A transformação digital é uma importante aliada da sustentabilidade, por isso, cada vez mais empresas buscam por uma abordagem mais responsável para responder aos anseios de clientes, parceiros e funcionários. E a eliminação do papel no escritório tem papel fundamental nessa jornada.
Crítica para a transformação digital, a eliminação do papel permite que processos sejam otimizados e se tornem mais eficientes, além de servir como principal suporte para o trabalho remoto. Basicamente, isso significa automatizar processos e fluxos de trabalho com a ajuda da tecnologia, reduzindo erros e tornando-os mais ágeis. A digitalização de documentos, então, possibilita que todas as informações da empresa sejam protegidas seguindo normas de conformidade e privacidade, como a LGPD.
A eliminação do papel normalmente começa com a implementação de soluções para o armazenamento, gestão e segurança de documentos. Por meio de uma solução de gerenciamento de documentos, como a oferecida pela Access, as empresas podem tornar esse processo uma realidade e tornar o armazenamento, acesso e compartilhamento de documentos digitais mais fácil, além de se integrar aos sistemas da empresa via APIs, por meio do portal All Store.
Uma transformação digital bem-sucedida
Apesar de ser fundamental para a transformação digital, a eliminação do papel não é algo imediato, é preciso planejar, classificar corretamente os documentos que serão digitalizados e separar os que devem ser destruídos. Isso pode ser uma tarefa complexa e lenta, afinal, um único documento perdido pode ter impacto direto nos negócios.
O primeiro passo para uma estratégia de eliminação de papel bem-sucedida é priorizar quais documentos devem ser digitalizados em primeiro lugar. Para isso, é necessário ter uma boa compreensão dos processos internos e contar com o apoio de uma empresa especializada na gestão de documentos.
O parceiro ideal
Se converter arquivos físicos em documentos eletrônicos pode ser algo assustador, receber o suporte de especialistas e ter as ferramentas corretas para digitalizar as informações pode tornar o processo mais simples e eficiente. Para isso, é essencial buscar o parceiro que melhor atenda às necessidades da empresa, como a Access, que ajuda a empresa no planejamento, implementação, treinamento e suporte durante a eliminação do papel.
Processo de digitalização
O processo de digitalização de documentos e eliminação do papel da Access envolve quatro etapas: preparação, digitalização, indexação e controle de qualidade.
Preparação
Os documentos são preparados para serem digitalizados. São retirados clipes, grampos e qualquer item que possa impactar durante o processo.
Digitalização
Os documentos são escaneados para gerar uma imagem digital, que será disponibilizada posteriormente no portal All Store para pesquisa e recuperação.
Indexação
Os documentos digitalizados são organizados, por chave de identificação, por exemplo com o número do CPF, para facilitar o processo de rastreio por meio do portal All Store.
Controle de qualidade
As imagens geradas são revisadas para garantir que estão de acordo com as especificações técnicas determinadas.
A eliminação do papel exige comprometimento
Se a empresa espera por resultados rápidos em sua estratégia de eliminação de papel e transformação digital, a transição pode ser decepcionante. O planejamento adequado envolve comunicação eficiente, objetivos claros e treinamento adequado dos funcionários. Dessa forma, a adesão aos novos fluxos de trabalho e processos será mais rápida e suave, tornando a gestão de documentos mais simples e os processos automatizados.
Claro, a eliminação de papel não acaba com a digitalização dos documentos, é preciso fornecer aos usuários uma forma simples, fácil e rápida para acessar essas informações. Como citado acima, um sistema de gestão de documentos e automação é fundamental para recuperar as informações e tornam a transição mais fluida, permitindo acesso aos documentos a qualquer momento e de qualquer lugar.
Como a transformação digital contribui para a eliminação do papel
A eliminação do papel no escritório melhora o ambiente de trabalho e contribui para as empresas embarcarem em uma jornada ESG, e em um momento que cada vez mais empresas adotam um modelo de trabalho híbrido, isso é essencial. Para tornar a jornada de transformação digital uma realidade, algumas práticas devem ser seguidas.
Crie um fluxo de trabalho digital
A adoção do trabalho híbrido exige que os funcionários tenham acesso a fluxos de trabalho mais eficientes e fácil acesso aos documentos. Com o apoio de uma solução de gestão de documentos, é possível criar fluxos de trabalho digital e automatizar tarefas para escanear e digitalizar documentos e enviá-los diretamente para o funcionário apropriado.
Além disso, a solução permite que equipes colaborem em tempo real, não importando se estão no escritório ou não. Usuários compartilham e editam documentos, comentam e acompanham alterações realizadas em tempo real.
Habilite o trabalho híbrido
Mesmo com muitas empresas retornando com seus funcionários para o escritório, elas precisam garantir que eles possam trabalhar remotamente, permitindo o acesso rápido, fácil e seguro aos documentos, não importando onde o funcionário estiver. Isso só é possível com uma solução de gestão eletrônica de documentos, como a All Store, que centraliza as informações da empresa e fornece acesso a elas por meio de qualquer dispositivo, e garante a segurança dos dados por meio da criptografia e um controle aprimorado de identidade e acesso.
Implemente a assinatura digital
A assinatura digital é um recurso fundamental para a estratégia de eliminação do papel e seu uso está crescendo no Brasil e a tecnologia disponível já é bem conhecida. Por meio de uma chave individual criptografada, a assinatura digital substitui a assinatura comum e conta com a mesma autenticidade e validade jurídica de uma assinatura à mão e autenticada em cartório.
A Access fornece uma solução de assinatura digital para facilitar o processo de assinaturas da empresa, reduzindo custos e garantindo a legalidade, autenticidade e integridade, o que garante o não repúdio e não violação do documento. Esse processo contribui para a eliminação do papel, aumento da segurança, da produtividade e sustentabilidade e pode ser realizada de forma individual ou para lotes de documentos, agilizando totalmente o processo.
Sua empresa está preparada para a eliminação do papel?
Apesar dos desafios, é possível tornar a eliminação do papel mais fácil. A Access fornece a solução SCANET para a captura de imagens e digitalização de documento é totalmente integrado ao sistema All Store, que torna essas informações acessíveis por diversos dispositivos, de qualquer lugar.
Para garantir a segurança dos documentos, os servidores da Access possuem certificados de segurança que garantem que as informações trafeguem criptografadas. Além disso, por meio de um Storage de última geração, os dados são replicados automaticamente para uma unidade de contingência para garantir a continuidade do processamento no caso de algum problema. Embarque na jornada de transformação digital com a Access, entre em contato e conheça nossas soluções.