Em um cenário cada vez mais digital, a gestão de documentos desempenha um papel crítico para organizações de todos os tamanhos e setores de atuação. É por meio dela que os usuários podem criar, recuperar e colaborar com eficiência e segurança, aumentando a produtividade, garantindo a conformidade e tornando as operações mais simples.
Nos últimos anos, a tecnologia para a gestão de documentos evoluiu significativamente, deixando os sistemas baseados em papel para trás e abraçando o mundo digital para fornecer acesso a ferramentas e soluções inovadoras, que tornaram o gerenciamento muito mais eficiente, seguro e permitindo acesso simplificado.
Tendências na gestão de documentos
Estar por dentro das tendências na gestão de documentos é essencial para as empresas conquistarem maior eficiência, produtividade e aplicar as melhores práticas para controlar suas informações, aqui estão algumas delas:
Armazenamento na nuvem
Boa parte dessa revolução foi causada pela migração de sistemas para a nuvem, que fornece um repositório de documentos centralizado e acessível de qualquer lugar, otimiza a colaboração, garante atualizações em tempo real e permite o fácil compartilhamento de documentos. Além disso, essas soluções contribuem para reduzir custos e simplificar a manutenção, já que eliminam a necessidade de infraestrutura no local.
Avanços na inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML)
A inteligência artificial e o aprendizado de máquina continuarão transformando a gestão de documentos. Algoritmos devem se tornar mais sofisticados, permitindo a compreensão do conteúdo dos documentos mais efetiva e facilitando pesquisas baseadas no contexto e análises preditivas.
Integração com tecnologias emergentes
A integração de gestão de documentos com tecnologias inovadoras, como a IoT, deve criar novas oportunidades para as empresas. Sistemas OCR e de processamento de documentos também estão integrando a IA e o ML para aumentar sua precisão, a compreensão de documentos não estruturados e a automação da classificação.
Aumento do uso do blockchain
Apesar da tecnologia aparecer entre as tendências para a gestão de documentos há alguns anos, acredita-se que, a partir de 2024, sua adoção deve apresentar um crescimento significativo. O blockchain funciona como um livro-razão em que os mais diversos documentos são armazenados com segurança, garantindo sua imutabilidade e sua autenticidade. Alguns sistemas de gestão de documentos já contam com a tecnologia integrada.
Classificação automatizada de documentos
No passado recente, as empresas classificavam seus documentos manualmente, em um processo lento e sujeito e erros. Atualmente, a tecnologia já permite automatizar a tarefa de classificação de documentos por meio da IA e ML, tornando o processo mais preciso e sem falhas.
Foco na privacidade e segurança de dados
Com as regulamentações de privacidade de dados se tornando mais rigorosas e comuns, a gestão de documentos precisa se concentrar na adoção de medidas robustas de privacidade e segurança para garantir a conformidade com esses regulamentos. O uso da criptografia, de controles de acesso mais eficientes e a conformidade com normas, como a LGPD, serão fundamentais para garantir a proteção de dados confidenciais de clientes, funcionários e parceiros.
Uso de aplicativos móveis
Algumas plataformas de gestão de documentos permitem que os usuários acessem informações por meio de qualquer dispositivo. Isso facilita o acesso e pesquisa de documentos, permitindo que as informações sejam facilmente encontradas e compartilhadas de qualquer lugar, fortalecendo a estratégia de colaboração da organização.
Plataformas de vídeo
As plataformas de vídeo fazem parte de uma nova geração de sistemas para a gestão de documentos, permitindo que os usuários possam monitorar seus documentos com maior eficiência. Além disso, essas plataformas tornam a análise e aprovação de conteúdo mais consolidada, já que o processo é baseado na visualização dos documentos. Algumas plataformas também permitem padronizar a mídia digital, com documentos em vídeo, imagens e áudio, e criar fóruns colaborativos em que as equipes podem enviar, revisar e compartilhar conteúdo.
Automação de processos
Algumas tendências aparecem ano após ano, como a automação de processos. Entretanto, as organizações estão entendendo cada vez mais sua importância para acelerar processos de negócios, mas também por tornar a gestão de documentos mais ágil, reduzindo erros, tempo de processamento e melhorando a rastreabilidade dos documentos. Com isso, o uso do RPA, que envolve a adoção de robôs para automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras, cresce rapidamente, permitindo que processos de entrada, classificação e validação de dados se tornem mais rápidos e consistentes.
Colaboração aprimorada
A gestão de documentos integrada a ferramentas de colaboração torna o fluxo de trabalho com documentos mais fácil, permitindo a execução eficiente dos processos relacionados. O trabalho remoto ou híbrido está cada vez mais forte, por isso, as empresas precisam garantir que seus funcionários tenham acesso fácil e seguro aos documentos. Por isso, atualmente, as soluções de gestão de documentos trazem recursos contínuos para garantir uma colaboração eficiente, facilitando esse processo e reduzindo o tempo necessário para a recuperação e compartilhamento de informações vitais para os negócios.
Integração com outros sistemas
As empresas trabalham com diversos sistemas diferentes, mas que precisam conversar entre si. Uma solução de gestão de documentos, portanto, precisa garantir integração fácil com esses sistemas, permitindo que as informações trafeguem facilmente entre eles, sem a necessidade de intervenção humana.
Interface flexível
A solução de gestão de documentos precisa ser flexível e oferecer a opção de se adaptar às necessidades dos usuários, garantindo a melhor experiência, permitindo que ele acesse as informações que deseja facilmente por meio de qualquer dispositivo e com a máxima segurança.
Redução no caos de informações
Apesar da tecnologia permitir que os dados sejam armazenadas em um repositório central, os silos de informações ainda resistem em muitas empresas. Quando as informações ficam restritas a um único departamento, dificultando seu compartilhamento, isso leva a ineficiências que podem prejudicar os negócios. Garantir a integração dos dados, implementando uma solução baseada em IA para agregar dados de diferentes fontes e garantir sua coerência, leva a uma maior produtividade e eficiência.
O futuro da gestão de documentos
O futuro da gestão de documentos está baseado no uso maciço de sistemas automatizados e inteligentes, integração com tecnologias inovadoras e com foco na privacidade e segurança dos dados para garantir a colaboração entre usuários e impulsionar a eficiência e conquistar vantagens competitivas.
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