Um gerenciamento de arquivos bem estruturado é fundamental para qualquer empresa. E o motivo é simples: tornar a recuperação de informações mais ágil e fácil. Apesar disso, nem sempre as empresas implementam técnicas eficazes para organizar esses arquivos, sejam eles físicos ou digitais, e reduzem o caos no ambiente de trabalho.
Quer sejam documentos em papel ou arquivos eletrônicos, é vital mantê-los organizados e acessíveis, caso contrário, é muito fácil deixar um cliente esperando ou perder prazos até que uma informação importante seja encontrada.
Sabemos como é tentador receber um documento físico e colocá-lo em uma gaveta para olhar depois, ou, então, deixar um documento eletrônico na pasta de downloads. Mas, o grande problema, é que esses documentos se acumulam facilmente, se tornando cada vez mais difíceis de serem organizados no futuro.
Então, por que não implementar uma abordagem diferente para o gerenciamento de arquivos, facilitando sua busca e otimizando a segurança dessas informações?
Por que você precisa de um sistema de gerenciamento de arquivos?
O gerenciamento de arquivos tem um papel crítico para uma organização, seja para simplificar processos, reduzir custos ou melhorar a produtividade. Isso deixa claro os benefícios de gerenciar uma grande quantidade de informações com eficiência. E não importa o porte da empresa, mesmo em pequenas operações, o gerenciamento de arquivos contribui para o sucesso dos negócios, ainda mais quando o trabalho remoto faz parte da rotina da organização.
Como cada documento recebido ou criado é tratado da forma correta, o gerenciamento de arquivos torna o acesso a informações críticas para os fluxos de trabalho mais fácil e rápido. E isso é extremamente valioso para o sucesso dos negócios.
Torne o gerenciamento de arquivos mais eficaz
Empresas que levam o processo de gerenciamento de arquivos a sério percebem um rápido aumento da eficiência e produtividade em seus processos. Para isso, algumas dicas podem ajudar:
Evite guardar documentos desnecessários
O ser humano tem o costume de guardar documentos, inclusive alguns desnecessários, para olhar depois ou para que sirvam para alguma coisa no futuro. É importante abandonar esse hábito para tornar o gerenciamento de arquivos mais eficaz. Portanto, analise o conteúdo de cada documento recebido e armazene apenas aqueles que sejam realmente relevantes para as atividades de trabalho. Manter documentos desnecessários armazenados apenas aumenta a bagunça e dificulta sua recuperação.
Nomeie os arquivos e pastas de forma consistente e padronizada
Padronizar a nomenclatura dos arquivos ajuda na recuperação mais rápida. Isso também evita possíveis duplicações ao compartilhar o arquivo com outros usuários. Os arquivos podem ser classificados por nome, tipo de documento e versão, projetos etc., inclusive criando subcategorias, por exemplo, se forem arquivos financeiros é possível categorizar os documentos como compras, despesas, impostos entre outros.
Remova arquivos duplicados
O gerenciamento de arquivos eficiente também permite que arquivos duplicados sejam identificados. Esses arquivos consomem espaço de armazenamento e podem trazer informações desatualizadas, por isso precisam ser removidos. Um software de pesquisa facilita o trabalho de busca e sugere possíveis arquivos duplicados.
Use tags em todos os arquivos
O uso de etiquetas, ou tags, nos documentos é fundamental para o gerenciamento de arquivos e ajuda a encontrar a informação desejada mais rapidamente. Essa marcação pode adicionar informações extras, como datas, eventos, conteúdo relevante ou outras informações que ajudem na sua recuperação.
Armazene documentos relacionados no mesmo lugar
Guardar documentos relacionados juntos facilita a recuperação de informações importantes rapidamente. No lugar de ter uma pasta nomeada “Projetos”, com documentos relacionados a todos os projetos, crie uma subcategoria para cada projeto, armazenando todas as informações em um único lugar.
Separe arquivos de trabalhos em andamento dos trabalhos concluídos
Uma mesa de escritório ou a área de trabalho limpa e organizada tornam o trabalho mais produtivo. Portanto, se o usuário tem o costume de manter arquivos relacionados ao trabalho em andamento em um local de fácil acesso, instrua-o para, em intervalos periódicos, mover os arquivos que não estão mais em uso para a pasta de armazenamento correto.
Centralize o armazenamento de arquivos
Arquivos podem ser armazenados em HDs externos, USBs, laptops e desktops. Isso pode causar uma grande confusão na hora de encontrar um arquivo. Por isso, invista em um sistema de gerenciamento de arquivos centralizado, preferencialmente na nuvem, para garantir acesso fácil e seguro de qualquer lugar, além de tornar o monitoramento desses arquivos mais eficientes.
Evite sobrecarregar as pastas
Com o tempo, as pastas de arquivos podem ficar sobrecarregadas de informações. Por isso, crie subpastas com grupos menores de arquivos. Por exemplo, uma pasta de projetos de marketing, ela pode, ser subdividida por anos e, dentro dessas, por pastas para cada projeto.
Proteja os documentos
A proteção de documentos é um fator-chave para o gerenciamento de arquivos. Para isso, é importante implementar ferramentas de controle de identidade e acesso, criptografia e outras soluções de detecção de intrusão para garantir que as informações estejam devidamente em segurança, atendendo normas de privacidade e conformidade.
Faça backups
Arquivos, documentos, imagens ou vídeos são facilmente perdidos se o computador apresentar algum problema. Para evitar desastres, implemente uma estratégia de backups regulares, certificando que os arquivos estejam indo para um dispositivo externo, como a nuvem, para que, caso algum incidente impeça seu acesso, eles possam ser facilmente recuperados.
Digitalize documentos em papel
Apesar da digitalização crescente nas empresas, todas elas ainda lidam com documentos em papel. Por isso, é essencial implementar uma solução para digitalizar esses documentos, para que possam ser armazenados em um local seguro e que garanta fácil acesso às informações. É importante escolher um sistema que atenda às necessidades da empresa, afinal, não existe um sistema de gerenciamento de arquivos digitais único, então, busque por uma solução quer permita sua personalização.
Como a Access pode te ajudar
Um espaço de trabalho limpo e organizado é fundamental para aumentar a produtividade. A Access disponibiliza aos clientes um conjunto de procedimentos e práticas para organizar arquivos de acordo com as necessidades de cada empresa.
O objetivo é criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e compartilhamento de informações por toda a empresa, eliminando arquivos redundantes, criar tabelas de temporalidade documental, ordenar e agrupar os arquivos por títulos, armazenar e reformular a disposição física dos documentos.
O serviço classifica e indexa os arquivos para tornar seu acesso mais fácil, seguro, com qualidade e controle. Entre em contato e saiba mais.
