O gerenciamento de informações de pacientes é a base de práticas de saúde bem-sucedidas. Desde registros médicos e relatórios de diagnóstico até detalhes pessoais e planos de tratamento, gerenciar corretamente as informações de pacientes é fundamental para prestar cuidados ideais e proteger a privacidade das pessoas.
As organizações de saúde têm uma difícil tarefa de lidar com um número assustador de informações de pacientes e o gerenciamento desses registros não é algo simples, pois envolve a coleta de dados precisos dos pacientes, armazenamento seguro das informações, fornecimento de acesso apenas para usuários autorizados, o cumprimento de cronogramas de retenção obrigatórios e o uso de métodos de descarte seguro dos documentos.
Exatamente por isso, utilizar práticas adequadas para o gerenciamento de informações de pacientes é fundamental para garantir a eficiência de processos, proteger a privacidade do paciente, atender a normas de conformidade e melhorar a experiência do paciente.
Por que o gerenciamento de informações de pacientes é importante?
O gerenciamento de informações de pacientes tem um papel essencial para a criação de uma visão completa sobre o histórico do paciente. Isso inclui informações sobre suas doenças, tratamentos, dados pessoais entre outras informações que auxiliam aos profissionais fornecerem o melhor atendimento possível.
Além disso, adotar uma estratégia de gerenciamento adequada contribui para aumentar a eficiência operacional, permite o rastreamento preciso das informações, auxilia na pesquisa médica e garante que a organização esteja de acordo com leis e regulamentos de privacidade de dados.
Princípios para um gerenciamento de informações de pacientes eficiente
Alguns princípios sustentam um gerenciamento de informações de pacientes bem-sucedido. Cada um deles, quando implementado de forma consistente, pode melhorar a qualidade dos cuidados, simplificando processos administrativos e capacitando os prestadores de serviços de saúde com conhecimentos práticos.
Essas práticas ajudam a desvendar a complexidade do gerenciamento de informações de pacientes e contribuem para criar estratégias que otimizam a forma com que as organizações de saúde coletam, armazenam, analisam e compartilham dados de pacientes.
Estabeleça procedimentos de gerenciamento de informações de pacientes
Para gerenciar com sucesso os registros médicos, uma organização deve estabelecer políticas e procedimentos robustos que priorizem a segurança e a privacidade das informações. Essas políticas e procedimentos dever ser revistos sempre que mudanças organizacionais ou ambientais afetem a segurança das informações de saúde do paciente.
Sistemas bem-sucedidos de gerenciamento de informações de pacientes envolvem toda a organização. Executivos de nível sênior devem obter informações de todos os departamentos que geram ou tratam de registros, garantindo que todos os aspectos operacionais sejam cobertos na elaboração dos procedimentos.
Esta abordagem colaborativa contribui para estabelecer uma estrutura coesa e promove o alinhamento organizacional na manutenção da segurança e integridade das informações dos pacientes.
Desenvolva um programa abrangente de treinamento para funcionários
O erro humano contribui para violações de dados, por isso, as organizações de saúde devem priorizar programas de treinamento abrangentes para os funcionários. Embora os cibercriminosos possam representar uma ameaça, a maioria das violações de dados é causada por funcionários. Um estudo recente descobriu que funcionários negligentes ou descuidados estavam na origem de 56% dos incidentes de segurança.
Assim, as empresas devem treinar os funcionários que interagem com registros de saúde durante qualquer estágio do ciclo de vida dos dados. Esses programas de treinamento devem abranger diversos aspectos do gerenciamento de informações dos pacientes, incluindo manipulação de dados, controles de acesso, confidencialidade, regulamentos de privacidade e protocolos de resposta a incidentes.
Ao fornecer aos funcionários o conhecimento e as competências necessárias, as organizações podem promover uma cultura de conformidade e minimizar o risco de violações de dados causadas por erro humano.
Rotular registros de maneira eficaz
Para monitorar com eficiência os registros dos pacientes, desde a criação até a destruição, as organizações de saúde precisam de um sistema abrangente de taxonomia e indexação que cubra todos os tipos de registros em suas operações.
Ao rotular e indexar registros com precisão, é possível simplificar os processos de gestão de informações, reduzir o tempo de pesquisa e melhorar a eficiência operacional, ao mesmo tempo em que alcançam a conformidade com requisitos legais e regulamentares relacionados a retenção e eliminação de registros.
Automatizar processos
Manter a conformidade com leis e normas de conformidade em constante transformação é uma tarefa complexa e há pouco espaço para erros humanos na área médica. Ao automatizar processos, um sistema centralizado de gerenciamento de informações de pacientes pode melhorar a precisão, garantir consistência e proteger os dados dos pacientes. Além disso, os sistemas automatizados podem impor procedimentos padronizados e fornecer verificações e equilíbrios integrados, melhorando ainda mais a precisão e a integridade dos dados.
Melhorar a segurança dos dados
Desde a criação até a destruição, os registros de pacientes devem estar seguros. Registros eletrônicos devem ter medidas de segurança robustas, incluindo criptografia, controles de acesso e trilhas de auditoria detalhadas para rastrear e monitorar acessos e modificações. Os registros em papel devem ser fisicamente protegidos em salas trancadas com acesso restrito para evitar manuseio ou remoção não autorizada.
Para registros armazenados fora do local, as organizações devem escolher instalações certificadas e climatizadas que cumpram padrões de segurança rigorosos para salvaguardar a confidencialidade e integridade das informações. No final do seu ciclo de vida, tanto os registros em papel como os eletrônicos devem ser destruídos de forma segura para evitar acesso ou recuperação não autorizados.
Realizar autoauditorias
Além das auditorias regulamentares obrigatórias, as organizações de saúde devem implementar uma estratégia de autoauditoria para garantir a conformidade contínua e identificar quaisquer vulnerabilidades potenciais nos seus sistemas de gestão de informações de pacientes. Estas autoauditorias devem incluir o monitoramento do desempenho e da conformidade, bem como avaliações periódicas da adesão da organização às políticas e procedimentos estabelecidos, implementando um gerenciamento eficaz das informações do paciente.
Ao adotar estas práticas, as organizações de saúde podem desbloquear uma infinidade de benefícios. Em última análise, uma gestão bem-sucedida das informações de pacientes leva a melhores resultados no atendimento, custos reduzidos e um sistema de saúde mais bem equipado para atender às crescentes necessidades das pessoas e comunidades. Entre em contato e conheça nossas soluções para o setor de saúde.
