Digitalizar processos de assinatura em uma organização, atualmente, é essencial para agilizar negócios e tornar esses processos mais eficientes. Seja por meio de uma assinatura eletrônica simples, avançada ou qualificada, integrá-las ao dia a dia de trabalho traz diversos benefícios para clientes, funcionários e fornecedores.
Exatamente por isso, muitas empresas buscam por tecnologias e provedores de assinatura eletrônica para acelerarem iniciativas de transformação digital e, pelo menos, começarem a reduzir a dependência de processos baseados em papel para aprimorar a experiência de usuários e clientes e maximizarem os fluxos de trabalho.
Nas últimas décadas, o mundo empresarial viu o número de soluções para digitalizar processos de assinatura, como a fornecida pela Access, crescerem e se tornarem mais populares. Por isso, se a organização está considerando adotar a tecnologia, é importante entender e selecionar a melhor solução de assinatura eletrônica que irá atender às necessidades dos negócios, hoje e no futuro.
O primeiro passo para digitalizar processos de assinatura é entender a diferença entre a assinatura eletrônica e a assinatura digital, termos muitas vezes usados equivocadamente como sinônimos.
A assinatura eletrônica é uma versão digitalizada da assinatura manuscrita e que representa a concordância do signatário aos termos de um contrato. Essa assinatura, dependendo do documento ou transação, pode ser simples, avançada ou qualificada, já a assinatura digital diz respeito à tecnologia utilizada para criptografar e discriptografar o processo de assinatura. Basicamente, a assinatura digital é um sistema utilizado para evitar a adulteração em documentos digitais.
Com o crescimento das transações digitais e a adoção do trabalho remoto e híbrido, as empresas precisaram correr para atender às necessidades de clientes e funcionários e tornar os processos de assinatura mais efetivos, rápidos e seguros.
Entretanto, para digitalizar processos de assinatura, elas precisam adotar algumas tecnologias que ajudam a converter processos estabelecidos e tradicionais em processos mais eficientes. E a assinatura eletrônica garante alguns benefícios:
Eliminar o uso de papel para colher assinaturas reduz custos com impressão e outros gastos associados, como a necessidade de armazenamento para esses documentos.
A adoção da assinatura eletrônica elimina, simplifica e automatiza o processo, tornando-o mais eficiente, ágil e seguro, reduzindo riscos de fraudes.
A assinatura eletrônica oferece uma experiência completamente digital, atendendo às necessidades de clientes e usuários.
Por facilitar o processo de assinatura, permitindo que um documento seja assinado em qualquer lugar, a assinatura eletrônica ajuda a reduzir o tempo gasto para coletar assinaturas e aumentar a eficiência dos funcionários, causando impacto direto em sua produtividade.
Pensando nisso, a equipe da Access selecionou e explicou como as soluções de assinatura eletrônica funcionam para digitalizar processos de assinatura, deixando claro os benefícios e garantias oferecidos pela tecnologia:
Qualquer tipo de contrato ou documento pode ser assinado eletronicamente, mas a ferramenta escolhida é fundamental para a segurança do processo. A assinatura eletrônica precisa ter uma integração simples, ser flexível e escalável. Por isso, algumas soluções oferecem o recurso de assinatura de uso único, que permite que os usuários assinem um documento digital sem a necessidade de possuir uma assinatura eletrônica, tornando o processo mais democrático, fácil e seguro.
Para as empresas, assinar documentos em papel em grande quantidade é um desafio que consome tempo e recursos. Além disso, existe a possibilidade de erros humanos impactarem no processo. Sistemas de assinatura eletrônica, como o fornecido pela Access, automatizam esse processo. Os contratos são recebidos via arquivo nato-digital, ou fisicamente para serem digitalizados, e, em seguida, a Access inclui a assinatura digital automaticamente, inserindo o certificado digital padrão ICP-Brasil.
Com a adesão do trabalho remoto ou híbrido pelas empresas, a adoção de uma tecnologia que permita que os funcionários assinem documentos de qualquer lugar se tornou mandatória. O modelo de assinatura móvel, ou interativa, foi desenvolvido para que os usuários possam assinar documentos, utilizando certificado digital, por meio de qualquer dispositivo.
Alguns fatores precisam ser analisados antes de escolher a assinatura eletrônica ideal para atender as necessidades da empresa:
A solução de assinatura eletrônica precisa ser flexível para se adaptar rapidamente às necessidades dos negócios, oferecendo vários métodos de autenticação e opções de segurança, além de automatizar o processo de assinatura e disponibilizar o acesso em vários dispositivos.
A solução deve permitir a personalização de todo o processo de assinatura e oferecer uma solução acessível e fácil de usar e gerenciar. Além disso, as soluções de assinatura eletrônica devem atender às mais diversas normas e leis de privacidade e segurança, garantindo sua conformidade com padrões específicos do setor de atuação e casos de uso.
As soluções de assinatura eletrônica precisam contar com fácil integração com outras plataformas para tornar o processo mais eficiente, seja por meio de APIs ou SDKs. Portanto, a equipe de desenvolvimento precisa contar com recursos que tornem esse processo mais fácil e ágil.
A solução de assinatura eletrônica precisa se integrar aos sistemas de downstream e upstream para suportar a processos de trabalho complexos e ser robusta para permitir a automação da inserção de assinatura em lotes de documentos.
A solução, obrigatoriamente, precisa garantir a verificação e autenticidade das assinaturas para reduzir fraudes e possibilidade de repúdio, além de manter as informações confidenciais e em conformidade.
A solução de assinatura digital Access garante a autenticidade, a integridade e a validade jurídica dos documentos por meio da infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP Brasil. A Access facilita o processo, reduz custos e oferece o mesmo valor jurídico de um documento físico assinado e autenticado em cartório.
Durante esse processo, o documento recebe um carimbo de tempo que atesta o momento exato em que o documento recebeu a assinatura. Isso aumenta a segurança e garante a validade da assinatura ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade e a sustentabilidade, já que contribui para reduzir a quantidade de papel circulando pela empresa. Entre em contato e conheça as soluções de assinatura eletrônica e digital da Access.
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