O cronograma de retenção de registros de RH pode ser muito complexo, com alguns documentos precisando ser guardados por até 30 anos ou até serem armazenados indefinidamente. Manter um cronograma de retenção de registros, além de ser lei, visa proteger empregados e empregadores. Afinal, de acordo com o artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), os funcionários têm o direito de entrar com uma ação trabalhista que envolva até seus últimos 5 anos na empresa.
Esses documentos vão desde contratos de trabalho, livros de atas, fichas e registros de funcionários, até Guias de recolhimento de contribuição sindical, folha de ponto e guias de recolhimento de FGTS, entre muitos outros. Cada um desses documentos traz informações pessoais do funcionário para registros do empregador, e cada um tem um período de retenção específico que deve ser respeitado para que a empresa atenda a normas de conformidade estaduais e federais para a retenção de registros de RH.
Práticas recomendadas para retenção de registros de RH
O trabalho de gestão de registros de RH se inicia no processo de seleção, com a coleta de informações sobre currículos, referências, antecedentes e até anúncios de emprego para garantir um processo justo, sem discriminação e que garanta oportunidades iguais para todos os candidatos. Para isso, geralmente, as empresas utilizam um sistema de gestão de documentos de RH, que permite organizar, rastrear e visualizar com maior segurança os registros, não importando se estão em forma digital ou impresso.
Em sistemas de registros de RH baseados em papel, é preciso que cada um deles seja arquivado individualmente. Um arquivo para registros de pessoal, outro para documentos de exames médicos, etc. Depois, quando a relação de emprego terminar, todos esses registros devem ser arquivados na seção de pessoal do arquivo.
Quais os requisitos para a retenção de registros de RH?
Sem prazo determinado
- Contratos de trabalho
- Livros de atas – CIPA
- Livros de inspeção
- Fichas e registros dos funcionários
- Comprovante de entrega do formulário Declaração de Instalação
- Recolhimentos previdenciários
- Livro Diário e Livro Razão
Documentos com prazo de validade
- Atestado de saúde ocupacional (equivalente ao tempo de afastamento ou atestado)
- Registro de segurança (durante o tempo de existência do equipamento relacionado)
Até 3 anos
- ENGAIADO
- Resumo estatístico de cada ano
- Ficha de acidentes de trabalho
Entre 5 e 10 anos
- Acordo de compensação de horas e banco de horas
- Acordo de prorrogação de horas e horas extras
- Pedido de demissão
- COFINS e MAIO
- Aviso prévio
- Guia de recolhimento da Contribuição Sindical
- Folha de ponto digital e manual
- SESMT
- Comprovante de Vale transporte
- Comunicação de dispensa/Seguro desemprego
- Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho
Entre 10 e 20 anos
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
- Comprovante de Guias da Previdência Social
- Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS
- PIS e MAIO
- Documentos de entidades isentas de contribuições previdenciárias
- FINSOCIAL
- Folhas de pagamento
- Guia da Previdência Social (GPS)
- Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias
- PASEP e DARF
- Relação Anual de Informações Sociais
- Comprovante de pagamento de salário
- Comprovante de pagamento de férias
- Comprovante de pagamento do 13°
- Salário-Educação
- Salário-Família
Por 20 anos
- Histórico clínico
- Registro do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA)
Por 30 anos
- Depósitos FGTS
- Guia de Recolhimento do FGTS
- Perfil profissiográfico previdenciário
- Relação de empregados do FGTS
- Guia de recolhimento rescisório do FGTS
- Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS
- Informações à previdência Social
Uma estratégia bem-sucedida de retenção de registros de RH permite uma boa economia de tempo que os profissionais do setor levam para realizar seus processos, além de reduzir a possibilidade processos trabalhistas. Mas, claro, fazer uma gestão eficaz desses documentos pode ser um desafio.
Então, o que fazer para tornar esses processos mais simples, fáceis e ágeis?
Mapeie os documentos
O primeiro passo para uma estratégia de retenção de registros de RH eficiente é identificar todos os documentos coletados pelo setor:
- Documentos de recrutamento
- Registros de contratação
- Contratos dos funcionários
- Registros de deficiências
- Documentos médicos
- Documentos de benefícios
- Registros de pessoal, folha de pagamento, licenças, segurança e acidentes
- Materiais de treinamento
Defina a necessidade de acesso
Na sequência é essencial definir quem pode acessar determinado documento; quando e com que frequência isso deve ser feito; como é o acesso aos documentos.
Identifique requisitos e metas de retenção
Essa etapa envolve atribuir as datas de expiração dos documentos e as ações necessárias para esse processo. Para isso, alguns parâmetros podem ajudar:
- Quais documentos devem ser mantidos e por quanto tempo
- Quais os eventos que desencadeiam o armazenamento e descarte de cada documento
- Quais as razões para manter o documento armazenado por mais tempo
Determine o nível de segurança
Segurança é fundamental para a retenção de registros de RH, então é necessário analisar qual o nível de segurança necessário para o armazenamento dos documentos, se as informações são protegidas pela LGPD, como informações médicas, e como esse documento deve ser descartado – se triturado ou apenas descartado.
Crie um plano de armazenamento
O passo seguinte é criar planos para armazenamento, acesso, fluxo de trabalho e arquivamento desses documentos. Por exemplo, essa etapa pode ser importante para iniciar uma estratégia paperless.
Use a tecnologia como aliada
A tecnologia é extremamente útil para a retenção de registros de RH e a melhor maneira de garantir que os registros estão em ordem é usar o software de gestão de documentos de RH correto.
Como a Access pode ajudar nessa jornada de retenção de registros de RH
A área de RH vem se tornando cada vez mais estratégica para os negócios e todas as suas responsabilidades se baseiam em documentos e informações sensíveis, o que torna crucial que o setor tenha total controle sobre seus documentos e processos de negócios.
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