5 benefícios de um sistema de gestão de documentos para o setor financeiro

A gestão de documentos (DMS) é vital para o setor financeiro, pois permite o armazenamento seguro e a rápida recuperação de informações financeiras fundamentais para os negócios. Além disso, com a crescente quantidade de dados confidenciais capturados, compartilhados e armazenados digitalmente, um sistema para gerenciar essas informações é mandatório para garantir a confidencialidade, privacidade e integridade dos dados dos clientes. 

Outro fator importante de implementar um sistema de gestão de documentos é eliminar, ou pelo menos reduzir, o uso de papel no dia a dia das operações. E eliminar o papel não apenas torna processos mais eficientes, ajuda a reduzir o risco de roubo de informações e melhora o atendimento ao cliente, mas também reduz o desperdício de recursos naturais, um fator cada vez mais importante para os clientes. 

Entretanto, a realidade ainda é outra. O uso de papel nos negócios ainda é significativo, tornando processos menos eficientes, mais propensos a erros e aumentando os custos operacionais das organizações. Mas é possível eliminar essas práticas e reduzir riscos associados a esses processos, basta adotar a gestão de documentos baseada em uma plataforma digital. 

Benefícios da gestão de documentos

Há uma série de benefícios para as instituições financeiras que adotam um sistema de gestão de documentos. Além de permitir que as organizações rastreiem e gerenciem as informações mais facilmente e armazenem os documentos em segurança, esses sistemas oferecem recursos que contribuem para otimizar os negócios: 

Fluxo de trabalho simplificado

Um sistema de gestão de documentos permite a adoção de práticas que facilitam a gestão de informações sensíveis aos negócios. Como todos os dados estão em um único local, é possível acessá-los rapidamente, o que aumenta a eficiência e produtividade, contribuindo para reduzir custos e alocar recursos com maior eficácia. 

Dessa forma, o sistema também torna as instituições mais econômicas e produtivas. Ao otimizar processos, é possível reduzir custos de armazenamento físico de documentos e tornar o acesso às informações mais simples. Por meio de um sistema de palavras-chave e metadados, o esforço necessário para recuperar informações é reduzido, liberando o usuário para se concentrar em tarefas mais importantes. 

Melhor gestão de riscos

Informações financeiras são alvos preferenciais de bandidos cibernéticos e a quantidade de dados criados, capturados e armazenados tornam a tarefa de protegê-los mais difícil. Um sistema de gestão de documentos permite a captura automática dessas informações, armazenando-as em servidores na nuvem, criptografando os dados e tornando a recuperação mais segura. 

Ter a capacidade de rastrear e auditar o acesso aos documentos é extremamente importante para o setor financeiro, que precisa seguir diversos regulamentos, como o Sarbanes-Oxley Act (SOX) e a LGPD, que exigem a manutenção de logs com registros de quem acessa os documentos e a garantia de privacidade e segurança de informações confidenciais. 

Sistemas de gestão de documentos registram e rastreiam automaticamente o acesso, o que torna o processo de conformidade mais fácil, além de aumentar a segurança dessas informações, garantindo acesso apenas a usuários autorizados e reduzindo o risco de adulteração de dados. 

Segurança cibernética aprimorada

Soluções de gestão de documentos devem fornecer ferramentas que ajudem a proteger os documentos. Isso inclui marcas d’água, criptografia, gestão de identidade e acesso, armazenamento centralizado, backups e recuperação rápida dos documentos em caso de incidentes. 

Além disso, esses sistemas precisam contar com controle aprimorado de versão, fornecendo aos administradores acesso a uma trilha de auditoria que permita a identificação de alterações em documentos ao longo do tempo, contribuindo para a identificação de brechas de segurança. 

Processos de aprovação simplificados

A gestão de documentos, além de melhorar a eficiência de processos, também contribui para simplificar o fluxo de aprovação. Relatório do The Aberdeen Group mostra que uma empresa que usa o DMS torna o processo de aprovação 17 dias mais rápido que aquelas que dependem de processos manuais. 

Isso pode tornar, por exemplo, o processamento de empréstimos mais eficiente, permitindo a rápida análise das informações dos clientes e aprovação dos documentos. Uma das formas para isso é criar um portal para que eles possam enviar a documentação remotamente, verificar sua identidade, capturar assinaturas digitalmente e enviar para aprovação automaticamente. 

Colaboração mais fácil

Melhorar a capacidade de colaboração é um dos recursos oferecidos pelo sistema de gestão de documentos. A solução permite o compartilhamento de documentos, tornando diversos processos mais eficientes, desde a abertura de conta, liberação de empréstimos e até o atendimento do cliente. Como todas as informações estão em apenas um lugar, seu acesso é facilitado, permitindo um atendimento mais personalizado e melhorando a retenção de clientes a longo prazo. 

Soluções Access para o setor financeiro

O setor financeiro é responsável por grandes volumes de ativos físicos e digitais relacionados a transações, investimentos, empréstimos e aos dados pessoais dos clientes e transações. Basicamente, empresas e consumidores dependem das instituições para garantir que suas informações sejam mantidas em segurança e confidenciais, cumprindo normas de conformidade cada vez mais exigentes. E qualquer falha pode causar danos à reputação da instituição e perda de confiança por parte do cliente, além de multas e sanções regulatórias. 

Para isso, a Access oferece algumas soluções para as empresas do setor: 

• Formalização de contratos de crédito 

• Armazenamento de arquivos físicos e digitais 
• Destruição segura e serviços de eliminação de documentos 
• Digitalização e indexação de arquivos 
• Rápida recuperação de documentos no caso de incidentes 

Todas as informações são capturadas e disponibilizadas no portal All Store, que permite acesso a qualquer instante e de qualquer lugar, garantindo a segurança e atendendo às mais rigorosas exigências do setor, com a manutenção de controles efetivos no tratamento das informações, além de garantir a produtividade, redução de custos e rapidez na aprovação de operações. 

Os servidores Access possuem certificados de segurança, garantindo que as informações trafeguem criptografadas. Além disso, fornece um Storage de última geração que realiza a replicação automática dos dados para uma unidade de contingência, no-break’s e geradores para evitar a interrupção do acesso no caso de falta de energia e, em caso de sinistro, todas as informações são armazenadas em um Storage externo. 

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