O cronograma de retenção de registros de RH pode ser muito complexo, com alguns documentos precisando ser guardados por até 30 anos ou até serem armazenados indefinidamente. Manter um cronograma de retenção de registros, além de ser lei, visa proteger empregados e empregadores. Afinal, de acordo com o artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), os funcionários têm o direito de entrar com uma ação trabalhista que envolva até seus últimos 5 anos na empresa.
Esses documentos vão desde contratos de trabalho, livros de atas, fichas e registros de funcionários, até Guias de recolhimento de contribuição sindical, folha de ponto e guias de recolhimento de FGTS, entre muitos outros. Cada um desses documentos traz informações pessoais do funcionário para registros do empregador, e cada um tem um período de retenção específico que deve ser respeitado para que a empresa atenda a normas de conformidade estaduais e federais para a retenção de registros de RH.
O trabalho de gestão de registros de RH se inicia no processo de seleção, com a coleta de informações sobre currículos, referências, antecedentes e até anúncios de emprego para garantir um processo justo, sem discriminação e que garanta oportunidades iguais para todos os candidatos. Para isso, geralmente, as empresas utilizam um sistema de gestão de documentos de RH, que permite organizar, rastrear e visualizar com maior segurança os registros, não importando se estão em forma digital ou impresso.
Em sistemas de registros de RH baseados em papel, é preciso que cada um deles seja arquivado individualmente. Um arquivo para registros de pessoal, outro para documentos de exames médicos, etc. Depois, quando a relação de emprego terminar, todos esses registros devem ser arquivados na seção de pessoal do arquivo.
Uma estratégia bem-sucedida de retenção de registros de RH permite uma boa economia de tempo que os profissionais do setor levam para realizar seus processos, além de reduzir a possibilidade processos trabalhistas. Mas, claro, fazer uma gestão eficaz desses documentos pode ser um desafio.
Então, o que fazer para tornar esses processos mais simples, fáceis e ágeis?
O primeiro passo para uma estratégia de retenção de registros de RH eficiente é identificar todos os documentos coletados pelo setor:
Na sequência é essencial definir quem pode acessar determinado documento; quando e com que frequência isso deve ser feito; como é o acesso aos documentos.
Essa etapa envolve atribuir as datas de expiração dos documentos e as ações necessárias para esse processo. Para isso, alguns parâmetros podem ajudar:
Segurança é fundamental para a retenção de registros de RH, então é necessário analisar qual o nível de segurança necessário para o armazenamento dos documentos, se as informações são protegidas pela LGPD, como informações médicas, e como esse documento deve ser descartado – se triturado ou apenas descartado.
O passo seguinte é criar planos para armazenamento, acesso, fluxo de trabalho e arquivamento desses documentos. Por exemplo, essa etapa pode ser importante para iniciar uma estratégia paperless.
A tecnologia é extremamente útil para a retenção de registros de RH e a melhor maneira de garantir que os registros estão em ordem é usar o software de gestão de documentos de RH correto.
A área de RH vem se tornando cada vez mais estratégica para os negócios e todas as suas responsabilidades se baseiam em documentos e informações sensíveis, o que torna crucial que o setor tenha total controle sobre seus documentos e processos de negócios.
A Access ajuda o setor a obter maior controle sobre essas informações ao fornecer rastreamento seguro da cadeia de custódia, conversão e classificação de documentos físicos ao mesmo tempo em que garante a conformidade e reduz riscos. Conheça nossas soluções de gestão documental e garanta maior eficiência em seu cronograma de retenção de registros de RH.
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