A proteção de dados é um tema central para a empresas modernas. Em uma era em que a informação se torna cada vez mais digital, conceitos tradicionais de segurança cibernética precisam ser atualizados para lidar com ameaças mais complexas. Ao mesmo tempo, requisitos de acesso e compartilhamento de documentos se tornam cada vez mais rígidos e, em alguns casos, chegam até a impactar na produtividade.
Com mais dados circulando nas mais diversas nuvens, a privacidade e proteção a essas informações deixaram de ser apenas uma preocupação da área de TI e passaram a fazer parte do dia a dia de toda a organização. Ataques cibernéticos sofisticados se aproveitam dessa realidade interconectada que beneficia os negócios, exigindo das empresas a implementação de uma política de segurança robusta e que também atenda às mais diferentes leis e regulamentos voltados para proteção de dados e privacidade.
O resultado é que se torna cada vez mais difícil para as organizações protegerem suas informações. Por exemplo, enquanto na União Europeia a proteção a dados pessoais é um direito dos usuários, nos Estados Unidos o acesso e compartilhamento dessas informações é mais bem aceito e isso implica na maneira com que essas informações são protegidas. Ou seja, o nível de proteção de dados está, também, interligado às mais diferentes regras, com base no país em que essas informações são geradas ou armazenadas.
Proteção de dados e a nuvem
De acordo com a Statista, atualmente, mais de 60% de todos os dados corporativos já estão armazenados na nuvem, com 71% das organizações utilizando mais de três provedores de infraestrutura, segundo a Enterprise Strategy Group. Isso deixa claro que para tratar corretamente essa infinidade de dados, as empresas observam dificuldades com a forma que essas informações foram coletadas e se elas estão sendo gerenciadas corretamente.
Pesquisa da Splunk mostra que 64% dos profissionais de segurança entrevistados consideram um desafio acompanhar novos requisitos de segurança e conformidade. A adesão aos serviços em nuvem traz uma questão que precisa ser considerada pela área de TI, que é a capacidade de lidar com esses regulamentos, que pode ser extremamente difícil sem o apoio de uma empresa especializada na gestão de documentos que trabalhe em conjunto com a equipe de TI e segurança. Dessa forma, a organização consegue entender onde seus dados estão armazenados, qual seu grau de exposição e os riscos que está correndo.
Entretanto, existe uma lacuna que ainda precisa ser vencida para que a proteção de dados se torne realmente eficiente. Muitos processos continuam sendo executados de forma manual e com abordagens de gestão de documentos defasadas. Ao mesmo tempo que muitas empresas investem tempo e dinheiro na prevenção de possíveis violações e no cumprimento de regulamentos, seus documentos são gerenciados ineficientemente.
Como o gerenciamento de documentos pode ajudar?
A proteção de dados é vista como fundamental para evitar o uso indevido das informações, mas também como um recurso necessário para impedir a exclusão não autorizada ou falsificação de dados. E isso é ainda mais crítico em relação à necessidade de proteger a privacidade de dados pessoais.
Numa era em que dados são coletados aos milhares, entender como eles são tratados é essencial para atender às mais diferentes regras de conformidade. Por exemplo, leis, como a LGPD, conferem às pessoas direitos de acesso aos seus dados, permitindo que solicitem que sejam alterados ou excluídos a qualquer momento. Portanto, pensar na privacidade envolve implementar controles para a coleta, uso, armazenamento e compartilhamento dessas informações.
Entretanto, é importante ressaltar que à medida que a empresa cresce, os riscos também aumentam potencialmente, bastando uma brecha no gerenciamento de documentos para que hackers aproveitem a chance para terem acesso a informações críticas e confidenciais. Um sistema robusto de gerenciamento de documentos permite que a empresa integre controles para garantir maior segurança cibernética e conformidade com regulamentos de privacidade.
Por que adotar um sistema de gerenciamento de documentos
O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), basicamente, fornece às organizações os recursos para controlar suas informações digitalmente, automatizando a coleta, proteção de dados, armazenamento, categorização, aprovação e gestão de arquivos. O sistema permite o registro de todas as atividades relacionadas aos arquivos de documentos, fornece backup baseado na nuvem e organiza os arquivos.
Como o GED pode melhorar a proteção de dados?
É muito mais barato prevenir um ataque cibernético que agir apenas depois que ele foi identificado. E uma solução GED contribui para otimizar a proteção de dados:
Gerenciamento seguro de documentos
Gerenciar documentos também diz respeito a controlar o acesso às informações, implementando senhas fortes, acesso restrito, pastas e arquivos invisíveis entre outros recursos. Isso fornece à organização um controle mais eficiente sobre suas informações e reduz possíveis vulnerabilidades.
Segurança na nuvem
Um GED baseado na nuvem garante às empresas acesso a serviços confiáveis de proteção de dados. Na nuvem, dados podem ser visualizados apenas por usuários autorizados, ocultando, protegendo e removendo arquivos sempre que necessário, por meio de qualquer dispositivo.
Backup de dados
Perda, roubo, sabotagem, manipulação de dados. Prever todos os cenários, apesar de ajudar a reduzir riscos, não impede totalmente que informações importantes sejam perdidas. Com o uso de um sistema GED, essas informações são facilmente copiadas para outros servidores, facilitando sua recuperação no caso de algum incidente. O sistema, ainda, permite que o processo de backup seja automatizado para acontecer em segundo plano, sem que seja necessária a intervenção humana.
Segurança física
Os servidores que armazenam os dados de um sistema GED oferecem um controle aprimorado para garantir a segurança física das informações. Esses servidores fornecem um sistema de controle de acesso e sistemas de monitoramento para evitar falta de energia e controlar a temperatura e umidade entre outros fatores que garantem o menor tempo de inatividade possível.
Como a Access pode ajudar sua empresa
A Access disponibiliza aos clientes serviços de digitalização, guarda e gestão de documentos, permitindo que os clientes armazenem e acesses todos os dados, imagens digitalizadas e arquivos eletrônicos em servidores seguros.
Por meio do portal All Store, plataforma online da Access, as informações são mantidas criptografadas, com replicação automática para uma unidade de contingências, no-breaks e geradores que garantem a continuidade da operação no caso de falta de energia. Além disso, no caso de algum incidente, todas as informações são mantidas em um Storage externo localizado na unidade Access de Itupeva.
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