A segurança de dados é uma preocupação crescente para todas as empresas, não importando seu tamanho. Pesquisa da FIESP com 261 empresas descobriu que 36% delas sofreu algum tipo de ataque cibernético, dentre essas, 36% afirmaram que o ataque foi bem-sucedido. Já estudo da IBM revela que o custo de violação de dados no Brasil pode chegar a R$ 6,45 milhões por incidente.
E qual a conexão entre segurança cibernética e digitalização de documentos? Simples, no momento que os documentos físicos são digitalizados e armazenados em um único lugar, apenas usuários autorizados podem acessá-los, contribuindo para sua segurança. Ou seja, quando a empresa controla e monitora o acesso aos seus documentos, a possibilidade de atores mal-intencionados chegarem a essas informações é drasticamente reduzida.
Com a jornada de transformação digital deixando de ser opcional, a digitalização de documentos se tornou etapa fundamental para a segurança de dados, pois facilita que a empresa implemente os controles de segurança cibernética necessários para garantir que requisitos de conformidade e leis de privacidade de dados sejam atendidos com eficiência.
O que a digitalização de documentos pode fazer pela empresa?
Com o crescimento do trabalho remoto e o uso de dispositivos móveis, as empresas precisaram se adaptar para atender às necessidades dos funcionários, e a adoção de um sistema de gestão de documentos (GED) se tornou mandatório para garantir acesso fácil e seguro às informações de trabalho.
Com o GED é possível digitalizar documentos físicos, armazenar e gerenciar essas informações digitalmente, automatizando todo o ciclo de vida do documento, desde sua coleta, armazenamento até sua destruição. Além disso, com a digitalização de documentos, se tornou mais fácil registrar as atividades relacionadas aos arquivos, permitindo que eles sejam guardados na nuvem e tornando todos os arquivos mais organizados.
Riscos para a segurança de dados
Entretanto, se a estratégia de digitalização de documentos não incluir a segurança desde seu início, seus dados estão em risco real. À medida que a digitalização evolui, o número de empresas usando serviços em nuvem cresceu da mesma forma, e isso pode torná-las mais vulneráveis a possíveis invasores, o que exige a implementação de recursos robustos de segurança de dados para tornar o ambiente de nuvem mais seguro.
E isso também não é simples, pesquisa do Instituto Ponemon descobriu que 63% dos entrevistados tiveram problemas para garantir a segurança de seu ambiente de nuvem, principalmente por lidar com fornecedores externos, o que dificulta o gerenciamento da segurança de dados em sua cadeia de suprimentos.
Como um sistema de gerenciamento de documentos melhora a segurança?
Apesar dos riscos associados à digitalização de documentos, é possível mitigá-los ao implementar um sistema de gerenciamento de documentos que forneçe recursos de segurança de dados mais robustos. A solução permite restringir o acesso apenas a usuários autorizados, tornar arquivos e pastas invisíveis e fornece às empresas um controle maior sobre suas informações, tornando processos mais eficientes e menos vulneráveis.
Segurança na nuvem
Como citado acima, a nuvem pode oferecer alguns riscos, mas um sistema GED oferece acesso a recursos aprimorados de segurança de dados, além de permitir que backups regulares sejam implementados, reduzindo o risco de perda, dados corrompidos e até que documentos sejam excluídos indevidamente. O GED facilita que as informações sejam compartilhadas para um banco de dados redundante que permite o restauro fácil e ágil das informações caso seja necessário.
A Access oferece Storage de última geração que replica as informações automaticamente para uma unidade de contingência e no-breaks e geradores que garantem a continuidade do processamento em caso de falta de energia, por exemplo.
Segurança física
A digitalização de documentos permite que as informações sejam armazenadas em data centers espalhados pelo mundo, protegidos pelos mais modernos sistemas de segurança e acesso para evitar que pessoas não autorizadas adentrem ao ambiente, além de contar com dispositivos de segurança e controle ambiental para manter a infraestrutura em pleno funcionamento.
Com a Access, todos os dados, imagens digitalizadas e arquivos eletrônicos são armazenados em um Storage, tendo a possibilidade de contratar backup em mídia na Sala Segura e em servidor externo para garantir maior segurança.
Criptografia
O uso da criptografia é essencial para a segurança de dados e se torna ainda mais eficaz quando implementada de maneira consistente por toda a empresa. Isso significa criptografar não apenas os documentos digitalizados ou informações críticas, mas também todas as informações da empresa.
A solução de armazenamento digital alia segurança e confiabilidade. Os servidores possuem certificados de segurança garantindo que as informações digitalizadas trafeguem criptografadas.
É importante entender que os avanços da tecnologia que reduziram os custos para as empresas também facilitaram os ataques cibernéticos que, além de ficarem mais baratos para os hackers, se tornaram mais complexos para serem combatidos. Isso, exige das empresas que implementem, junto com a estratégia de digitalização de documentos, um sistema robusto de segurança de dados.
Digitalização de documentos com a Access
A solução de digitalização de documentos da Access, além de melhorar a eficiência de processos e fluxos de trabalho, também contribui para otimizar a segurança de dados da empresa.
Com profissionais altamente qualificados e preparados para uma alta demanda de digitalização, os centros de imagens da Access contam com certificação CDIA+ e scanners de última geração, possibilitando o armazenamento digital de grandes volumes de documentos em nosso sistema All Store (GED), tornando o acesso a esses documentos em qualquer meio eletrônico.
O serviço de digitalização pode ser executado nas unidades da Access ou “in company”, diretamente nas instalações do cliente, onde um birô é montado com equipamentos e mão-de-obra especializada para a realização dos serviços.
A Access também oferece possibilidade de utilização de APIs para integrar o serviço de armazenagem aos sistemas da empresa, tornando o serviço mais flexível, seguro e fácil de usar. E por meio do software Scanet, ideal para operações descentralizadas e totalmente integrado ao portal All Store, torna a integração de documentos capturados em diferentes locais mais fácil e eficiente, permitindo que essas informações sejam disponibilizadas no portal e garantindo o acesso aos documentos de qualquer lugar e a qualquer momento.
Entre em contato com nossos especialistas e conheça nossas soluções de digitalização, armazenamento e gestão de documentos. Garanta a segurança das suas informações.
