O armazenamento de documentos em nuvem não é algo novo, existe há anos, mas seu crescimento exponencial é mais recente. Graças à confiança que os provedores de serviços em nuvem conquistaram, as empresas passaram a considerar a nuvem como um fator relevante para dimensionarem seus negócios, aumentarem a segurança dos dados e reduzirem custos com uma gestão mais eficiente de seus documentos.
O armazenamento de documentos em nuvem traz muitos benefícios em relação às tradicionais formas de armazenamento de documentos físicos, principalmente por tornar o próprio armazenamento e o acesso à essas informações mais fácil e rápido. Por outro lado, ele exige uma conexão estável para garantir a recuperação eficiente dos dados.
Benefícios do armazenamento de documentos em nuvem
Basicamente, para acessar qualquer serviço online, obrigatoriamente um provedor em nuvem está sendo utilizado e isso, obviamente, traz diversas vantagens para as empresas, principalmente em relação a poder acessar as informações desejadas de qualquer lugar, por meio de diversos dispositivos, e o custo-benefício dos serviços na nuvem, muito mais baixos que os relativos a manter servidores legados que exigem, além do hardware e software, a contratação de pessoal especializado para gerenciar as informações com eficiência
Além disso, o armazenamento de documentos em nuvem oferece uma grande conveniência para as empresas e usuários. Como o acesso às informações pode ser feita por meio de qualquer dispositivo, automaticamente, qualquer alteração realizada é refletida em todos os dispositivos sincronizados, garantindo que todos os usuários sempre tenham acesso à versão mais atualizada dos documentos.
Usabilidade e acessibilidade
O maior benefício do armazenamento de documentos em nuvem é em relação ao seu acesso, sendo que a maioria dos serviços de gestão de documentos oferecem uma interface que permite a fácil busca e recuperação de informações, como o All Store da Access. Como citado anteriormente, basta ter uma conexão estável com a internet que as informações podem ser acessadas rapidamente. Da mesma forma, o armazenamento de documentos em nuvem conta com recursos para facilitar o compartilhamento de arquivos com outros usuários.
Uma solução na nuvem armazena as informações em um local central, permitindo acesso fácil e em tempo real aos dados. Como mantém uma única fonte de informação, o armazenamento de documentos em servidores remotos seguro contribui para a consistência das informações, reduzindo erros e permitindo um controle apurado de versões e o rastreio de atualizações e edições, reduzindo os silos e garantindo a integridade das informações.
Segurança aprimorada
O antigo receio relacionado à segurança na nuvem já desapareceu quase completamente. Provedores sérios têm a segurança cibernética como a principal preocupação. Os provedores de armazenamento de documentos na nuvem, geralmente, trabalham com servidores redundantes que garantem que, mesmo que um data center tenha problemas, os dados sejam gerenciados por outros data centers, aumentando a resiliência do sistema e torna os dados mais seguros.
Da mesma forma, a criptografia dos dados é um fator essencial para garantir a segurança das informações, sendo utilizada pela maioria dos provedores. A criptografia é um processo que embaralha as informações em uma sequência ilegível para quem não tem a chave criptográfica.
Os servidores da Access possuem certificados de segurança que garantem que o tráfego de dados é totalmente criptografado. Além disso, a empresa conta com um Storage de última geração que replica automaticamente as informações para uma unidade de contingência e no-breaks e geradores prontos para entrar em ação no caso de falta de energia.
Escalabilidade e flexibilidade
O armazenamento de documentos em nuvem atende com eficiência às necessidades dos negócios e acompanha o crescimento da empresa sem a necessidade de investimentos em infraestrutura de TI para melhorar a eficiência operacional e oferecer recursos que para a manutenção da produtividade das equipes. Com a nuvem, é possível aumentar ou reduzir a capacidade de processamento de documentos, adicionar e retirar usuários rapidamente e responder às flutuações normais dos negócios.
Recuperação de desastres
Toda empresa precisa contar com um plano de armazenamento de backup em que cópias dos documentos digitalizados são armazenadas. No caso de algum problema com o servidor ou ataque cibernético, essas informações podem ser rapidamente recuperadas. Os serviços de armazenamento de documentos em nuvem, portanto, oferecem a melhor solução para a recuperação de desastres, reduzindo o risco de interrupção dos serviços e perda de informações críticas para os negócios.
Conformidade regulatória
Um grande desafio da gestão de documentos é atender às mais diversas normas de conformidade, proteção e privacidade de dados. Os provedores de serviços de armazenamento de documentos em nuvem contam com profissionais especializados em conformidade e oferecem um sistema pronto para atender à conformidade. A infraestrutura da Access conta com firewalls, criptografia, controle de acesso, destruição segura e recursos de recuperação de desastres que garantem às empresas estarem em conformidade com as mais diferentes normas regulatórias.
Mobilidade e trabalho remoto
O trabalho remoto e híbrido está em alta, e as empresas precisam oferecer acesso rápido, fácil e seguro às informações necessárias para que seus funcionários possam realizar suas tarefas normalmente, não importando onde estiverem. O armazenamento de documentos em nuvem permite que os usuários acessem, editem e compartilhem documentos em tempo real e de qualquer lugar, melhorando a colaboração entre equipes remotas e distribuídas.
Da mesma forma, o uso do armazenamento de documentos em nuvem permite que funcionários, fornecedores, parceiros e clientes compartilhem informações facilmente. Isso torna o fluxo de trabalho mais eficiente e produtivo, garantindo a continuidade dos negócios e tornando as informações seguras contra erros humanos e possíveis interrupções.
A nuvem como vantagem competitiva
Não dá para negar, os serviços na nuvem são uma tendência sem volta e permitem que as empresas tenham acesso às mais recentes tecnologias e recursos para realizar uma gestão de documentos aprimorada e eficiente, ao mesmo tempo, em que reduz custos e melhora a produtividade dos funcionários.
O armazenamento de documentos em nuvem, então, se tornou a chave para o sucesso dos negócios e a Access oferece aos clientes o serviço de armazenamento digital (guarda na web) “Hosting” que permite que todos os dados, imagens digitalizadas e arquivos eletrônicos sejam armazenados no Storage, com backup de mídia na Sala Segura e em servidor externo.
Por meio de APIs, a Access torna o serviço de armazenamento de documentos em nuvem mais flexível e seguro, facilitando o acesso por meio do portal All Store, em que os usuários podem acessar os documentos com segurança, agilidade e facilidade. Entre em contato e conheça os serviços de armazenamento digital da Access.
