Iniciar uma jornada de digitalização e realizar a transição para operações sem papel ou com pouca utilização de documentos físicos pode apresentar diversos desafios para as organizações, incluindo potenciais custos diretos, aumento de escala e alinhamento da empresa em torno de iniciativas de digitalização.
Para que esses esforços sejam recompensados, e preciso ter firmeza em determinados fatores, como a seleção da melhor tecnologia, a implementação de políticas e procedimentos rigorosos em relação à conformidade e governança da informação, e a capacidade de identificar soluções escaláveis que se ajustem ao orçamento da empresa.
Para facilitar a jornada de digitalização, conhecer alguns fatores críticos contribui para garantir que os resultados da digitalização sejam consistentes com as expectativas das regulamentações de conformidade e das metas organizacionais — do início ao fim!
Crie um plano de digitalização
Ter um plano em vigor antes de iniciar a jornada de digitalização é vital para o sucesso. Descrever no plano quais documentos devem ser arquivados, digitalizados ou transferidos para formatos digitais ajudará a controlar custos, aumentar o escala do projeto e garantir que todas as partes interessadas estejam alinhadas com os mesmos objetivos.
“Muitas vezes [com clientes Access] vemos várias organizações em que departamentos diferentes estão na jornada de digitalização, mas ninguém consegue concordar sobre quem toma decisões sobre o que vai acontecer”, observou Greg Grospitch durante um webinar.
É preciso ter em mente que a digitalização não envolve apenas digitalizar todos os registros físicos possíveis — uma abordagem híbrida é de longe a mais eficaz. Arquivar documentos inativos, digitalizar registros ativos e mudar para formatos digitais criará um fluxo de trabalho mais eficiente. Ao adotar processos e ferramentas digitais, as empresas podem reduzir custos e, ao mesmo tempo, obter informações valiosas sobre seus processos e operações.
Dito isto, não perca muito tempo na fase de planejamento. Como disse o General Patton, oficial do Exercício dos Estados Unidos que liderou as formas do país no Mediterrâneo e Europa durante a Segunda Guerra Mundial, “um bom plano executado com violência agora é melhor do que um plano perfeito executado em algum tempo indefinido no futuro”.
Depois de ter o plano, é possível procura um parceiro com os recursos certos para apoiar a organização.
Encontre o parceiro certo
Encontrar um parceiro ideal para a jornada de digitalização e gestão de registros é essencial para gerenciar o processo legalmente.
É importante observar os recursos de digitalização de um potencial parceiro. Por exemplo, esse parceiro deve ser capaz de escanear e digitalizar com segurança registros físicos em formatos digitais, incluindo PDFs, TIFFs, JPEGs etc., em uma resolução alta o suficiente para que nenhuma informação seja perdida, ao mesmo tempo em que aplica os metadados apropriados à medida que os documentos são inseridos em um repositório seguro.
Ao explorar diferentes opções de fornecedores, é importante não julgá-los apenas pelo preço. “Existem tantas variáveis em um projeto de digitalização ou conversão que é um processo realmente complexo”, comenta Grospitch. “Eu encorajaria você a encontrar alguém que entenda o motivo pelo qual está fazendo isso e possa ajudar a orientá-lo pelo caminho.”
Outra qualidade a procurar em um parceiro é ter uma experiência holística em todo o ciclo de vida da informação. Embora o foco esteja nos esforços de digitalização, essas prioridades podem mudar com o tempo.
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Garanta segurança e conformidade
Durante décadas, o padrão foi apenas reter informações indefinidamente. Mas entre a crescente quantidade de dados gerenciados pelas organizações e o aumento das regulamentações em relação à privacidade e à retenção de registros, está não é mais uma opção.
Para garantir a conformidade de segurança, realize uma auditoria e análise de lacunas, identificando quais informações são armazenadas, onde e sob quais condições. Se houver arquivos inativos, e que raramente são acessados, em uma sala de arquivos, mas que devem ser retidos, mova-os para fora do local para liberar esse espaço valioso e garantir que não caiam em mãos erradas.
Se você tiver arquivos físicos que precisam ser acessados com frequência, eles são os principais candidatos para a jornada de digitalização. Depois de digitalizar seus documentos, a versão física provavelmente poderá ser descartada. “Nove em cada dez organizações que trabalhamos optam por destruir as cópias físicas”, explica Grospich. “Embora isso nem sempre seja uma opção, por causa de regulamentos e coisas assim, quando você puder, deve fazê-lo, pois ajuda no controle de versão.”
Por fim, os arquivos que não estão em uso e não precisam ser retidos provavelmente poderão ser descartados com segurança de acordo com suas políticas internas.
Considerações finais
Se você realmente quer implementar processos simplificados para o gerenciamento de registros, comece a fazer mudanças hoje mesmo — desde a criação de um plano até a parceria com o provedor correto — e aproveite tudo o que as formas de trabalho digitais podem oferecer.
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