O Gerenciamento de Registros e Informações (RIM) está passando por uma profunda transformação à medida que a indústria — e as empresas que ela atende — lidam com volumes cada vez maiores de dados.
Com a tecnologia se desenvolvendo rapidamente e os mais diversos setores adotando esses avanços para agilizar operações e melhorar a eficiência, mesmo em indústrias anteriormente consideradas estáticas ou comoditizadas, a Inteligência Artificial (IA) está começando a impactar.
Em um setor tradicionalmente dependente do gerenciamento interno de registros físicos para lidar com informações confidenciais, essa prática se mostra arriscada frente a possibilidade de desastres naturais, deterioração dos documentos com o tempo, perdas durante o transporte e até erros humanos. Além disso, há riscos de segurança e conformidade que precisam ser considerados.
Dessa forma, o setor de Gerenciamento de Registros e Informações evoluiu seus processos rumo à digitalização e a Inteligência Artificial emergiu como um divisor de águas, revolucionando a forma como as organizações gerenciam, processam e aproveitam suas informações.
Benefícios da IA para o Gerenciamento de Registros e Informações
A indústria RIM está aproveitando a IA para melhorar a eficiência, aprimorar a privacidade dos dados e automatizar processos dos mais diferentes setores, como saúde, serviços financeiros, seguros, jurídico, educação entre outros. Todos altamente regulamentados e que buscam uma gestão mais eficaz das suas informações e procuram reduzir riscos.
Benefício 1 – Automação e eficiência aprimorados
As soluções baseadas em IA automatizam vários aspectos do Gerenciamento de Registros e Informações, permitindo que as organizações lidem com grandes volumes de dados com o mínimo de intervenção humana. Por meio de algoritmos de aprendizado de máquina, a IA pode classificar, categorizar e classificar informações, eliminando a necessidade de marcação e arquivamento manual.
A automação não só reduz o tempo e o esforço necessários para os processos RIM, mas também minimiza o risco de erros e inconsistências, garantindo um maior nível de precisão e eficiência.
Benefício 2 – Recursos avançados de pesquisa e recuperação
Tradicionalmente, a busca de informações específicas em um grande conjunto de dados é um processo demorado e tedioso. No entanto, os sistemas de pesquisa e recuperação orientados por IA transformaram este aspecto do Gerenciamento de Registros e Informações. Algoritmos de processamento de linguagem natural (PNL) permitem que esses sistemas entendam as consultas dos usuários e extraiam informações relevantes de fontes de dados estruturadas e não estruturadas.
Como resultado, os usuários podem encontrar as informações desejadas com rapidez e precisão, melhorando a produtividade e a tomada de decisões.
Benefício 3 – Governança e conformidade inteligente de dados
A governança e a conformidade de dados são componentes cruciais da RIM, especialmente em setores altamente regulamentados. A IA oferece avanços significativos neste domínio, fornecendo soluções inteligentes para governança de dados e gerenciamento de conformidade. Os algoritmos de IA podem analisar repositórios de dados, identificar informações sensíveis ou confidenciais, detectar anomalias e garantir a conformidade com requisitos regulamentares.
Esse recurso não apenas reduz o risco de violações de dados e não conformidade, mas também permite que as organizações resolvam proativamente possíveis problemas.
Benefício 4 – Análises e insights preditivos
Com a ajuda da IA, o setor de Gerenciamento de Registros e Informações está equipado para desbloquear todo o potencial dos dados da organização, extraindo insights e padrões valiosos para os negócios. Os algoritmos de IA podem analisar rapidamente grandes conjuntos de dados para identificar tendências, correlações e anomalias que podem ter passado despercebidas pelos analistas humanos.
Esses insights podem ser fundamentais para a tomada de decisões de negócios baseadas em dados, otimização de processos e identificação de oportunidades de crescimento. Além disso, a análise preditiva alimentada por IA pode antecipar necessidades futuras, permitindo que as organizações sejam mais proativas em suas estratégias BIM.
Benefício 5 – Automação inteligente de retenção e disposição
Os cronogramas de retenção e disposição são essenciais para manter a conformidade e reduzir custos de armazenamento. A IA pode automatizar o processo de determinação do período de retenção apropriado para diferentes tipos de registros, com base em fatores como requisitos legais e valor comercial.
Os algoritmos de IA também podem identificar registros que atingiram a data de descarte e automatizar esse processo, garantindo a destruição oportuna e segura dos dados. Esta automação agiliza o processo de disposição, reduzindo a carga administrativa e melhorando a conformidade.
Benefício 6 – Redução de riscos
O uso da IA no Gerenciamento de Registros e Informações contribui para reduzir erros causados pela entrada manual de dados no sistema. Processos manuais, como extração e validação dos dados, podem ser automatizados para melhorar a precisão das informações, contribuindo para que a organização atenda mais facilmente a padrões e normas de conformidade.
Benefício 7 – Custos mais baixos
Automatizar processos RIM manuais contribui para que a necessidade de manipulação manual de dados seja reduzida, resultando em maior produtividade dos funcionários que passam a se concentrar em tarefas mais estratégicas e relacionadas aos negócios da organização. Além disso, a IA otimiza o ciclo de vida da informação, como a identificação dos registros que podem ser descartados seguramente, reduzindo a necessidade de espaço físico para o armazenamento e outras despesas relacionadas.
Uma nova era de inovação e transformação para o setor
A integração da inteligência artificial aos processos de Gerenciamento de Registros e Informações pode ser o início de uma jornada de inovação e transformação para o setor, transformando uma indústria basicamente comoditazada e de mão-de-obra intensiva. Os benefícios da IA são claros, otimizando a forma com que as empresas lidam com seus registros e informações, agregando inteligência e agilidade aos processos, permitindo que as organizações aproveitem seus dados para tomar decisões informadas e estejam preparadas para cenários futuros mais complexos.
Empresas que adotam soluções de Gerenciamento de Registros e Informações baseadas em IA, como o Access Unify, podem desbloquear todo o potencial das informações em seu poder e obter vantagens competitivas significativas em um mundo cada vez mais orientado por dados. Além disso, à medida que a inteligência artificial continua a avançar, as empresas podem esperar por mais inovações e avanços que irão remodelar a indústria RIM e proporcionar benefícios ainda maiores para empresas do mundo inteiro.
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