Diariamente, milhões de páginas são impressas por minuto em todo o mundo, para evitar esse problema, realizar a transição entre o papel e a digitalização é a única maneira de evitar que esse oceano de papel acabe no lixo. Com os avanços tecnológicos, o serviço de gerenciamento de documentos já permite que documentos sejam digitalizados, indexados e armazenados corretamente, permitindo sua recuperação de forma rápida e segura.
Entretanto, passar do papel para o mundo digital, apesar de causar um impacto positivo considerável, pode ser um desafio e um processo muito lento, que envolve desafios relacionados à privacidade, segurança e acessibilidade, além de exigir, em muitos casos, uma mudança cultural da organização, e não apenas tecnológica.
Um escritório sem papel vem se tornando cada vez mais importante à medida que o trabalho híbrido continua sendo adotado por empresas em todo o país e também por ser, obviamente, mais sustentável, permitindo que organizações preocupadas com o meio ambiente reduzam sua pegada de carbono, economizem dinheiro, organizem o espaço de trabalho e tornem o fluxo de trabalho mais eficiente. Ou seja, fazer a transição entre o papel e a digitalização tem um grande impacto no dia a dia das empresas.
O impacto da transformação digital
Realizar a transição entre o papel e a digitalização é apenas um dos aspectos da transformação digital, mas talvez seja o mais fácil de ser visualizado. Além disso, a transformação digital envolve o uso de sistemas de gerenciamento de documentos, automação e inteligência artificial para moldar a experiência oferecida ao usuário e também ao cliente. Entretanto, essa migração precisa ser feita de forma que os benefícios sejam percebidos rapidamente, caso contrário, a implementação de um escritório sem papel pode não surtir os resultados esperados.
E isso envolve, principalmente, implementar um sistema de gestão de documentos realmente eficaz e que atenda às necessidades da empresa. A gestão de documentos envolve organizar, armazenar e recuperar documentos para garantir que os funcionários trabalhem com informações seguras e atualizadas e que garanta o controle dos documentos desde a criação até sua destruição.
Como realizar a transição entre o papel e a digitalização
A transformação digital começa com uma estratégia que trace objetivos de longo prazo para a empresa, no lugar de apenas implementar novas tecnologias. É importante entender que a tecnologia é apenas uma ferramenta que será utilizada para que esses objetivos sejam mais rapidamente alcançados e que o foco precisa ser nas pessoas que serão impactadas pelas mudanças.
Para evitar a resistência de funcionários às novas práticas, é necessário implementar uma estratégia de gestão de mudanças que envolva esses funcionários durante o período de transição e que realmente atenda às suas necessidades, além de fornecer o treinamento adequado para que os procedimentos sejam realizados corretamente. Caso contrário, se esse funcionário acreditar que seu emprego está em risco ou que as mudanças irão apenas tornar seu trabalho mais complexo, a transição entre o papel e a digitalização pode ser um fracasso.
Além disso, como acontece na adoção de qualquer estratégia de negócios, é necessário selecionar e criar KPIs para mensurar os efeitos da transição entre o papel e a digitalização, e, com base nessas informações, realizar os ajustes necessários para garantir que os objetivos sejam alcançados. Entretanto, esse processo só é realmente eficaz se os responsáveis pela transição contarem com as habilidades e conhecimentos necessários para, além de implementar novas tecnologias, conseguirem motivar os funcionários para adotarem as novas práticas.
Benefícios do escritório sem papel
Realizar a transição entre o papel e a digitalização pode ser um processo complexo e multifacetado, mas os benefícios compensam todo o esforço.
Custos mais baixos
Sim, o benefício mais aguardado é a redução de custos. Com a dependência do papel diminuindo, a empresa tem menos gastos com impressões e armazenamento, o que permite que esse dinheiro seja investido para tornar o fluxo de trabalho mais eficiente.
Planejamento mais eficiente
Organizar e gerenciar uma pilha de papéis leva tempo, principalmente quando um documento precisa ser encontrado. A digitalização permite que esses documentos sejam organizados, armazenados e facilmente recuperados, tornando o dia a dia de trabalho mais produtivo.
Colaboração otimizada
Ao digitalizar documentos e processos, os funcionários passam a ter acesso mais fácil às informações necessárias para o trabalho. Permitindo o fácil compartilhamento de dados, tornando a colaboração entre equipes mais eficientes.
Maior eficiência
Ser eficiente é o foco de qualquer empresa, e, ao realizar a transição entre o papel e a digitalização, isso significa menos tempo gasto em tarefas manuais e mais tempo se dedicando ao que importa: os negócios. A tecnologia permite que as informações sejam capturadas automaticamente, reduzindo erros e garantindo que os dados sejam precisos, além de permitir que sejam armazenados e recuperados com maior agilidade.
Segurança dos dados
Além de serem armazenados incorretamente, documentos em papel podem ser perdidos ou roubados, fazendo com que informações críticas para os negócios caiam nas mãos de criminosos. A digitalização permite que essas informações sejam armazenadas em segurança, criptografadas e com acesso controlado, reduzindo os riscos de vazamento de dados.
Acesso rápido
A digitalização conta com recursos que fazem com que os documentos digitalizados sejam acessados a qualquer momento, de qualquer lugar, por meio de um console central. Além de facilitar o acesso, o sistema também controla quem pode acessar cada documento, tornando o processo mais seguro.
Adesão a normas de conformidade
Aderir às diferentes normas de conformidade e leis de privacidade, como a LGPD, é um desafio em um sistema de gestão de documentos baseado em papel. Um arquivo aberto em cima da mesa no escritório pode infringir alguma norma caso um cliente, por exemplo, tenha acesso a essa informação. Ao realizar a transição entre o papel e a digitalização, proteções e salvaguardas eletrônicas são implementadas para manter as informações em segurança e em conformidade, gerando uma trilha de auditoria que permite rastrear o acesso aos documentos.
Empresa mais sustentável
Com a preocupação em relação à sustentabilidade crescendo nas empresas, reduzir a quantidade de papel no escritório é crítico para esse processo. Além de ajudar a reduzir o corte de árvores, a transformação digital reduz o uso de cartuchos de tinta ou uma impressora a laser que trazem produtos químicos potencialmente contaminantes e que podem impactar diretamente o meio ambiente.
Não importa em que parte da jornada de transformação digital sua empresa está, a Access pode ajudar a tornar seu escritório livre de papel e tornar seus processos mais eficientes. Entre em contato e conheça nossos serviços.
