A assinatura digital tem diversos usos e aplicações para as empresas, como realizar transações financeiras, distribuir software, gerenciar contratos e qualquer outro cenário em que é necessário autenticar um documento e impedir sua falsificação ou adulteração.
Para isso, a assinatura implementa um protocolo de autenticação que utiliza técnicas de criptografia e algoritmos para garantir sua autenticidade e integridade, funcionando como um equivalente digital à assinatura física, autenticada em cartório. Mas esse processo vai além de “imitar” a assinatura de alguém no documento, a assinatura digital implementa camadas extras de segurança para autenticar identidades nas transações.
Entretanto, não existe um sistema de assinatura digital que sirva para todas as empresas. Pode ser necessário combinar diferentes tipos de assinatura para atender a situações específicas, por exemplo, situações de baixo risco, podem exigir apenas uma assinatura eletrônica básica, como as realizadas em uma tela sensível ao toque. Enquanto outras situações, exigem um sistema que garanta a autenticação da assinatura, o não repúdio e a integridade do documento.
Assinatura digital X assinatura eletrônica
A assinatura digital é normalmente confundida com a assinatura eletrônica. Entretanto, há diferenças que precisam ser conhecidas para que cada transação conte com o nível de segurança adequado às suas necessidades. .
Qualquer tipo de assinatura feita no mundo digital é uma assinatura eletrônica. Algumas não exigem verificação de autenticidade, como aquela feita no recebimento de uma encomenda. Entretanto, há transações que envolvem um processo de autenticação mais rigoroso, essas recebem o nome de assinatura digital.
A assinatura digital permite que documentos específicos sejam identificados, enquanto a assinatura eletrônica basicamente imita a assinatura feita em uma folha de papel.
Para criar a assinatura digital, as empresas usam um sistema de assinatura eletrônica, como o fornecido pela Access, que conta com padrão ICP Brasil para garantir sua autenticidade, integridade e validade jurídica.
A ICP Brasil foi instituída pela Medida Provisória n.º 2200-2 para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em formato eletrônico, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais.
Para que usar a assinatura digital
Qualquer transação que exija uma assinatura pode utilizar a assinatura digital, mas normalmente, alguns casos de uso incluem:
- Contratos de compra e venda de imóveis
- Contratos de trabalho
- Contratos de seguros
- Documentos e formulários fiscais
- Resultados de testes clínicos
- Empréstimos
- Hipotecas
- Arrendamentos
- Envio de folha de pagamento
- Assinatura da jornada de trabalho
Como a assinatura digital funciona
A assinatura digital conta com um certificado digital fornecido por provedores de serviços. Esses provedores são entidades legais autorizadas por uma autoridade nacional, no Brasil é a ICP Brasil, para verificar a autenticidade das assinaturas realizadas.
O provedor, então, verifica a identidade do signatário por meio de diversas práticas. No caso da solução da Access, o documento recebe um carimbo de tempo que atesta o momento exato em que a assinatura foi realizada, garantindo sua validade. Isso feito, o certificado digital é emitido. Na sequência, o provedor armazena as chaves criptográficas em um módulo de segurança protegido por um sistema de autenticação de dois fatores (2FA).
Como a assinatura digital garante a integridade e validade da assinatura?
Por meio de algoritmos criptográficos para gerar códigos ou hashes vinculados ao documento. Assim, esses dados são criptografados com base em uma infraestrutura de chave pública (PKI) e chave privada. O signatário, então, usa sua chave privada para assinar o documento, implementando uma camada de segurança à mensagem que pode ser enviada sem que sua segurança seja comprometida.
Processo de verificação
No destino, o aplicativo do destinatário usa a chave pública disponível do remetente para descriptografar a mensagem. Em seguida, o sistema gera um novo hash para registrar a mensagem como recebida utilizando o mesmo hash do remetente, identificando quem anexou a assinatura, utilizando um carimbo de data e hora para destacar quando o documento recebeu a assinatura e garantindo que o documento permaneça inalterado, incluindo informações de data, hora e origem da assinatura.
Resumindo, a função hash cria uma impressão digital do arquivo, podendo ser utilizada para verificar sua autenticidade e detectar possíveis adulterações.
Benefícios da assinatura digital
A assinatura digital oferece diversos benefícios para empresas e pessoas, tais como:
Economia de tempo
A assinatura digital reduz significativamente o tempo necessário para a coleta de assinaturas e gerenciamento de documentos. Com ela, o envio de documentos por e-mail ou carta, ou até mesmo a necessidade de viagens para assinar documentos, deixam de ser necessários. Com a assinatura digital, transações podem ser concluídas em minutos.
Maior segurança
Segurança é um fator crítico para a adoção da assinatura digital. Ao contrário da assinatura tradicional, que pode ter a verificação de validade e rastreio dificultado, na assinatura digital, a tecnologia oferece garantia de segurança e uma prova de validade. Na Access, os maiores padrões de segurança e confiabilidade são implementados para garantir a validade e integridade das assinaturas. Por meio de criptografia e uma trilha de auditoria completa, a falsificação dos documentos é simplesmente impossível.
Custos mais baixos
Como os processos de assinatura tradicionais foram substituídos por um processo mais eficiente e ágil, os custos com impressão e autenticação dos documentos deixam de existir, reduzindo os gastos por transação e armazenamento de documentos físicos.
Maior confiabilidade
A assinatura digital foi criada para ser confiável e para garantir sua autenticidade. Por isso, permite que os signatários tenham certeza sobre quem assinou o documento e que nenhuma alteração foi realizada posteriormente.
Assinatura à distância
Por ser totalmente on-line, a assinatura digital permite que a assinatura seja realizada de qualquer lugar, por meio de qualquer dispositivo, facilitando o processo de coleta, principalmente quando várias partes em localidades distintas precisam assinar um mesmo documento.
Processamento mais rápido
O tempo de processamento de documentos, com a assinatura digital, é mais rápido, já que não existe a necessidade de coletar assinaturas físicas em documentos em papel, realizar idas ao cartório para reconhecer a autenticidade ou ter a necessidade de envio do documento pelo correio.
As assinaturas digitais revolucionaram o processo de assinatura de documentos, a forma com que transações são realizadas, tornando-o mais ágil, eficiente e barato. Para garantir maior flexibilidade, segurança, integração e velocidade para suas transações, a assinatura digital da Access é oferecida de forma individual ou para lotes de documentos de um mesmo contratante. Entre em contato e saiba mais.
