Nada melhor que iniciar o ano e mudar os hábitos de gestão de registros da organização e implementar formas mais eficientes e seguras para gerenciar o ciclo de vida das informações, desde a sua captura, armazenamento e acesso até sua destruição.
É muito provável que sua empresa já cogitou eliminar arquivos físicos que continuam se acumulando e consumindo bens imóveis valiosos, mas e os ativos de hardware de TI que contêm informações confidenciais? Será que chegou a hora de trocá-los para minimizar o risco de violação de dados, incluindo a adoção de um serviço compatível de destruição de disco rígido na estratégia de gestão de registros da empresa?
Benefícios de descartar ativos de TI antigos
Regulamentações cada vez mais rigorosas, o aumento contínuo do roubo de identidades e a proteção de informações críticas e confidenciais são as principais razões pelas quais as organizações devem implementar um programa de destruição seguro e compatível. Aqui está uma análise mais detalhada de alguns dos benefícios de descartar ativos de TI antigos em sua organização e, com isso, fortalecer a estratégia de gestão de registros:
Segurança reforçada
Desde discos rígidos a cartões de memória e servidores, a infraestrutura de TI está em constante evolução, assim como as habilidades dos hackers e de pessoas mal-intencionadas. Isso significa que, à medida que a organização evolui e substitui seus ativos de TI antigos e que não estão mais em uso, esses equipamentos precisam ser descartados da maneira adequada. Dividi-los em pedaços inutilizáveis é o método mais seguro e compatível com normas de conformidade.
O Relatório de Riscos Globais 2024, do Fórum Econômico Mundial (WEF), classificou as falhas de segurança cibernética entre os dez riscos mais significativos que o mundo irá enfrentar nos próximos dois anos. Por isso, se dados confidenciais forem deixados em equipamentos e tecnologias antigas e defasadas, e essas informações forem comprometidas, o resultado pode trazer consequências catastróficas para os negócios. A falha de uma empresa em manter suas informações confidenciais — especialmente dados de identificação pessoal de clientes e funcionários — em segurança pode resultar em multas pesadas, significando perdas de receitas, danos à reputação, possíveis multas e ações judiciais.
Por exemplo, o Morgan Stanley concordou recentemente em pagar uma multa judicial de US$ 60 milhões por um vazamento de dados causado pelo uso de uma tecnologia desativada indevidamente.
Conformidade garantida
A descarte de ativos de TI antigos e defasados é fundamental para a organização permanecer em conformidade com diversas leis e regulamentos do setor de atuação. Ativos de TI desatualizados ou que não estão mais em uso devem seguir um cronograma de retenção rigoroso para atender a regulamentos de destruição, incluído requisitos de certificação.
No caso de uma violação de dados, as empresas enfrentam as consequências imediatas e a ameaça iminente de não cumprir com normas e regulamentos de conformidade. Em todo o mundo, as autoridades intensificaram a aplicação de regulamentos de privacidade e proteção de dados. Esta vigilância reforçada significa que qualquer lacuna no cumprimento destas regras pode resultar em duras consequências para as empresas. O impacto de não cumprir corretamente com essas normas incluem pesadas multas e, em alguns casos mais graves, podem levar à interrupção das operações comerciais da organização. Além disso, tais sanções podem ter um impacto devastador na saúde financeira da empresa e, principalmente, na sua imagem pública, já que a reputação é a primeira a ser atingida.
Encontrando o parceiro ideal
Nem todos os parceiros são iguais. Embora muitos fornecedores se coloquem como especialistas na destruição de ativos de TI, é preciso analisar o mercado até encontrar um fornecedor que seja confiável e que atenda corretamente às normas de conformidade. Afinal, destruir indevidamente ativos de TI pode prejudicar significativamente a reputação da empresa e gerar milhões de reais em multas no caso de algum ator mal-intencionado vazar as informações contidas em algum desses ativos.
Ao escolher um serviço de destruição de disco rígido que realmente atenda aos requisitos da organização, alguns fatores precisam se analisados para garantir a destruição e conformidade segura da TI:
- Destruição total de discos rígidos e CPUs de computadores
- Todos os processos de destruição de disco rígido devem atender aos requisitos de certificação NAID
- Entrega de certificado de destruição ou recibo de ordem de serviço fornecido para cada solicitação
- Cadeia de custódia e protocolos de autorização rigorosos, seguidos 24 horas por dia, 7 dias por semana
Porque a Access é o seu parceiro ideal para a gestão de registros
Aproveite os primeiros meses do ano para dedicar tempo para revisar e aprimorar a forma como sua organização lida com o armazenamento e a destruição de ativos de TI. A parceria com um serviço confiável de destruição de discos rígidos ajuda a reduzir as chances de violações de dados e multas associadas ao descarte inadequado, tornando-se um investimento valioso para mitigar riscos e atender a normas de conformidade.
A Access fornece um serviço de destruição segura de documentos que vai além do descarte de registros em papel. Os centros de destruição da Access contam são certificados para destruir e reciclar ativos de TI, como:
- Discos rígidos de computador
- Discos compactos e disquetes
- Fitas de vídeo
- Fotografias
- Microfilmes
- Raios-X
- Transparências
- Cartões de crédito
Além disso, as empresas contam com planos personalizados de destruição segura de documentos, permitindo a escolha entre coletas programadas para atender às necessidades e demanda por serviços de destruição da organização. A Access oferece uma solução de Destruição Offsite, na qual nossa equipe retira o coletor na empresa e o transporta com segurança até um dos centros de destruição. Todos os documentos são fragmentados na categoria P5, garantindo sigilo total e impossibilidade de recuperação da informação.
Também oferecemos a opção de Destruição Onsite, onde os serviços de destruição estão disponíveis para destruir informações confidenciais imediatamente e dentro da própria empresa. Depois dos documentos serem triturados no local, o papel é misturado com fragmentos de outros documentos dentro do transporte para impossibilitar a recuperação de qualquer informação sensível.
Entre em contato com nossos consultores e tire suas dúvidas sobre nossos serviços de destruição segura de documentos. Tenha a certeza de que suas informações estarão seguras e protegidas contra vazamentos e roubo de dados.
