O Business Process Management (BPM) diz respeito ao uso de tecnologia, estratégia e cultura para otimizar processos e alcançar a excelência operacional. Seu objetivo é claro: entender os processos, estudá-los e aprimorá-los para serem mais eficientes e melhorar os resultados dos negócios. Seus benefícios podem ser alcançados por empresas de todos os portes.
Basicamente, o BPM gerencia processos, unificando-os por toda a empresa, por exemplo, ao receber uma solicitação de reembolso por falhas na entrega de um produto, os setores correspondentes para analisar o reembolso (estoque, expedição, contas a receber) são envolvidos para que a solicitação seja atendida ou não. Isso garante a padronização e previsibilidade dos resultados, desde que todos os passos sejam seguidos corretamente.
Por ser um sistema que permite às empresas maior praticidade na gestão, controle, automação e eficácia dos processos, normalmente, a ferramenta serve para mensurar, padronizar, otimizar e automatizar processos organizacionais e tornar esses processos mais precisos, seguros e acessíveis.
Principais recursos do BPM
Como há no mercado diversas plataformas BPM, entender as necessidades da empresa e os recursos disponíveis em cada plataforma são essenciais para buscar a que melhor atenderá os requisitos.
Kanbam
Um elemento básico do gerenciamento de projetos são os quadros kanbans, que permitem que usuários visualizarem e acompanhem as tarefas em ordem cronológica.
Formulários
Essa é a melhor maneira de coletar dados de maneira rápida e concisa, evitando, por exemplo, que usuários cometam erros de digitação.
Painéis
O monitoramento é parte fundamental na gestão de processos e o uso de painéis é a maneira mais eficiente de visualizar o andamento do fluxo de trabalho e focar na sua otimização.
Automação
O foco do BPM é otimizar os processos e reduzir o trabalho manual, tornando a automação parte fundamental dessa otimização.
Integrações
Por mais versátil e completa que a plataforma BPM possa ser, muitas vezes é necessário integrá-la a outras ferramentas, portanto, a plataforma deve conseguir ser integrada a outras ferramentas de negócios.
Benefícios do BPM para os negócios
Gerir os processos com eficiência é fundamental para o sucesso dos negócios, para prever resultados e reduzir riscos. Além disso, facilita a identificação de processos mal desenhados, de gargalos e falhas que impactem nos resultados. Ao investir em uma plataforma BPM, a organização tem uma maior visibilidade sobre seus processos, permitindo que foque no que realmente importa, que são os negócios.
Redução da complexidade
Todas as empresas contam com uma variedade de processos e sistemas. O BPM unifica essa infraestrutura para tornar cada processo mais transparente. O resultado é uma maior visibilidade e controle sobre cada processo, tornando-o mais simples.
Automação
O BPM oferece a possibilidade de otimizar processos repetitivos e redundantes, reduzindo ou eliminando a necessidade de intervenção humana. Assim que os processos são melhorados, eles estão prontos para serem automatizados, contribuindo para melhorar a SLA, aumentando a produtividade e reduzindo erros.
Processos estruturados
Fluxos de trabalho não estruturados podem fornecer resultados inconsistentes, sem padrões de qualidade e segurança. O BPM atua para evitar esses problemas e padronizar entradas, etapas e saídas, criando fluxos de trabalho mais eficientes e confiáveis.
Processos escaláveis
Processos estruturados podem ser facilmente dimensionados de acordo com as necessidades da empresa, seja em momentos de aumento ou redução no volume de trabalho. Ou seja, eles se adaptam à medida que o fluxo muda.
Segurança e conformidade
O BPM ao padronizar processos e unificar os componentes dos processos de negócio (pessoas, tarefas, tecnologia e dados), facilita a identificação de comportamento suspeito e ameaças à segurança cibernética. Com isso, a equipe de TI pode aplicar uma política de segurança, governança e conformidade mais robusta.
Eliminação de silos de dados
A eliminação de silos de dados é um dos principais benefícios do BPM, que visa coordenar e mapear processos e fluxos de trabalho para torná-los mais eficientes. Com isso, silos são identificados e eliminados, tornando o fluxo de informação mais fluído.
Eficiência e produtividade
Toda empresa busca por alcançar a excelência operacional e, com isso, melhorar a eficiência e aumentar a produtividade de seus funcionários. O BPM, ao mapear e analisar processos, contribui para aumentar a visibilidade e controle para todos os processos da organização e, com isso, desempenha papel crítico para as empresas alcançarem mais facilmente suas metas.
O BPM é uma metodologia?
Não exatamente. Não existe uma receita padronizada para desenhar um processo eficiente, mas há um conjunto de práticas que características que tornam a tarefa de otimizar processos mais fáceis.
Primeiro passo: Projeto
Também chamado de design, essa etapa abrange como o processo deve funcionar. Para isso, é necessário conhecer os processos já existentes e mapeá-los para conhecer as entradas de dados, os resultados esperados, quais os recursos disponíveis e necessários e, com essas informações, criar o processo ideal. É importante ter acesso a fluxogramas e documentações para entender todo o fluxo de trabalho e coletar feedback dos usuários para buscar melhorias.
Segundo passo: Modelagem
Depois do design realizado, é importante testar o processo para detectar possíveis falhas e gargalos e garantir sua eficiência. É nessa etapa que possíveis problemas no fluxo de trabalho devem ser analisados, por exemplo, “o que fazer se o sistema de faturamento cair?” e responder a questões relacionadas aos recursos necessários para a otimização de cada processo.
Terceiro passo: Execução
Chegou a hora de colocar o processo em execução.É uma etapa que normalmente envolve o treinamento dos funcionários que participarão e a aquisição e configuração das ferramentas necessárias para a execução da tarefa.
Quarto passo: Monitoramento
Não basta apenas criar um processo e colocá-lo em execução, é preciso monitorá-lo para entender se os resultados atendem ao projetado. Para isso, é necessário criar métricas que ajudem na identificação de possíveis problemas não detectados durante a modelagem.
Quinto passo: Otimização
De posse dos dados obtidos durante o monitoramento é possível identificar os problemas e agir para eliminar falhas e gargalos e melhorar o fluxo de trabalho.
O futuro do BPM
A gestão de processos está cada vez mais calçada em tecnologia, dinâmica e práticas e isso faz com que as soluções BPM sejam adaptadas para facilitar o controle dos processos organizacionais e contribuir para que novas tecnologias, como inteligência artificial, aprendizado de máquina e RPA, sejam implementadas para tornar as tarefas cotidianas mais eficientes e gerar diferenciais para que a organização se destaque frente aos seus concorrentes.
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