O gerenciamento integrado de informações é crítico para o setor de seguros. Como as empresas têm diversos tipos de registros, desde informações de clientes e detalhes de apólices, taxas e procedimentos de subscrição, até material de marketing e registros de licenciamento, a gestão de informações precisa ser realizada com eficiência para evitar problemas.
Dessa forma, é essencial que a empresa proteja esses registros, tanto para o bem dos segredos de propriedade quanto para o bem-estar de seus clientes. O gerenciamento de informações fornece as diretrizes para manter os documentos seguros, tornar as informações acessíveis em toda a organização e a manter a conformidade com as regulamentações legais.
Neste artigo explicamos como um sistema integrado de informações ajuda as empresas a se tornarem mais eficientes e econômicas por meio do armazenamento seguro, da acessibilidade e da destruição de registros.
Manutenção de registros para companhias de seguros
As empresas de seguros estão sujeitas a uma série de regulamentações relativas a quais registros manter e como armazená-los. A SUSEP estipula prazos para a guarda de documentos e armazenamento de dados pelas Seguradoras.
A circular n.º 605/2020, alterou o prazo e as regras para guarda e armazenamento de documentos que, de acordo com a publicação, passaram a ser de no mínimo 5 anos, a partir da prática do ato, termino da vigência do contrato ou extinção de obrigações, para a guarda de documentos físicos ou eletrônicos, digitalizados ou microfilmados.
Isso leva a uma montanha de papéis e computadores cheios de arquivos até a borda, que, se a empresa não tomar cuidado, esses documentos podem se transformar rapidamente em uma avalanche de dados que reduz a eficiência e cria bloqueios na gestão de informações.
Como o gerenciamento integrado de informações pode ajudar
Por outro lado, um sistema de gerenciamento integrado de informações pode oferecer soluções para o armazenamento e destruição de registros, bem como um software de gerenciamento que torna as informações acessíveis em toda a organização.
Armazene registros digitais e em papel com segurança
Infelizmente, as companhias de seguros são os principais alvos de violação de dados. Relatório Tendências de Segurança Cibernética 2023: As últimas ameaças, da Allianz Commercial, mostra um aumento no número de casos de ataques cibernéticos no Brasil. Nos Estados Unidos, a Prudential Insurance foi vítima de um ataque que deu acesso a informações pessoais dos clientes, como nome, endereço e número de seguro social.
Quer a organização trabalhe com arquivos em papel ou digitais, o gerenciamento integrado de informações pode fornecer uma maneira segura de armazenar esses registros. No caso de registros em papel, o armazenamento é realizado em uma instalação externa segura, proporcionando tranquilidade para a organização e os clientes, além de economizar espaço e dinheiro. Em relação aos registros digitalizados, priorizar a segurança acessando e compartilhando as informações por meio de um repositório on-line projetado para manter os arquivos seguros, é uma das formas de proteger essas informações.
Tenha arquivos ao seu alcance
Ligar para o número de atendimento ao cliente de uma empresa pode ser um desafio, com o cliente sendo transferido a diferentes setores para encontrar alguém que responda suas questões. É seguro dizer que essa rotina cria clientes insatisfeitos que perdem um pouco da fé na empresa toda vez que ouve “deixe-me transferi-lo”.
E o que a seguradora poderia fazer quando um funcionário precisa acessar informações mantidas em um setor diferente?
Seja um analista de sinistros procurando o arquivo de um segurado ou um agente tentando visualizar taxas para um novo cliente em potencial, o sistema de gerenciamento integrado de informações deve facilitar a colaboração e a integração entre os setores.
Para isso, digitalizar os arquivos em papel e mantê-los armazenados na nuvem ou carregá-los em um programa existente, tornam as cópias mais fáceis de serem compartilhadas entre todos os funcionários, garantindo acesso rápido e tornando os sistemas mais eficientes e com custos reduzidos.
Destruição segura de registros confidenciais e desatualizados
As companhias de seguro têm o dever de proteger as informações dos clientes. Após o período de retenção exigido, elas devem tomar precauções para garantir que ninguém possa acessar registros desatualizados. Tanto os arquivos em papel quanto os digitais precisam ser destruídos com segurança.
Destruir arquivos em papel de maneira segura é essencial para eliminar dados confidenciais
Em vez de colocar um funcionário sentado em uma mesa de escritório por horas usando uma pequena trituradora, trabalhe com uma empresa de gerenciamento integrado de informações que oferece serviços de destruição rápidos e fáceis para documentos em massa. Ela também fornece provas de que esses documentos foram triturados e destruídos para proteger sua empresa durante auditorias de conformidade.
Excluir arquivos digitais também pode não ser suficiente para manter os registros seguros. A destruição digital elimina completamente discos rígidos e CPUS dos computadores para oferecer uma camada adicional de proteção.
Fique em conformidade
Conforme citado acima, as seguradoras enfrentam regulamentações relacionadas ao armazenamento e destruição de documentos, e acompanhar esses requisitos pode causar confusão e desorganização. No entanto, esse processo é fundamental para evitar o pagamento de multas ou perder a confiança dos clientes, deixando claro que a organização é capaz de manter as informações seguras.
Os sistemas de gerenciamento integrado de informações são extremamente organizados e tornam a retenção de registros mais simples e eficiente.
Um sistema de alta qualidade se mantém atualizado com as regulamentações mais recentes para o setor e cria um cronograma adaptado aos arquivos da organização, para que se saiba quando e como destruir os registros corretos. O sistema também garante registros sólidos para fornecer provas de conformidade no caso de auditorias por órgãos reguladores.
Acesse o poder do gerenciamento integrado de informações
Em um mundo de tecnologia e dados, o programa de gerenciamento integrado de informações pode tornar uma empresa mais eficiente ou pode quebrar seus processos se não for implementado corretamente.
Mas a Access está aqui para ajudar na criação de um sistema de gerenciamento integrado de informações que aumenta a eficiência e reduz custos. Nossa equipe acompanha cada passo da empresa, começando com o armazenamento e terminando com a destruição segura de registros.
Na Access, as soluções de gestão de documentos para seguradoras incluem:
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