A adoção de uma solução de armazenamento de documentos é crucial para garantir o acesso aos dados a qualquer momento. Em um mundo no qual as informações produzidas no dia a dia das organizações são um ativo valioso para os negócios, essa solução contribui para organizar esses documentos, garantindo a precisão, a segurança e a disponibilidade sempre que for preciso.
Armazenar todos esses papeis localmente é um desafio. Eles podem rapidamente sobrecarregar o espaço disponível, ser facilmente perdidos ou se deterioram com o passar do tempo.
É aqui que contratar um serviço de armazenamento externo se torna uma solução prática e eficiente. A contratação de uma solução de armazenamento de documentos também fornece às empresas um nível extra de segurança cibernética, além de contribuir para que regulamentações e normas de privacidade estejam sempre atualizadas, tornando o processo de confiar esses documentos a outra empresa mais confiável.
Qual a importância de manter seus documentos armazenados
Embora muitos desses documentos não precisem ser acessados constantemente, eles trazem informações importantes para as empresas. Podem ser contratos, registros históricos, demonstrações financeiras, documentos de funcionários e outras informações críticas que precisam ser retidas para atender normas de conformidade ou servirem de referência no futuro.
A solução de armazenamento de documentos garante a preservação dessas informações, não importando se são registros em papel, microfilmes, papéis de grande formato ou dados eletrônicos, ao mesmo tempo em que garante seu acesso no momento correto.
Benefícios de contratar uma solução de armazenamento de documentos
Uma solução de gerenciamento e armazenamento de documentos garante que todos os setores de uma empresa sigam processos padronizados para criar, organizar, armazenar, compartilhar e preservar documentos em um ambiente que todo o ciclo de vida dos documentos siga as mesmas etapas, independentemente do formato. E isso fornece diversos benefícios:
Conformidade
Uma solução de armazenamento de documentos adequada garante a conformidade. Documentos em papel são digitalizados e mantidos adequadamente de acordo com regulamentos e práticas específicas para o setor da empresa. E essas informações podem ser recuperadas rapidamente para atender as necessidades dos funcionários e demonstrar processos de conformidade. A Access permite a rápida recuperação desses documentos por meio do portal All Store.
Gerenciamento de desastres
Um sistema eficiente de armazenamento de documentos, sejam por meio de arquivos, pastas com documentos em papel ou um sistema eletrônico, reduz o risco de perder informações. Para isso, um backup eletrônico é criado e permite a restauração de qualquer documento danificado, perdido ou destruído por falhas no sistema, ou outros desastres. Os servidores da Access possuem certificados de segurança garantindo que as informações trafeguem criptografadas e um sistema de Storage de última geração replica automaticamente as informações para uma unidade de contingência, abastecida com no-breaks e geradores, que garantem a continuidade do processamento no caso de algum problema, e, em caso de sinistros, as informações estão armazenadas em um local externo.
Acesso aos documentos
Uma solução de armazenamento de documentos eficaz garante que as informações sejam rapidamente recuperadas, garantindo que apenas usuários autorizados possam acessar os documentos. Um sistema de armazenamento moderno permite um maior controle sobre os dados armazenados, pesquisados ou alterados para fornecer uma maior consistência ao ciclo de vida do documento, por exemplo, cadastrando tags de identificação que tornam a recuperação mais rápida.
Compartilhamento de arquivos
O compartilhamento e acesso a registros físicos é um processo caro e inseguro. Com a utilização de um serviço de armazenamento de documentos apropriado, essas informações podem ser facilmente distribuídas eletronicamente, garantindo seu compartilhamento e acesso de qualquer lugar, além de fortalecer a segurança ao restringir o acesso apenas a usuários que precisem desses documentos para seu trabalho.
Integração com outros aplicativos
Soluções modernas de armazenamento de documentos podem ser facilmente integradas a vários aplicativos e soluções empresariais. Por exemplo, faturas podem ser trocadas entre o marketing e o financeiro, automatizando processos de aprovação e assinatura entre outros. Além disso, a solução de armazenamento digital da Access permite a utilização de APIs para facilitar a integração das informações a outras plataformas, como ERP e CRM, tornando o serviço mais flexível, seguro e fácil de ser utilizado.
Por que contratar um serviço de armazenamento de documentos digital?
O armazenamento de documentos digital reduz drasticamente os custos relacionados aos sistemas baseados em papel, já que não existe a necessidade de manutenção de um espaço físico para os documentos.
O Portal All Store, da Access, fornece uma solução completa para o armazenamento e gestão de documentos, permitindo que o usuário importe, classifique, pesquise e armazene seus arquivos digitais, além de adicionar anotações, índices de texto e processar documentos automaticamente e permitir acesso aos documentos físicos digitalizados.
Mais do que ser apenas um serviço de armazenamento, o portal é uma solução completa para o gerenciamento de documentos eletrônicos, oferecendo segurança (todo o tráfego de dados é criptografado), agilidade (acesso por meio de qualquer dispositivo conectado) e eficiência aos usuários que podem solicitar serviços e acessar suas informações online, garantindo os controles necessários para ganhar produtividade e agilidade.
A plataforma permite:
- Solicitar coleta, retirada, digitalização, expurgo e destruição de documentos
- Solicitar novas cartonagens e lacres para envio de arquivos
- Visualizar o status de solicitação em tempo real
- Indexar arquivos
- Agrupar arquivos por temas, como departamentos, processos ou centro de custos
- Restringir e personalizar acessos
- Pesquisar e alimentar o sistema via upload manual ou API
- Validar regras documentais
- Acessar dashboards personalizados para maior controle dos processos
O sistema de armazenamento e gerenciamento eletrônico de documentos da Access, além de garantir maior segurança na manipulação das informações, traz diversos benefícios para a empresa. Ele facilita o compartilhamento de informações entre equipes, contribui para aumentar a eficiência na entrega de projetos e torna o gerenciamento de documentos muito mais seguro, atendendo às mais diversas normas e regulamentos de privacidade, como a LGPD.
Com o serviço de armazenamento de documentos Access, a empresa não precisa se preocupar com investimentos em infraestrutura física, hardware ou servidores. Todos os dados, imagens digitalizadas e arquivos eletrônicos são armazenados em um Storage e podem ser acessados pelo portal All Store. Entre em contato e conheça nossas soluções.
