Inscrições, formulários de admissão, boletins, registros de frequência e mais uma gama de documentos recebidos. Sem a digitalização de documentos, o caos seria instalado pelas instituições de ensino modernas. Como não existe um fim para a quantidade de documentos que uma escola ou universidade recebe todos anualmente — com muitas dessas informações devendo ser mantidas por até 30 anos —, gerenciar essa montanha de informações é um desafio.
Requisitos de conformidade, políticas de retenção de registros e normas de privacidade exigem a adoção de um sistema de gerenciamento de documentos que atenda com sucesso às necessidades das instituições. Sem a digitalização de documentos e os recursos corretos para gerenciar essas informações, tarefas simples, como o compartilhamento de arquivos e proteção de dados pessoais dos alunos, se tornam uma tarefa estressante, sujeita a erros e extremamente demorada.
O tempo de lidar com microfichas e documentos em papel, ainda bem, está no passado. Hoje, a digitalização de documentos permite que as informações de estudantes sejam acessadas remotamente, compartilhadas e armazenadas em questão de segundos e com segurança, automaticamente transformando processos e tornando-os mais simples, contribuindo para melhorar a eficiência dos funcionários e para transformar a experiência dos estudantes.
Porque a digitalização de documentos é essencial
Obviamente, registros de alunos são essenciais para as instituições de ensino, mas documentos em papel são caros, ineficientes e propensos a erros e danos, além de exigirem espaço, suprimentos e pessoal para gerenciá-los e armazená-los — o que nem sempre é feito no local mais conveniente para garantir sua integridade ou acesso —, tornando a recuperação um processo lento e trabalhoso.
A digitalização permite que as instituições de ensino forneçam soluções que facilitem o acesso aos documentos facilmente por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet, sem sacrificar a segurança ou privacidade das informações.
Além disso, facilita que os documentos sejam capturados, formatados e indexados com precisão e qualidade — por exemplo, ferramentas digitais podem aprimorar as imagens capturadas para criar uma versão otimizada e mais legível dos registros.
Da mesma forma, a digitalização de documentos contribui para melhorar a comunicação e colaboração, principalmente em ambientes de trabalho híbridos, tornando o fluxo de informações mais fácil e simples, eliminando silos e centralizando os registros em um único sistema.
Benefícios da digitalização de documentos
A digitalização de documentos, à medida que o mundo caminha para a era digital, oferece benefícios para as instituições de ensino que vão além de simplificar e melhorar processos:
Segurança aprimorada
A digitalização de documentos permite que as empresas empreguem medidas de segurança aprimoradas para gerenciar os arquivos, com proteção por senha e criptografia, limitando a acesso apenas a usuários autorizados e garantindo a privacidade das informações.
Economia de espaço e custos
Documentos físicos exigem mais espaço e recursos para armazená-los e organizá-los. A digitalização de documentos reduz a necessidade de armazenamento físico, reduzindo custos e o tempo para a recuperação dos documentos. Assim, tarefas administrativas são agilizadas, liberando os funcionários para utilizarem o tempo com maior eficiência.
Acesso rápido
A digitalização de documentos garante acesso mais rápido às informações, melhorando significativamente o tempo de resposta para os mais diferentes processos. Como a recuperação de informações pode ser feita em alguns segundos, isso contribui para as equipes concluírem suas tarefas com maior agilidade, melhorando a eficiência geral.
Análise de dados aprimorada
Com documentos digitais, as instituições de ensino têm maior capacidade de analisar dados, gerar relatórios mais completos e obter insights sobre tendências, desempenho e comportamento dos alunos e da própria instituição. Essas informações são essenciais para guiar a tomada de decisões e impulsionar o sucesso dos alunos ao mesmo tempo em que contribuem para melhorar os resultados da organização.
Redução do risco de perda ou dado de documentos
Documentos físicos são facilmente perdidos, destruídos ou danificados, principalmente por falhas de armazenamento ou desastres naturais. A digitalização permite a criação de backups dessas informações, armazenando-as com segurança e reduzindo o risco de perda ou danos.
Conformidade atendida
As instituições de ensino enfrentam diversas regulamentações e a digitalização de documentos torna o processo de conformidade mais fácil e eficiente, reduzindo a possibilidade de perda de documentos importantes e tornando a recuperação mais ágil.
Sustentabilidade
Milhões de árvores são cortadas todos os anos para suprir as necessidades das empresas. Da mesma forma, milhares de toneladas de papel são descartadas anualmente, acabando em aterros sanitários. A digitalização de documentos reduz o desperdício de papel no escritório, contribuindo para a organização implementar práticas mais sustentáveis e torne seus processos mais eficientes.
Processos simplificados
A digitalização de documentos torna diversos processos mais simples, desde o processo de matrícula até o acesso dos alunos ao histórico escolar, certificados e diploma. Isso torna a revisão e processamento de documentos mais rápido, reduzindo o tempo de espera e aprimorando a experiência entregue ao aluno.
Melhor experiência dos alunos
Com acesso fácil aos seus registros, os alunos têm maior controle sobre sua jornada, acompanhando seu progresso, identificando áreas que pode melhorar e tomando as melhores decisões sobre sua vida acadêmica.
Como a Access pode ajudar?
A digitalização de documentos fornece benefícios significativos para que as instituições de ensino reduzam custos, melhorem a eficiência e produtividade e tornem seus dados mais seguros. A tecnologia permite agilizar processos de gestão de documentos e auxilia as organizações e fornecerem recursos que apoiem o dia a dia dos funcionários, promovendo a colaboração, facilitando o acesso dos alunos às suas informações e impulsionando seu sucesso.
Se você está pensando em digitalizar seus documentos e implementar um sistema de gerenciamento de documentos robusto e eficiente, a Access conta com experiência para entender os diferentes processos e setores administrados diariamente pelas instituições de ensino. Dessa forma, é possível atender às necessidades específicas de pequenas e grandes instituições, seja em um ambiente centralizado ou multi-campus. Por meio de sistemas e tecnologias inovadoras e equipados para realizar análises, monitorar, gerenciar e recuperar as informações facilmente, a Access oferece as seguintes soluções para o setor:
- Armazenamento de ativos físicos e digitais
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