A captura de dados é essencial para o futuro da digitalização em uma era cada vez mais digital. É por ela que dados são extraídos ou convertidos das mais diversas fontes, desde documentos físicos e digitais — como informações em texto, número, imagens, vídeos entre outros, e transformados para um formato estruturado e legível, permitindo seu processamento, análise e acesso.
A primeira imagem digitalizada que se tem notícia foi feita por Russell Kirsh, em 1957, e ajudou a impulsionar a revolução da tecnologia da informação. A partir dessa primeira digitalização, surgiram faxes, códigos de barras utilizados em embalagens, editoração eletrônica, fotografia digital, tomografias computadorizadas e uma infinidade de outras tecnologias de imagem.
Na década de 1990, à medida que a resolução melhorava, a maioria das empresas utilizava soluções de captura de dados para transformar suas fotos e documentos físicos em cópias digitais. No entanto, os documentos ainda precisavam ser manuseados, classificados e arquivados manualmente depois de digitalizados. Esse processo demorado e tedioso limitava a utilidade das tecnologias de imagem, fazendo com que as empresas procurassem maneiras mais simples e produtivas de digitalizar e gerenciar seus documentos.
Introduzido pela primeira vez como uma ferramenta para deficientes visuais, o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) pegou a palavra escrita e a converteu em um formato digital, com o computador reconhecendo o texto e até mesmo lendo em voz alta. Ao longo dos anos, essas soluções se adaptaram e crescer e, agora, completam muitas práticas comuns, incluindo entradas de dados, reconhecimento automático e extração de informações de documentos.
Muitas empresas usam essa solução de imagem para indexar e classificar informações em bancos de dados para oferecer suporte a programações de retenção sofisticadas, liberando os funcionários para iniciativas mais estratégicas.
Embora a tecnologia OCR tenha permitido que muitas organizações trabalhassem com eficiência, ela também apresenta desafios próprios. À medida que os negócios e o mundo digital continuam a evoluir, o software necessário para acompanhar essa transformação deve fornecer ainda mais adaptabilidade.
O problema com os sistemas tradicionais de captura de dados
Mais do que nunca, as organizações estão procurando maneiras de facilitar a colaboração e o acesso às informações para suas equipes. Os funcionários precisam ser capazes de encontrar os documentos e dados de que precisam quando precisam. Infelizmente, com as soluções tradicionais de captura de dados, isso continua sendo um desafio. Pesquisa da AIIM revelou que muitas organizações estão lutando com suas soluções atuais de captura de dados por vários motivos:
Múltiplos tipos de documentos
As organizações processam uma ampla variedade de tipos de documentos, incluindo faturas, recibos, transações, aplicações etc. Cada um desses tipos de documentos precisa ser processado, armazenado e descartado de forma diferente, de acordo com diversos cronogramas de retenção. Os sistemas tradicionais de captura de dados não se adaptam bem a esses vários tipos de documentos.
Incompatibilidade entre software e dados
A maioria das soluções de captura de dados foi projetada para trabalhar com informações altamente estruturadas e fluxos de trabalho predeterminados. Enquanto isso, mais de 60% das informações que as empresas estão capturando não são estruturadas.
Facilidade de uso
65% das organizações acreditam que sua solução de captura atual é muito complicada para ser usada por um trabalhador do conhecimento típico. Os funcionários, acabam gastando mais tempo tentando descobrir seu sistema do que realmente usá-lo.
Mais, mais, mais
Mais regulamentações, mais tecnologia, mais tipos de documentos, mais informações. As organizações enfrentam cada vez mais essas mudanças no dia a dia. A solução que eles usam, portanto, deve ser escalável e adaptável para acompanhar suas crescentes necessidades.
Uma solução de captura de dados inteligente é o futuro da digitalização
Na economia da informação atual, as organizações precisam de uma solução de captura de dados que continue a se adaptar ao longo do tempo. Embora o futuro da tecnologia possa não ser totalmente claro, vemos como a Internet das Coisas (IoT), Big Data, políticas “traga seu próprio dispositivo” (BYOD) e muito mais estão mudando a maneira como trabalhamos e onde trabalhamos.
As organizações que simplificam, padronizam e automatizam seus sistemas de captura de dados poderão transformar suas operações de negócios e liberar o valor das informações e percepções atualmente enclausuradas em seus registros de papel.
Ao contrário dos sistemas tradicionais de captura de dados, a captura inteligente identifica e extrai informações críticas de documentos em papel e eletrônicos sem a necessidade de orientação de uma pessoa.
Regras de negócios, regulamentações do setor e uma estrutura clara podem ser programadas no sistema, permitindo extrair informações valiosas do documento, classificando adequadamente e acionando de acordo. Por isso, a captura inteligente pode ajudá-lo a:
- Aumentar a eficiência liberando seus funcionários para se concentrarem em tarefas e projetos mais críticos
- Melhorar a colaboração, permitindo que os membros da equipe acessem as mesmas informações a qualquer momento e de qualquer lugar.
- Melhorar a segurança roteando informações para os repositórios corretos à medida que são criadas e aplicando permissões de acesso, protegendo sua organização contra perda de dados e violações devastadoras.
- Simplificar a conformidade classificando automaticamente as informações e classificando-as no recipiente de retenção apropriado, tornando-as facilmente acessíveis em caso de auditoria ou algum litígio.
- Identificar quaisquer documentos expirados ou desatualizados a serem destruídos, bem como estabelecer a destruição segura para diferentes tipos de documentos dentro do sistema.
- Fornecer análise de metadados sobre os tipos de documentos e registros, bem como sobre os dados extraídos desses registros, gerando insights acionáveis para melhorar o processo de tomada de decisões.
Introdução à captura inteligente
Para alcançar uma transformação digital significativa, a maioria das organizações mudou sua perspectiva sobre a captura de informações de algo que é feito para fins de arquivamento para algo que ajuda a habilitar processos digitais em primeiro lugar.
Se a captura de dados estiver atrasando seus esforços de transformação digital, o Access Unify™ poderá trazer seu projeto de volta à velocidade. Aproveitando os avanços mais recentes em inteligência artificial (IA) para identificar e classificar tipos de registros e metadados, o Access Unfiy garante que seus documentos sejam digitalizados de uma forma que priorize a acessibilidade e capacidade de pesquisa de dados.
Os centros de imagens da Access contam com profissionais qualificados, certificação CDIA+ e scanners de última geração para transformar informações originalmente criadas nos mais diferentes formatos, possibilitando seu armazenamento digital no sistema All Store (GED) e garantindo acesso por meio de qualquer dispositivo. Entre em contato e saiba mais.
