Manter arquivos digitais organizados pode ser uma tarefa árdua e tediosa, mas extremamente necessária para tornar sua recuperação mais rápida e fácil, catalogar e usar com eficiência no dia a dia de trabalho. E esse processo, que a princípio parece complexo, pode ser mais fácil do que parece. Afinal, a tecnologia está disponível para ajudar na configuração de uma estrutura de arquivos que se adapte às necessidades da empresa.
Contratos, extratos, documentos, imagens, vídeos. Sejam arquivos físicos ou digitais, gerenciar com eficiência esses arquivos, é parte fundamental dos negócios, entretanto, de acordo com a Elastic, 57% dos trabalhadores dizem que um de seus principais problemas no escritório é encontrar arquivos e documentos que precisa. Mas é possível vencer esse desafio, economizar tempo e organizar corretamente esses arquivos digitais se algumas práticas forem seguidas, e o primeiro passo é escolher uma plataforma de gestão de documentos e registros que atenda aos requisitos da empresa e comunicar a estratégia de forma clara e transparente por toda a empresa.
Organizando arquivos digitais
A organização lógica de arquivos digitais, muitas vezes, é prejudicada por erros cometidos pelos funcionários na hora de organizar esses arquivos. Mas o que as práticas de arquivamento digital oferecem para tornar esse processo mais simples e ágil? Simples, elas garantem que a informação seja encontrada rapidamente no momento certo, sem que seja necessário classificar diversos arquivos desnecessários.
Defina metas
Sem planejamento, a organização de arquivos digitais pode se tornar um pesadelo, então, é essencial definir metas para evitar que o uso de recursos e tempo se tornem excessivos e prejudiquem o fluxo de trabalho. O primeiro passo é responder a algumas questões:
• Qual o tempo disponível para tocar o projeto?
• Quando ele começa?
• Como saber se foi bem-sucedido?
• Quem precisa conhecer o sistema de organização de arquivos digitais?
Defina os recursos
Conversar com os líderes de cada setor é um passo importante para entender as prioridades e como propor melhorias para o sistema de organização de arquivos digitais. Para isso, entenda o que eles acham do sistema atual, o que pode ser melhorado e quais as dificuldades para encontrar informações. Isso feito, é necessário elencar os recursos necessários para começar o projeto: as ferramentas que serão utilizadas, determinar se o armazenamento será no local ou na nuvem, e, principalmente, determinar o tempo diário que será dedicado para iniciar a organização.
Analise os documentos
Salvar todos os documentos, pode ser contraproducente, pois é possível que muitos dos arquivos tragam documentos duplicados. Então é essencial analisar esses arquivos e excluir os desnecessários antes de começar a organização e perder tempo para eliminá-los no futuro. Crie também um cronograma de destruição segura de documentos para serem descartados corretamente.
Organize os arquivos
Qual a melhor maneira de organizar arquivos digitais? Por nome, data, projeto ou departamento? A prática recomendada é começar com categorias mais amplas, como o departamento, e depois ir descendo para as subpastas (nome, data, projeto, etc.). Mas isso pode variar conforme as necessidades da empresa, por exemplo, pode ser mais eficiente organizar por nome ou projeto e apenas depois por departamento.
Da mesma forma é possível usar os recursos do próprio computador para classificar os arquivos, por exemplo, por nome, data, tipo, tamanho. Isso permite que uma grande quantidade de arquivos seja organizada rapidamente e movida para uma pasta específica. No mercado há diversas ferramentas que auxiliam na renomeação de arquivos em massa para manter a padronização da nomenclatura.
Escolha a nomenclatura do arquivo
Usar nomes genéricos, como “plano_de_marketing1.doc” não ajuda em sua organização, então, é essencial ser mais específico e seguir a organização escolhida na etapa anterior. Por exemplo, se a escolha for organizar por departamento, então o nome do arquivo pode ficar “nomedodepartamento_nomedoprojeto_data.doc”, de forma que a busca seja facilitada.
Conte com um sistema de controle de versão
A forma mais fácil de controlar versões é usar um único arquivo armazenado em um servidor compartilhado. Assim, todos os envolvidos trabalham com uma única fonte e podem colaborar em tempo real. Outra forma é criar uma nomenclatura que permita a identificação de cada versão e o responsável pela edição. Uma plataforma de gestão de arquivos permite controlar versões e manter um registro de cada edição realizada.
Implemente um sistema de segurança
A segurança de dados é fundamental para o gerenciamento de documentos e deve ser contemplada na organização de arquivos digitais. Para isso, configurações de acesso e compartilhamento de arquivos e pastas precisam ser definidas, indicando quem pode acessar, editar ou excluir determinado arquivo e com quem ele pode ser compartilhado. Então, defina senhas de acesso para arquivos e pastas, conceda a permissão de somente leitura para usuários que não precisam editar os arquivos, impeça que eles sejam baixados ou compartilhados.
Comunique a todos
De nada adianta criar uma estratégia para organizar arquivos digitais se ela não for compartilhada com todos em uma organização. Para isso, é importante se reunir com cada departamento para divulgar as novas regras de organização e tirar possíveis dúvidas. Na sequência, a estratégia deve ser divulgada no quadro de avisos da empresa ou intranet e, por fim, crie uma pasta modelo para que seja usada como exemplo por todos.
Realize backups regularmente
Apesar de não ter ligação com a organização de arquivos digitais, é essencial instruir a todos os funcionários para que façam backup dos arquivos regularmente. Uma solução de gestão de documentos já faz o trabalho de salvar esses arquivos na nuvem, criptografando as informações e mantendo backups redundantes, mas se houver a necessidade de manter arquivos em um dispositivo, é necessário criar a cultura de salvar uma cópia também na nuvem, mantendo a nomenclatura definida anteriormente.
Monitore o sistema
Nem todos os funcionários irão seguir as recomendações imediatamente, por isso é importante monitorar o sistema para encontrar inconsistências e conversar com os usuários para manterem os arquivos organizados. Solicite feedbacks e faça as alterações necessárias para deixar o sistema mais eficiente.
Busque apoio com um especialista
Claro, é possível implementar todas essas práticas internamente, mas buscar o apoio de um provedor especializado na gestão de arquivos digitais, como a Access, pode tornar o processo muito mais rápido e eficiente.
Por meio de um conjunto de procedimentos, os arquivos são organizados de acordo com os requisitos da empresa com o objetivo de permitir maior controle e monitoramento do armazenamento de arquivos e tráfego de documentos, eliminando arquivos redundantes, criando um cronograma de destruição segura, classificando e indexando os arquivos para viabilizar sua localização e acesso com segurança e qualidade. Entre em contato e conheça nosso serviço de organização de arquivos digitais.
