Digitalizar processos de assinatura em uma organização, atualmente, é essencial para agilizar negócios e tornar esses processos mais eficientes. Seja por meio de uma assinatura eletrônica simples, avançada ou qualificada, integrá-las ao dia a dia de trabalho traz diversos benefícios para clientes, funcionários e fornecedores.
Exatamente por isso, muitas empresas buscam por tecnologias e provedores de assinatura eletrônica para acelerarem iniciativas de transformação digital e, pelo menos, começarem a reduzir a dependência de processos baseados em papel para aprimorar a experiência de usuários e clientes e maximizarem os fluxos de trabalho.
Nas últimas décadas, o mundo empresarial viu o número de soluções para digitalizar processos de assinatura, como a fornecida pela Access, crescerem e se tornarem mais populares. Por isso, se a organização está considerando adotar a tecnologia, é importante entender e selecionar a melhor solução de assinatura eletrônica que irá atender às necessidades dos negócios, hoje e no futuro.
Assinatura eletrônica X software de assinatura digital
O primeiro passo para digitalizar processos de assinatura é entender a diferença entre a assinatura eletrônica e a assinatura digital, termos muitas vezes usados equivocadamente como sinônimos.
A assinatura eletrônica é uma versão digitalizada da assinatura manuscrita e que representa a concordância do signatário aos termos de um contrato. Essa assinatura, dependendo do documento ou transação, pode ser simples, avançada ou qualificada, já a assinatura digital diz respeito à tecnologia utilizada para criptografar e discriptografar o processo de assinatura. Basicamente, a assinatura digital é um sistema utilizado para evitar a adulteração em documentos digitais.
Benefícios de digitalizar processos de assinatura
Com o crescimento das transações digitais e a adoção do trabalho remoto e híbrido, as empresas precisaram correr para atender às necessidades de clientes e funcionários e tornar os processos de assinatura mais efetivos, rápidos e seguros.
Entretanto, para digitalizar processos de assinatura, elas precisam adotar algumas tecnologias que ajudam a converter processos estabelecidos e tradicionais em processos mais eficientes. E a assinatura eletrônica garante alguns benefícios:
Redução de custos
Eliminar o uso de papel para colher assinaturas reduz custos com impressão e outros gastos associados, como a necessidade de armazenamento para esses documentos.
Melhoria de processos
A adoção da assinatura eletrônica elimina, simplifica e automatiza o processo, tornando-o mais eficiente, ágil e seguro, reduzindo riscos de fraudes.
Melhor experiência para clientes e usuários
A assinatura eletrônica oferece uma experiência completamente digital, atendendo às necessidades de clientes e usuários.
Aumento na produtividade
Por facilitar o processo de assinatura, permitindo que um documento seja assinado em qualquer lugar, a assinatura eletrônica ajuda a reduzir o tempo gasto para coletar assinaturas e aumentar a eficiência dos funcionários, causando impacto direto em sua produtividade.
Soluções tecnológicas para digitalizar processos de assinatura
Pensando nisso, a equipe da Access selecionou e explicou como as soluções de assinatura eletrônica funcionam para digitalizar processos de assinatura, deixando claro os benefícios e garantias oferecidos pela tecnologia:
Assinatura de uso único
Qualquer tipo de contrato ou documento pode ser assinado eletronicamente, mas a ferramenta escolhida é fundamental para a segurança do processo. A assinatura eletrônica precisa ter uma integração simples, ser flexível e escalável. Por isso, algumas soluções oferecem o recurso de assinatura de uso único, que permite que os usuários assinem um documento digital sem a necessidade de possuir uma assinatura eletrônica, tornando o processo mais democrático, fácil e seguro.
Assinatura em massa
Para as empresas, assinar documentos em papel em grande quantidade é um desafio que consome tempo e recursos. Além disso, existe a possibilidade de erros humanos impactarem no processo. Sistemas de assinatura eletrônica, como o fornecido pela Access, automatizam esse processo. Os contratos são recebidos via arquivo nato-digital, ou fisicamente para serem digitalizados, e, em seguida, a Access inclui a assinatura digital automaticamente, inserindo o certificado digital padrão ICP-Brasil.
Assinatura móvel
Com a adesão do trabalho remoto ou híbrido pelas empresas, a adoção de uma tecnologia que permita que os funcionários assinem documentos de qualquer lugar se tornou mandatória. O modelo de assinatura móvel, ou interativa, foi desenvolvido para que os usuários possam assinar documentos, utilizando certificado digital, por meio de qualquer dispositivo.
O que considerar ao selecionar o software de assinatura eletrônica?
Alguns fatores precisam ser analisados antes de escolher a assinatura eletrônica ideal para atender as necessidades da empresa:
Flexibilidade
A solução de assinatura eletrônica precisa ser flexível para se adaptar rapidamente às necessidades dos negócios, oferecendo vários métodos de autenticação e opções de segurança, além de automatizar o processo de assinatura e disponibilizar o acesso em vários dispositivos.
Personalização e facilidade de uso
A solução deve permitir a personalização de todo o processo de assinatura e oferecer uma solução acessível e fácil de usar e gerenciar. Além disso, as soluções de assinatura eletrônica devem atender às mais diversas normas e leis de privacidade e segurança, garantindo sua conformidade com padrões específicos do setor de atuação e casos de uso.
Integração com outras plataformas
As soluções de assinatura eletrônica precisam contar com fácil integração com outras plataformas para tornar o processo mais eficiente, seja por meio de APIs ou SDKs. Portanto, a equipe de desenvolvimento precisa contar com recursos que tornem esse processo mais fácil e ágil.
Automação de processos
A solução de assinatura eletrônica precisa se integrar aos sistemas de downstream e upstream para suportar a processos de trabalho complexos e ser robusta para permitir a automação da inserção de assinatura em lotes de documentos.
Verificação e autenticidade da assinatura
A solução, obrigatoriamente, precisa garantir a verificação e autenticidade das assinaturas para reduzir fraudes e possibilidade de repúdio, além de manter as informações confidenciais e em conformidade.
A solução de assinatura digital Access
A solução de assinatura digital Access garante a autenticidade, a integridade e a validade jurídica dos documentos por meio da infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP Brasil. A Access facilita o processo, reduz custos e oferece o mesmo valor jurídico de um documento físico assinado e autenticado em cartório.
Durante esse processo, o documento recebe um carimbo de tempo que atesta o momento exato em que o documento recebeu a assinatura. Isso aumenta a segurança e garante a validade da assinatura ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade e a sustentabilidade, já que contribui para reduzir a quantidade de papel circulando pela empresa. Entre em contato e conheça as soluções de assinatura eletrônica e digital da Access.
