O arquivamento digital é fundamental em uma era em que os dados enfrentam ameaças de perda e dificuldades de acesso. Organizações de todos os tamanhos lutam contra desafios para gerir, organizar e facilitar o acesso a um grande volume e variedade de informações.
A crescente prevalência de conteúdo digital, incluindo e-mails, mídias sociais, mensagens de texto e comunicações internas, acrescenta uma maior complexidade ao armazenamento e ao acesso a arquivos quando necessário. Além disso, o fluxo de registros físicos exige a adoção de um gerenciamento abrangente ao longo de todo o ciclo de vida das informações — desde a digitalização e indexação, passando pelo armazenamento e cronograma de destruição.
Embora nem todos os documentos em papel sejam essenciais para as operações diárias, pode ser necessário mantê-los para cumprir normas legais ou outros requisitos regulamentares. E é aqui que o arquivamento digital se torna cada vez mais crucial para as organizações. Continue lendo nosso artigo para explorar a importância do arquivamento digital e como as organizações o adotam para promover acessibilidade, conformidade e preservação.
Por que o arquivamento digital é importante?
No cenário digital atual, no qual a informação é vulnerável à perda ou à falta de acesso, o arquivamento digital eficaz se torna crucial para garantir a integridade e facilidade de recuperação das informações. Além disso, dada a ênfase crescente na segurança e na conformidade, as organizações devem manter um inventário de dados abrangente. Isso significa que elas precisam entender quais registros possuem, a localização dessas informações, o formato e se existem duplicatas. Com o arquivamento digital, elas podem ter a certeza de que os arquivos essenciais serão preservados e poderão ser recuperados a qualquer momento.
Aqui estão algumas das vantagens do arquivamento digital:
- Elimina a necessidade de espaço de armazenamento físico e os custos associados à manutenção e gestão de registros em papel
- Melhora a acessibilidade e garante que as organizações possam aceder e utilizar os seus registros e as informações históricas, que os documentos estejam disponíveis em qualquer dispositivo em todo o mundo e que possam ser recuperados rapidamente
- Protege documentos e informações históricas contra deterioração, perda ou roubo
- Aborda questões de segurança, fornecendo acesso controlado a dados confidenciais e garantindo que o conteúdo esteja em conformidade com os padrões legais e regulamentações do setor
Quem está arquivando e por quê?
O arquivamento digital está se tornando cada vez mais importante à medida que o volume de conteúdo digital continua a crescer exponencialmente, criando um número assustador de arquivos que exigem organização, armazenamento e recuperação imediata. Desde museus a empresa globais e agências governamentais, o arquivamento digital é utilizado pelos mais diversos setores sendo impulsionado por diferentes fatores, incluindo a abordagem de ameaças à segurança, a garantia de acessibilidade global de documentos e registros, o aumento da eficiência operacional, entre muitos outros.
Museus
Graças ao arquivamento digital, é possível visitar alguns dos melhores museus do mundo sem precisar sair de casa. Do Louvre ao Museu Britânico, instituições pelo planeta estão adotando práticas de arquivamento digital para proteger documentos e peças contra roubo e perda potencial, ao mesmo tempo em que facilitam a visualização on-line.
Depois de perder mais de 1500 peças de seu acervo, o Museu Britânico anunciou planos de digitalizar toda sua coleção permanente, totalizando mais de oito milhões de peças. O projeto exigirá documentação e upload de mais de 2,4 milhões de registros e deve levar mais de cinco anos para ser concluído. O Louvre também digitalizou 482 mil obras de arte em seu banco de dados de coleções.
Corporações multinacionais
As grandes organizações utilizam o arquivamento digital para melhorar a eficiência e a colaboração, garantindo que o conteúdo esteja prontamente disponível em toda a empresa, preservando ao mesmo tempo seu histórico.
Por exemplo, a Coca-Cola tornou-se a primeira empresa não relacionada com os meios de comunicação a aproveitar o arquivamento digital para contar com um recurso poderoso para gerir um século de ícones de marketing corporativo e publicidade. Essa biblioteca de ativos permite que os funcionários acessem e usem facilmente o material para projetos futuros e tragam de volta à vida ícones nostálgicos de marketing da empresa.
Organizações de saúde
As organizações de saúde têm um volume significativo de registros para gerir e uma grande urgência pela utilização de soluções integradas que permitam o acesso rápido e seguro a informações físicas e digitais armazenadas.
Na área de saúde, serviços de arquivamento digital (recentemente adquiridos pela Access) melhoram a eficiência, a segurança e a acessibilidade dos registros dos pacientes, permitindo às organizações do setor prestar cuidados de maior qualidade, ao mesmo tempo em que reduzem os custos operacionais e mitigam possíveis riscos.
Agências governamentais
As agências governamentais utilizam o arquivamento digital para fortalecer a democracia nacional por meio do acesso público a registros e informações governamentais de alto valor.
O acervo arquivístico da Administração Nacional de Arquivos e Registros (NARA), nos Estados Unidos, por exemplo, inclui mais de 12 bilhões de páginas de documentos únicos. No Brasil, o acervo digital da Biblioteca Nacional dá acesso a milhares de documentos cartográficos, iconográficos, manuscritos, músicas, arquivos sonoros, obras gerais e raras, periódicos, obras de referência e coleções, totalizando cerca de 9 bilhões de itens.
Para lidar com um número significativo de peças, essas instituições focam na acessibilidade e no fornecimento de acesso público aos materiais de arquivo mais importantes. Além disso, procuram incentivar instituições privadas e outras organizações a reutilizarem o seu acervo digital de maneiras novas e criativas.
Como a Access pode te ajudar?
Com a abundância de conteúdo sendo gerado atualmente pelas empresas, tanto em formato digital como físico, surge a questão de como reter e gerenciar adequadamente os dados para maximizar a eficiência, a colaboração, a acessibilidade e a conformidade por todos os setores.
À medida que a tecnologia avança e aumenta o desejo por conteúdo digital, as organizações precisam implementar um processo de gerenciamento de registros que inclua o arquivamento digital. Esse processo oferece às empresas, de todos os setores e tamanhos, a capacidade de organizar e reter conteúdo digital a longo prazo. E, talvez, o mais importante, permite ampla acessibilidade e aborda requisitos de segurança, incluindo questões de não conformidade, roubo e violações de dados.
Para saber mais sobre a importância do arquivamento digital e sua relação com o gerenciamento de registros e retenção de dados, entre em contato com nossos especialistas e saiba como a Access pode ajudar nessa jornada.
