Organizar arquivos digitais é um dos processos mais simples e negligenciados por diversas organizações, tornando a recuperação de documentos uma tarefa inglória, exigindo cliques desnecessários simplesmente para encontrar uma pasta ou arquivo específico. Esse processo de organização, por mais banal que possa parecer, tem impacto direto na produtividade dos funcionários, já que faz com que ele desperdicem um tempo precioso que poderia ser dedicado a outras tarefas mais importantes.
Em uma era digitalizada, em que as pessoas acessam e armazenam inúmeros documentos diretamente no computador, organizar arquivos digitais é fundamental para o bom andamento dos fluxos de trabalho, já que ajuda a economizar tempo para acessar as informações, aumentando a produtividade e contribuindo para tornar o processo de decisões mais ágil. Além disso, também aumenta a segurança cibernética, reduz custos e o desperdício de recursos.
Como organizar arquivos digitais
Como as pessoas usam diversos dispositivos diferentes, isso, de acordo com a Adobe, pode gerar um acúmulo de “detritos digitais, tornando os dispositivos e o fluxo de trabalho mais lentos”. Mas há algumas práticas que podem ser seguidas para organizar arquivos digitais com eficiência, seja no próprio computador, na nuvem ou em servidores no local:
Faça um plano para organizar os arquivos digitais
Antes de começar a organizar os arquivos, é essencial pensar nas necessidades da organização. Para isso, identifique quais arquivos são acessados com frequência e quais são os mais difíceis de manter organizados. Aproveite e faça da organização parte da rotina de trabalho, limpando os arquivos e excluindo arquivos desnecessários.
Não salve arquivos digitais na área de trabalho
O primeiro passo é manter a área de trabalho limpa. Todos os arquivos devem ser mantidos no servidor, para tornar seu acesso e compartilhamento mais fácil e eficiente.
Limite a criação de pastas
A maioria dos arquivos pode ser armazenado em uma única pasta, desde que sejam nomeados e mantidos de acordo com sua hierarquia. A criação de pastas deve ocorrer apenas se diversos arquivos semelhantes forem criados, evitando a criação de uma árvore de pastas com várias camadas desnecessárias.
Nomeie os arquivos e pastas estrategicamente
O foco de organizar arquivos digitais é torná-los mais fáceis de serem encontrados, e a forma com que esses arquivos e pastas são nomeados tem impacto direto nesse processo. Alguns exemplos envolvem nomeá-los por data, por departamento, por tipo de documento ou projeto. Seja consistente e lógico, adicionando tags, utilizando uma nomenclatura uniforme para cada tipo de arquivo.
Padronize os tipos de documentos
Acessar arquivos digitais em sistemas diferentes pode criar problemas de compatibilidade, alterando a forma com que esses arquivos são apresentados ou até mesmo causando problemas de formatação. Ao padronizar ou converter os arquivos, é possível torná-los acessíveis em qualquer sistema. Além disso, é possível também economizar espaço de armazenamento. Ao converter um arquivo em PowerPoint em PDF, por exemplo, o tamanho do arquivo pode ser reduzido ao compactar animações ou transições, mas preservando o conteúdo essencial.
Mescle documentos estrategicamente
Manter arquivos como parte de um conjunto maior de dados, permitindo que não sejam acessados individualmente, é importante para manter documentos importantes juntos, por exemplo, documentos fiscais de anos diferentes, facilitando a busca e até economizando espaço.
Crie um sistema de agrupamento de pastas
Esse sistema agrupa arquivos semelhantes e cria subgrupos para facilitar a busca pelos arquivos digitais. Para criar o agrupamento, é necessário considerar categorias úteis para facilitar o acesso, rotulando pastas de alto nível de acordo com as necessidades para tornar o fluxo de trabalho mais eficiente.
Compacte os arquivos
Arquivos compactados são a melhor forma de reduzir seu tamanho e eliminar informações redundantes, tornando-os mais fáceis de serem armazenados. Além disso, eles são facilmente descompactados em alguns cliques.
Invista em uma solução de organização de arquivos
Um software de organização de arquivos digitais permite a aplicação de tags, agrupamento automático e contribui para manter a consistência com convenções de nomenclatura e esquemas organizacionais, permitindo o acesso aos arquivos em qualquer lugar.
Proteja arquivos digitais confidenciais
A proteção de dados é essencial para a organização de arquivos digitais, portanto, algumas estratégias devem ser adotadas para garantir a proteção dos dados, como incorporar senhas para o acesso a arquivos e pastas, desativar a opção de download e a opção de edição e fornecer acesso somente leitura.
Automatize a organização dos arquivos
Apesar de ser possível realizar todos esses processos acima manualmente, automatizá-los é a forma mais eficiente de organizá-los. Há diversas ferramentas no mercado que fazem esse processo, mas alguns recursos são essenciais, como permitir a classificação, acesso, nomenclatura dos documentos entre outros, sem que seja necessária a intervenção humana. A solução também precisa realizar uploads e exportar diversos tipos de documento sem convertê-los e fornecer um sistema OCR para a captura automática de dados e classificação. Além disso, deve oferecer um sistema robusto e seguro de armazenamento.
Terceirize a organização dos seus arquivos
A Access oferece aos clientes o serviço de Organização Arquivística que, por meio de um conjunto de procedimentos, organiza os arquivos de acordo com o detalhamento do projeto acertado com a empresa contratante.
O objetivo é criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos internamente nas empresas, eliminando documentos redundantes (sem valor histórico ou para os processos e/ou com prazos de retenção vencidos), criar tabelas de temporalidade, ordenar e agrupar os arquivos por títulos, armazenar e reformular a disposição física dos arquivos.
Os arquivos, então, são disponibilizados no Portal All Store, garantindo maior segurança, integração e agilidade na recuperação dos documentos, otimizando a gestão de documentos e melhorando a eficiência dos processos de negócios.
Mais que um simples “storage”, o Portal All Store é uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos que permite ao cliente solicitar serviços e acessos a diversos relatórios on-line, com todos os controles necessários para garantir a segurança cibernética, a produtividade e a agilidade no dia a dia, impactando positivamente nos resultados da organização.
Além disso, o All Store facilita o compartilhamento de informações entre equipes, contribuindo para aumentar a eficiência na entrega de projetos e aumentando a velocidade na execução de processos, tornando o fluxo de trabalho mais ágil e eficaz. Entre em contato e saiba mais.
