Um forte roteiro de gerenciamento integrado de informações funciona como um mapa para guiar sua organização e permanecer em conformidade, competitiva e no controle. Afinal, você já tentou dirigir por uma nova cidade sem um mapa ou instruções para guiá-lo ao seu destino? Funciona da mesma forma com a conformidade. Sem um roteiro de gerenciamento de informações, essa jornada pode se tornar frustrante, sem fim à vista.
O gerenciamento integrado de informações funciona como um mapa para as organizações manterem a conformidade e controlarem seus dados. Por isso, sua importância não pode ser negligenciada. Entretanto, nem todas as organizações possuem um roteiro pronto, ou talvez ele não seja atualizado há algum tempo.
Gerenciamento integrado de informações
Esse roteiro abrangente descreve dez etapas essenciais para ajudar a organização a começar a criar ou atualizar um plano de informações integrada. Ele serve como um guia para avaliar as prioridades de informação de uma empresa e transformar os planos de governança e retenção em realidade.
Etapa 1: Mapeie sua jornada
Como em qualquer projeto, é preciso iniciar em algum ponto. Nesse caso, para construir um roteiro de gerenciamento integrado de informações, é necessário começar delineando quais são seus pontos principais e os resultados desejados. A partir daí, o trabalho começa de trás para a frente. Para isso, é preciso entender as pessoas, processos e metas da organização, tudo que possa impactar no plano de gerenciamento de informações para determinar como as metas e objetivos serão alcançados dentro do prazo e do orçamento estipulados.
Etapa 2: Realize um inventário de formatos e processos
A organização pode estar na fase intensiva em papel, digital first ou algo no meio disso. Avaliar os tipos de formato e conteúdo associado ajuda a estabelecer com o que será preciso trabalhar e quais são as lacunas que precisam ser vencidas, para que o roteiro possa descrever com precisão as prioridades e metas.
Etapa 3: Avalie o programa atual
Analisar o plano de gerenciamento integrado de informações em uso pela empresa pode revelar o que está funcionando, e que deve ser mantido e por quê, e o que precisa ser reavaliado, permitindo que um processo de revisão seja implementado para buscar soluções mais eficazes para otimizar continuamente o processo.
Etapa 4: Determine o cronograma e o orçamento
Muitas vezes, as organizações precisam adotar novos planos de gerenciamento integrado de informações para resolver um problema regulatório ou facilitar o acesso às informações. Por isso, é essencial alinhar o cronograma e orçamento com esses diversos fatores para garantir o sucesso. Com isso, também é possível discutir o agrupamento do orçamento com outros setores beneficiados para gerar mais valor para toda a empresa.
Etapa 5: Foco na estratégia e nos recursos necessários
Resultados bem-sucedidos exigem supervisão estratégica e clara das necessidades e prioridades concorrentes em toda a organização. Nesta etapa, é necessário considerar quais habilidades e tempo serão precisos para o projeto, quais os recursos disponíveis internamente e contar com um orçamento designado.
Etapa 6: Foque na taxonomia e nos metadados
Não importa como as informações são armazenadas, a recuperação é o processo mais complexo. Por isso, é essencial desenvolver, mapear e aplicar uma taxonomia consistente e um esquema de metadados como prioridade para o projeto, garantindo seu sucesso e a eficácia do processo.
Etapa 7: Lançamento do projeto — comece pensando no final
Conforme citado acima, quando chegar a hora de planejar o lançamento do projeto, é preciso começar com os resultados desejados e ir retrocedendo para planejar como eles serão alcançados. Pegar a solução atual e colocá-la dentro de uma nova solução de gerenciamento integrado de informações dificilmente funciona. Essa abordagem, normalmente, resulta em sistemas desajeitados, pouco adotados pelos funcionários e com tempo e orçamento desperdiçados.
Etapa 8: Considerações para ambientes com uso intensivo de papel
Uma das considerações mais importantes ao planejar uma estratégia de gerenciamento integrado de informações é se apenas as pessoas certas podem acessar os documentos que precisam rapidamente e com segurança. Se houver um requisito para acesso remoto a essas informações, o que é bastante comum atualmente devido ao crescimento do trabalho remoto, a solução obrigatoriamente envolverá alguma digitalização. Saber o quanto será necessário digitalizar e quais são essas informações, dependem de diversos fatores e, principalmente, do objetivo com o novo plano.
Etapa 9: Considerações para ambientes digital first
Muitas soluções digitais são fáceis de adotar, mas difíceis de controlar. Os resultados podem gerar um caos desorganizado que aumenta os riscos de conformidade e segurança cibernética. Para evitar esse desafio, é importante buscar uma solução tecnológica que possa ser implementada de forma a automatizar a conformidade e a proteção de dados.
Etapa 10 — Parceria com especialistas
Se a preocupação da organização é como realizar todo esse processo sozinha, isso não precisa ser verdade. Trabalhe com a Access e nós ajudamos a preencher uma lista de verificação de avaliação (que você pode baixar abaixo) e nossos especialistas apoiam na construção do roteiro de gerenciamento integrado de informações, deixando claro os prós e contras de cada opção disponível para que a empresa possa definir metas e priorizar os próximos passos.
Para obter orientações mais detalhadas sobre como criar uma estratégia de gerenciamento integrado de informações, baixe nosso e-book Gerenciamento Integrado de Informações: Um roteiro com as considerações para avaliar adequadamente as prioridades de informações da organização.
A Access também disponibiliza o serviço de Organização Arquivística para os clientes. Por meio de um conjunto de práticas, os arquivos arquivados são organizados de acordo com um roteiro de gestão da informação com o objetivo de criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos da empresa.
Com o objetivo do projeto estabelecido, o serviço elimina documentos redundantes (sem valor histórico ou para processos de negócios e com prazos de retenção vencidos), cria tabelas de temporalidade documental, ordena e agrupa os arquivos por títulos, armazena e reformula a disposição física do arquivo.
Entre os benefícios da Organização Arquivística da Access estão:
- Organização física adequada
- Sistema de identificação visual
- Padronização dos métodos de arquivamento
- Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos
- Eliminação das dificuldades para gerenciar e manter os arquivos
- Gestão dos registros vitais
- Melhoria da integridade do acervo de documentos
- Padronização, aperfeiçoamento e normatização de processos organizacionais
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