Gerenciamento de informações: abrace a digitalização e a conformidade em 2024

Iniciamos um novo capítulo no gerenciamento de informações e nos preparamos para um ano agitado neste mundo em evolução. Por isso, vamos dar uma olhada em algumas das tendências e estratégias que discutimos durante nosso webinar “Os Fantasmas do Passado, Presente e Futuro da RIM: Resumo anual e previsões para 2024”.

Este webinar contou com a participação de Gary Roy, Matt Bennett e Jennifer Bula, especialistas em RIM da Access, sendo moderada por Jamie Greenstein, fornecendo diversas conclusões, insights e conselhos práticos para profissionais de gerenciamento de informações e registros, incluindo informações sobre meandros da conformidade e do uso da IA.

Com isso, os participantes forneceram muitos conselhos úteis para que sua empresa tenha um 2024 bem-sucedido e com uma visão focada no futuro.

Remodelando o gerenciamento de informações e registros tradicional

Embedar vídeo 1
Legenda vídeo: Gary Roy, executivo de contas, sobre digitalização de mídia legada

No cenário atual do gerenciamento de informações e registros, a digitalização não é apenas uma tendência, ela se tornou um processo de transformação que simplifica a acessibilidade aos dados e aumenta a segurança cibernética.

A transição de registros físicos para digitais não é apenas uma questão de conveniência, facilitando o acesso, é uma questão de abraçar um futuro no qual as informações se tornam mais acessíveis, seguras e gerenciadas.

Os insights que Gary levanta definiram o tom da discussão, desafiando as visões tradicionais sobre o gerenciamento de informações e registros: “não se trata de descartar os métodos tradicionais, mas de integrar a inovação com relação custo-benefício e eficiência”, comentou. Este sentimento sublinha a necessidade de adotar uma abordagem estratégica para a implementação de novas tecnologias.

Aproveitando novas tecnologias e automação

Embedar vídeo 2
Legenda do vídeo: Jamie Greensteis, gerente sênior de marketing, sobre planejamento estratégico, implicação dos custos e melhores práticas

O papel da tecnologia e da automação na transformação da RIM foi um tema fundamental. Foi explorado o papel da inteligência artificial na automatização da classificação, na melhoria da análise de dados e na melhoria dos processos de tomada de decisão.

A integração da inteligência artificial no gerenciamento da informação não é uma possibilidade para o futuro, já se tornou uma realidade que está remodelando a forma com que as empresas lidam e interpretam os dados.

Jamie Greenstein enfatizou que “a inteligência artificial não é apenas um complemento, é uma ferramenta transformadora para gerenciar diversos formatos de dados”, deixando clara a importância da sua adoção para agilizar processos da RIM.

A Access Unify™, uma solução de digitalização “just-in-time” que aproveita a autoclassificação e a inteligência artificial, foi destacada como uma solução prática para atender à crescente demanda das empresas pela digitalização de documentos e registros.

Lidando com sistemas desatualizados e herdados

Embadar vídeo 3
Legenda do vídeo: Matt Bennet, executivo de desenvolvimento de negócios, sobre metas de digitalização

Sistemas e formatos desatualizados e herdados representam obstáculos aos objetivos de transformação de dados de muitas organizações. Matt Bennet destacou a necessidade de auditar e substituir estes sistemas por alternativas compatíveis com o mundo digital.

“Eliminar sistemas antigos e legados por alternativas compatíveis com novas e mais eficientes tecnologias é crucial para o gerenciamento da informação”, aconselhou. Vários aplicativos de software muitas vezes tornam processos automatizados mais complexos, prejudicando a simplicidade prometida pela adoção da tecnologia.

É aqui que a consolidação se torna necessária e pode ser ainda mais importante numa aquisição. Incluir equipes multifuncionais, como profissionais de TI e de conformidade, nessas decisões importantes não apenas garante que sua empresa tenha o conhecimento adequado, mas também otimiza a segurança organizacional.

BOX 1
Os fantasmas do passado, presente e futuro da RIM: resumo anual e previsões para 2024

Visite os fantasmas do passado, presente e futuro da RIM enquanto refletimos sobre o ano que passou e pensamos sobre tudo o que está para o vir no gerenciamento de informações e registros em 2024.

Confira o webinar completo

Equilibrando digitalização com conformidade

A digitalização promete maior simplicidade nos processos de gerenciamento de informação, mas não elimina as preocupações voltadas para a conformidade. Compreender o inventário e realizar limpezas de rotina garantem que a empresa permaneça dentro das regras de retenção e políticas e conformidade, agindo como uma medida preventiva contra violações, perda de dados e acesso não autorizado.

Jenniger Bula destacou o equilíbrio necessário: “em setores sensíveis com o da saúde, a conformidade não é uma opção, mas um requisito. Não há área cinzenta. Ou estamos em conformidade ou não”. As soluções da Access são desenvolvidas com base na conformidade, garantindo que a digitalização ande de mãos dados com o cumprimento dos requisitos regulamentares das mais diversas áreas de negócios.

A evolução do gerenciamento de informações e registros

À medida que avançamos em 2024, o panorama do gerenciamento de informações e registros continua a evoluir. Mas precisamos continuar a lidar com os “fantasmas do passado da RIM” para conseguirmos traçar um caminho para que todos os profissionais não só acompanhem as mudanças, mas que também consigam aproveitá-las para obter vantagens estratégicas para seus negócios.

Abraçar a digitalização no gerenciamento de informações, aderir à conformidade, integrar novas tecnologias e garantir a adesão dos executivos não são apenas estratégias, mas esses fatores são fundamentais para garantir o futuro dos negócios e seu sucesso. Como Gary Roy resumiu apropriadamente: “o futuro da RIM depende da nossa capacidade de adaptação e inovação”.

Por isso, para se aprofundar nesses insights e explorar estratégias para ter uma jornada bem-sucedida no gerenciamento de informações e registros em 2024, te convidamos para assistir ao nosso webinar completo e obter conhecimento em primeira mão para transformar seus registros e práticas de gerenciamento de informações hoje mesmo.

A Access é uma empresa reconhecida no mercado como uma das mais dinâmicas, com a reputação de investir em serviços inovadores e de alta qualidade. Nosso portfólio consiste: