O cronograma de retenção de registros (RRS) é considerado a espinha dorsal do programa de gerenciamento de informações de uma organização. Entretanto, construir essa programação é apenas o primeiro passo para tornar esse gerenciamento mais eficiente.
Embora fosse mais simples criar uma política geral de retenção de registros que guardasse esses documentos para sempre, a organização não estaria em conformidade com uma infinidade de normas que ditam quais informações precisam ser mantidas e por quanto tempo.
Como essas normas mudam com frequência, é fundamental atualizar o cronograma de retenção de registros regularmente. Mas de quanto em quanto tempo?
Fatores que impactam na revisão do cronograma de retenção de registros
Vários fatores impactam na frequência que o cronograma de retenção de registros precisa ser revisto ou atualizado. Neste artigo, vamos explicar cada um dos fatores que determinam a frequência que a organização precisa rever sua política para se adequar às normas e regras de segurança cibernética, privacidade e conformidade.
Mudanças nos regulamentos
Conforme relatado pelo Gartner, 65% da população mundial deve estar coberta por algum tipo de política de privacidade até o final de 2023, um aumento em relação aos 10% em 2020. Isso indica que novas leis e regulamentos relativos à retenção de registros são criadas frequentemente, com as regulamentações sobre a privacidade de dados também aumentando. O banco de dados utilizado pela Access referente a legislações de retenção de registros, por exemplo, recebe diversas atualizações por dia.
Quando uma organização pode estar sujeita a uma, duas ou até mesmo centenas de leis, ou até mais quando se trata de uma multinacional, isso significa que não dá para atualizar o cronograma de retenção de registros apenas uma vez por ano.
Pode ser quase impossível saber quais dessas alterações estão corrigindo apenas um erro de digitação e quais contam com alterações significativas. Por isso, é crítico manter-se atualizados obre quaisquer atualizações, alterações ou novos regulamentos que podem impactar no programa de retenção de registros e orientar a frequência com que ele deve ser atualizado.
Padrões industriais
Manter os registros por 10 anos não é comum para todas as empresas. Diferentes setores têm suas próprias melhores práticas e padrões para retenção de registros. Por exemplo, o setor de saúde pode exigir a retenção de registros de pacientes por um período mais longo em comparação com as empresas de varejo.
Manter-se atualizado sobre essas normas específicas para o setor de atuação da organização e compreender como elas variam torna o processo de atualização do cronograma de retenção de registros mais eficiente e alinhado às melhores práticas, evitando possíveis problemas no futuro.
Mudanças organizacionais
Fusões, aquisições, reorganizações ou outras mudanças significativas dentro da organização podem exigir uma revisão e atualização do cronograma de retenção de registros.
Essas mudanças podem afetar os tipos de registros gerados, o volume de documentos ou a forma com que eles são gerenciados internamente. A gestão de registros deve desempenhar um papel fundamental em transações de fusões e aquisições ou em processos de reorganização significativos.
Avanços tecnológicos
Com a tecnologia evoluindo, as ferramentas e sistemas utilizados para a gestão de registros também mudam e se tornam ainda mais eficazes. Acompanhar esses avanços pode ser difícil, exigindo que o cronograma de retenção de registros seja atualizado para acomodar novos formatos, métodos de armazenamento ou processos de recuperação de documentos.
Por exemplo, a transição de registros em papel para formatos digitais ou a adoção de soluções de armazenamento baseadas na nuvem podem exigir a atualização do cronograma para acomodar essas tecnologias. Caso contrário, não fica claro qual o registro real e qual é a cópia.
Caso esses registros fiquem presos em sistemas isolados, é ainda mais importante recuperá-los, pois isso garante que sejam dispostos adequadamente de acordo com o cronograma de retenção utilizado pela empresa.
Resultados de auditorias
Auditorias regulares das práticas utilizadas para o gerenciamento de registros podem identificar áreas de melhorias ou não conformidade. Quaisquer conclusões destas auditorias devem ser acatadas imediatamente por meio da revisão e atualização do cronograma de retenção de registros conforme necessário.
Por exemplo, no caso de registros ociosos, se a equipe que está auditando os registros encontrar informações que não foram considerados no cronograma, certamente será necessária uma atualização.
Como a Access pode ajudar?
Considerar esses fatores acima pode ajudar a determinar a frequência ideal para revisar e atualizar o cronograma de retenção de registros. Dessa forma, é possível garantir que ele permaneça relevante, compatível e eficaz para atender às necessidades da organização.
Para ter mais informações sobre a criação de um cronograma moderno de retenção de registros, a equipe da Access criou um roteiro de criação para um programa de gerenciamento de informações preparado para o futuro e que garante que as informações da sua empresa sejam acessíveis, compatíveis e seguras.
Além disso, a Access oferece um serviço para guarda e gestão de documentos e informações especialmente criados para atender aos requisitos de conformidade das mais diferentes empresas, oferecendo uma solução altamente segura e eficiente, desde a captura, guarda, recuperação, até a destruição segura de documentos.
A Access é o parceiro ideal para tornar o gerenciamento de informações da organização mais eficiente, contribuindo para reduzir custos com espaços físicos para o armazenamento de documentos e o deslocamento até o escritório para ter acesso às informações. As soluções completas da Access contemplam:
- Guarda e gestão de documentos
- Armazenamento de registros físicos e digitais
- Digitalização e indexação de registros
- Recuperação segura de documentos
- Transferência de registros dos provedores atuais para outros
- Destruição e descarte seguro de registros
- Flexibilidade de personalização do projeto para atender aos requisitos da empresa
A solução de gerenciamento de documentos da Access atende às demandas e desafios que as organizações enfrentam no dia a dia de trabalho, melhorando a logística de documentos, centralizando os documentos em um único “storage” e disponibilizando as informações nos mais diversos dispositivos por meio do portal All Store. Entre em contato e saiba mais.
