Para muitas empresas, o gerenciamento de documentos e, principalmente, a tentativa de encontrar informações leva a uma sensação de déjà vu constante.
Relatório da McKinsey demonstra que os funcionários passam cerca de 1,8 horas por dia, ou 9,3 horas por semana, em média, pesquisando documentos e buscando informações. Resumindo esse dilema: uma empresa contrata cinco funcionários, mas é como se apenas quatro aparecessem para trabalhar enquanto o quinto está “perdido” buscando documentos, mas sem contribuir com nenhum valor para os negócios.
Seja lidando com documentos em papel, arquivos digitais ou multimídia, muitos recursos são desperdiçados diariamente com o gerenciamento de documentos inadequado de grandes quantidades de dados, resultando em uma desordem caótica. Se um arquivo não pode ser encontrado quando necessário, qual é o sentido de tê-lo? E quão importante poderia ser esse documento se não houvesse razão para a forma que ele é armazenado?
Se a equipe de gerenciamento de documentos não quer viver nesse clima de “passei por essa situação outras vezes”, então é hora de estabelecer fluxos de trabalho mais eficientes para gerenciar informações por toda a organização. A equipe da Access listou algumas práticas que tornam esse processo mais efetivo.
Quebrar o padrão com indexação de metadados
As informações atualmente estão crescendo de forma exponencialmente rápida e é impossível procurar arquivos manualmente na mesma velocidade que o conteúdo é gerado. Em um webinar recente, Greg Grospitch, consulto sênior da Access, explicou que “todos os anos não crescemos [em quantidade de informações] baseado em um fator limpo de C. É um crescimento exponencial a cada ano. E, em algum momento, a infraestrutura e o planejamento serão demais para as empresas realmente abraçarem”.
A sociedade atual se caracteriza pela forte dependência do acesso rápido e preciso a grandes quantidades de dados. Para atender a essa demanda de recuperação rápida de informações, as organizações devem implementar uma estratégia completa de gerenciamento de registros que inclua a indexação de metadados.
Assim como os arquivos em papel bem gerenciados são armazenados sistematicamente por meio de categorias úteis para a recuperação futura — como nome do cliente, ano, número de identificação do funcionário etc. — os arquivos eletrônicos também precisam adotar uma abordagem semelhante com indexação estruturada e hierárquica de metadados.
Os metadados categorizam e resumem as informações essenciais nos arquivos, e a indexação funciona lado a lado, capturando os metadados relevantes durante as pesquisas, eliminando a necessidade de o usuário realizar buscas extensas.
Imagine navegar por uma cidade sem mapa ou sinalização de rua enquanto procura um restaurante específico. É assim que funciona uma pesquisa de documentos sem metadados. O progresso é lento e chegar ao seu destino torna-se incerto.
Um esquema de indexação de metadados bem construído será eficaz em qualquer ambiente porque ele contém as informações críticas necessárias para realizar uma pesquisa bem-sucedida e uma recuperação rápida dos documentos.
Encontrar um parceiro de gerenciamento de documentos respeitável é a solução
Agora que a importância dos metadados foi compreendida, talvez o próximo ponto a ser analisado seja a possível falta de recursos disponíveis para começar a aplicar a prática nos documentos da empresa. A digitalização de arquivos e a indexação são demoradas, portanto, a parceria com um fornecedor pode ser a solução necessária para implementar uma estratégia de gerenciamento de documentos eficaz e ter acesso à solução necessária para reduzir as ineficiências do fluxo de trabalho.
Ao aproveitar os mais recentes avanços tecnológicos para identificar e classificar tipos de registros e metadados, a Access garante que seus documentos sejam armazenados e digitalizados de uma forma que priorize a acessibilidade e a capacidade de pesquisa de dados. Portanto, no lugar de pesquisar um documento em vários locais, com o Portal All Store basta solicitá-lo diretamente na plataforma que a Access entregará o arquivo rapidamente.
Quanto mais cedo a estratégia de gerenciamento de documentos e a implementação da indexação de metadados começar, mais rapidamente os usuários conseguirão acessar documentos importantes para apoiar suas operações diárias, possibilitando uma rápida transformação em direção de um modelo que prioriza o digital.
Porque implementar uma estratégia de gerenciamento de documentos
Não espere muito tempo para implementar uma estratégia de gerenciamento de documentos. A jornada de uma organização com desafios de informação para uma organização com poder de informação é semelhante a libertar-se do cenário de déjà vu constante.
Trata-se de passar por ciclos repetitivos e improdutivos para um fluxo de trabalho simplificado, eficiente e estrategicamente focado. A solução de gerenciamento de documentos e o Portal All Store da Access se destacam por serem ferramentas que abordam os desafios imediatos do gerenciamento de documentos e informações, abrindo o caminho para a transformação digital e o sucesso comercial de longo prazo. O que se mostra uma vantagem para todos os envolvidos.
Mas por que a Access?
A Access atende aos mais rigorosos requisitos de gerenciamento de documentos com qualidade, eficiência e segurança. Por meio de um sistema customizado e que garante processos mais ágeis, transparentes e em total conformidade com normas e regulações como a LGPD, atendemos a todos os segmentos com a mesma qualidade e eficiência e atendendo aos requisitos e regras de negócio de cada cliente.
A Access é a parceira ideal para acelerar a transformação digital na organização, contribuindo para reduzir custos com espaços físicos para o armazenamento de documentos e tornando o acesso às informações mais fácil, ágil e seguro por meio do portal All Store. Com soluções completas, conseguimos atender todo o ciclo de gerenciamento de documentos na sua empresa.
Garanta a personalização de sua estratégia de gerenciamento de documentos e descubra como a Access pode ajudar o seu negócio na implantação de uma estratégia de gerenciamento de documentos que garanta a privacidade dos dados corporativos e pessoais com total aderência à LGPD. Entre em contato e saiba mais.
Aproveite também para saber mais sobre o papel da digitalização e tecnologias inovadoras na melhoria da acessibilidade e capacidade de pesquisa de conteúdo, assista ao webinar sob demanda Navigating the Strategic Imperativs of Information Management (Apresentado como AIIM), com Greg Grospith e Mike Discenzo, respectivamente consultor sênior e diretor sênior de marketing de produto da Access.
