão de processos de negócios (BPM) o resultado é claro: aumento de custos, atrasos em projetos e erros que poderiam ser evitados.
Como muitas empresas não analisam seus processos, cada funcionário realiza suas tarefas de uma maneira que, apesar de aparentemente tudo funcionar, erros são cometidos e falhas são ignoradas, tornando o trabalho ineficiente e custoso.
Isso demonstra a importância do BPM, afinal, sem identificar problemas nos processos de negócios, é impossível entender o quanto de tempo e dinheiro estão sendo desperdiçados e os motivos dos negócios não apresentarem o resultado esperado. Ou seja, o BPM ajuda a reduzir gargalos, aumenta a eficiência e, até, melhora a experiência do cliente.
Práticas recomendadas de BPM
Apenas investir em uma solução de BPM pode não trazer o resultado aguardado pela empresa. Para ter sucesso, algumas práticas precisam ser implementadas.
Mapear processos
O primeiro passo para uma implementação bem-sucedida é criar um modelo de processos de negócios que descreva como esses processos estão funcionando. Ou seja, é preciso identificar a mapear todos esses processos, como eles fluem, as ações necessárias e qual o impacto na força de trabalho. Isso permite conhecer quais pontos são problemáticos.
Implementação por etapas
Pode ser tentador implementar uma solução BPM em todos os processos da empresa. Mas esse é um erro que deve ser evitado. Para melhorar a gestão, é fundamental ter calma e realizar a implementação por etapas gerenciáveis, de forma a ter tempo para treinar os funcionários e colher feedbacks durante o processo.
Ser eficiente e eficaz
Aprimorar um processo visa aumentar a eficiência. Já aumentar a eficácia tem a ver com como o processo é realizado. E encontrar um equilíbrio entre os dois pode ser um desafio. Um processo eficiente pode ser lento ou mais caro, o que indica que ele não é eficaz, por exemplo. Portanto, ter uma política que mensure a qualidade dos seus processos é essencial para encontrar o equilíbrio necessário entre eficácia e eficiência.
Conheça todos os envolvidos nos processos
Nenhuma iniciativa de BPM funciona se não houver o entendimento das dificuldades enfrentadas pelos usuários, ou seja, a forma com que um processo é realizado é determinado pelas pessoas envolvidas. Então, é necessário conhecer quem são essas pessoas e o que elas consideram que pode ser otimizado para melhorar a experiência do usuário.
Métricas
Medir o desempenho ao implementar um novo fluxo de trabalho ou automatizar um processo é essencial para entender se as mudanças estão surtindo o efeito desejado. É importante contar com métricas de curto, médio e longo prazo e, com base nesses dados, realizar as melhorias necessárias para alcançar os melhores resultados.
Digitalização e automação de processos
Digitalizar e automatizar processos significa tornar os processos mais rápidos e eficientes. Fluxos de assinatura ou o compartilhamento de documentos se tornam mais simples e ágeis, por exemplo, tornando a gestão de processos de negócios mais robusta.
Incentivar a adoção
De nada adianta digitalizar processos se o usuário não modificar sua forma de trabalhar. Para isso, é preciso incentivá-los a adotar as novas ferramentas. Ou seja, não basta dar acesso, é preciso explicar como eles podem aproveitar a solução BPM para se tornarem mais eficientes. Assim, é essencial investir em comunicação e treinamento para tornar a transição para um fluxo de trabalho digital mais suave e sem atritos.
Definir metas, realizar mudanças e medir os resultados, esses são os pontos fundamentais de uma estratégia bem-sucedida de BPM, e implementar as melhores práticas de gestão são fundamentais para otimizar processos de negócios e torná-los mais modernos e eficientes. Fale com nossos especialistas e saiba como podemos ajudar sua empresa nessa jornada.
