Apesar da digitalização crescente, guardar documentos em papel ainda faz parte da rotina de todas as empresas, seja por um fator cultural ou legal, já que alguns documentos precisam ser armazenados por mais de 20 anos, como atestados de saúde ocupacional, ou permanentemente, no caso de Livro de Inspeção do Trabalho. Acontece que, no caso do uso de práticas inadequadas para guardar de documentos em papel e gestão de documentos, a desorganização torna a recuperação dos documentos mais difícil, isso quando é possível encontrá-los.
Então, como guardar documentos em papel durante todo o seu ciclo de vida sem perdê-los ou danificá-los?
Organizar documentos em papel é essencial para evitar que informações críticas e confidenciais sejam vazadas, para isso, diversos métodos de gestão de documentos podem ser utilizados, digitalizando os documentos, ou mantendo-os organizados em arquivos, cofres e instalações de armazenamento externo. E isso varia conforme o conteúdo dos documentos e da frequência de acesso.
Passos para guardar documentos em papel
O primeiro passo para organizar e guardar documentos em papel é preparar esses documentos.
Reúna os documentos
É preciso vasculhar salas, armários, gavetas, etc. para encontrar todos os documentos que precisam ser armazenados.
Categorize os documentos
Isso feito, é necessário organizar a papelada, criando categorias que auxiliam na hora de recuperá-los – contas e recibos, registros médicos, informações pessoais, documentos fiscais, projetos, etc.
Descarte documentos desnecessários
A classificação permite a identificação de documentos que podem ser descartados, por já chegarem ao final de seu ciclo de vida. Para realizar a destruição segura de documentos, contar com o apoio de uma empresa especializada, como a Access, garante que essas informações não serão recuperadas.
Formas para guardar documentos em papel com eficiência
De acordo com o Gartner, um funcionário médio gasta cerca de 10 mil folhas de papel por ano. Além disso, levantamento da Serasa Experian mostra que 44% das empresas brasileiras guardam papéis sem digitalizá-los, o que os torna mais suscetíveis a extravios, acidentes ou problemas na gestão desses documentos, mas é possível mitigar esses riscos e guardar documentos em papel com maior eficiência.
Arquivos digitais
A gestão documentos físicos pode ser cara e ineficiente, já que esses papeis podem ser danificados, roubados ou destruídos. Além disso, torna o processo de recuperação muito lento, isso quando é possível encontrá-los. Um arquivo digitalizado, então, torna esse processo mais simples e seguro.
Ao digitalizar os documentos físicos, essas informações podem ser criptografadas e armazenadas em um único local, tornando seu acesso mais fácil por meio de qualquer dispositivo e de qualquer lugar.
Por meio do portal All Store, esses documentos são visualizados e compartilhados apenas por usuários autorizados, além de se manterem íntegros no caso de algum desastre natural ou acidentes que possam atingir sua versão física.
Arquivos físicos
Normalmente, os arquivos físicos contam com um espaço de armazenamento separado por categorias, permitindo uma maior organização no longo prazo. Documentos acessados com maior frequência podem ficar em um local próprio, como uma caixa de arquivo ou gaveta para facilitar seu acesso, indo para o armazenamento permanente quando não precisarem mais de uso.
A Access oferece aos clientes o serviço de Guarda Gerenciada, em que o cliente envia todos seus documentos e a Access se responsabiliza por todo o processo de armazenamento, organização, tipificação e digitalização de seus documentos, ou seja a Access gerencia o acervo do cliente.
Cofre
Um cofre é um espaço de armazenamento permanente e usado para guardar originais de documentos essenciais e confidenciais e garantindo a integridade do documento contra desastres, como incêndios. Entretanto, há alguns desafios que tornam essa modalidade mais complexa, como garantir a acessibilidade aos documentos durante emergências. Por isso, é aconselhável digitalizar esses documentos e mantê-los a salvo em arquivos digitais.
Cofre Eletrônico
O cofre eletrônico é semelhante a um cofre tradicional, mas conta com paredes menos espessas, são à prova de fogo e contam com travas digitais para tornar seu acesso seguro. O processo de guarda é o mesmo dos modelos anteriores: categorize os documentos e os coloque no cofre digital e defina uma senha de acesso. Como podem ser de vários tamanhos, é possível usá-lo para documentos confidenciais ou pessoais. Da mesma forma que o cofre tradicional, ele pode causar impacto no acesso às informações, tornando a digitalização extremamente necessária para garantir a segurança e acessibilidade.
Armazenamento físico externo
Existem diversas empresas que fornecem o armazenamento físico de documentos, no qual a empresa contrata um serviço especializado para a guarda e gerenciamento de documentos, mantendo-os organizados e em segurança durante todo seu ciclo de vida e realizando a destruição segura desses documentos findo esse prazo.
A Access conta com edificações em diversas cidades para garantir uma armazenagem segura para os documentos em locais especialmente projetados para atender aos mais rígidos requisitos de segurança para a guarda física de documentos e a preservação de sua integridade.
Armazenamento na nuvem
Há diversas plataformas que permitem o armazenamento de documentos na nuvem, facilitando seu acesso. Entretanto, contar com um fornecedor especializado na digitalização e gestão de documentos, como a Access, garante que as informações estejam criptografas e seguras e acessíveis de qualquer lugar por meio do portal All Store.
Práticas para guardar documentos em papel
Algumas práticas contribuem para garantir a integridade dos documentos em papel durante todo seu ciclo de vida.
Evite calor e umidade
Quanto mais baixa a temperatura, menor será a taxa de decomposição causada por produtos químicos no papel e atividade de insetos.
Proteja os documentos
Utilize embalagens plásticas para envolver os documentos e evitar que se molhem os rasguem devido ao uso.
Armazene em recipientes próprios
Guardar documentos em papel em recipientes projetados para esse fim contribui para mantê-los íntegros por mais tempo.
Mantenha caixas e fichários em armários
Caixas de papelão mantidas próximas ao solo podem ser danificadas pela umidade, fazendo com que o conteúdo se deteriore. Procure armazená-las em estantes ou armários sem contato direto com o chão.
Enrole folhas grandes
Se os documentos foram impressos em folhas grandes, eles podem ser enrolados e embrulhados em filme de poliéster transparente para economizar espaço e evitar a umidade. Para facilitar sua identificação, etiquete cada rolo.
A Access disponibiliza para as empresas o serviço de Armazenamento Digital “Hosting”, permitindo que todos os seus dados, imagens digitalizadas e arquivos eletrônicos sejam armazenados no nosso Storage e possam ser acessados pelo Portal All Store com segurança e conveniência. Entre em contato e conheça nossos serviços.
