As empresas estão se tornando mais digitais, então investir na digitalização de documentos é fundamental para as instituições de ensino, que ainda engatinham nessa jornada. Esse novo cenário abriu portas para que essas instituições melhorem suas operações, dimensionando processo e se tornando mais eficientes.
Com uma montanha de registros e documentos de alunos para gerenciar, manter esses documentos organizados e acessíveis pode ser um desafio gigantesco, e é nesse ponto que a digitalização de documentos mostra seu valor. A conversão de documentos físicos em digitais torna os mais diferentes processo mais fáceis, simples e seguros, e permite que as instituições de ensino, seja uma universidade ou um colégio, otimizem seus processos de gestão de documentos, melhorem a eficiência e entreguem uma melhor experiência a funcionários e alunos.
As instituições de ensino estão entulhadas de documentos físicos, solicitações, transcrições, documentos e registros de alunos que estão cursando seus cursos e outros que já passaram pela instituição. Por isso, elas precisam manter essas informações armazenadas por um prazo determinado para cumprir com normas de conformidade antes de realizarem a destruição segura desses documentos. Então, não é difícil imaginar como esses documentos vão se acumulando com o passar dos anos.
Benefícios da digitalização de documentos
Em uma época em que cada vez mais pessoas têm acesso à educação, acompanhar o volume crescente de documentos pode se tornar impossível e, com o passar do tempo, inviável de ser armazenado corretamente pelo tempo necessário. Portanto, a digitalização de documentos só traz benefícios para as instituições de ensino, eliminando processos baseados em papel e protegendo as informações contra danos físicos.
Arquivos digitais permitem que os registros dos alunos sejam gerenciados com maior eficiência, facilitando sua recuperação e processamento. Além disso, reduzindo o uso de papel, as instituições de ensino não precisam se preocupar em desperdiçar espaço útil para armazenar esses documentos, podendo utilizar esse espaço em benefício de alunos, professores e funcionários. Mas há outros benefícios muito importantes:
Segurança dos registros
Arquivos digitais contam com recursos de segurança aprimorados, incluindo controle de acesso, permitindo que apenas pessoal autorizado possa ler, editar ou excluir documentos, e criptografia, garantindo a privacidade das informações e o cumprimento de normas e regras de conformidade como a LGPD. Uma solução de gerenciamento de documentos proporciona proteção total aos documentos ao mesmo tempo que facilita o acesso e recuperação das informações.
Redução de custos
Embora a digitalização seja um investimento e envolva custos, a necessidade de armazenamento de documentos físicos, impressão ou compra de papel é reduzida, ou até mesmo eliminada, o que automaticamente reduz custos para manter os registros. Além disso, como os processos administrativos são otimizados e os funcionários podem se dedicar a tarefas mais importantes e produtivas.
Acesso à informação
A digitalização de documentos também facilita a pesquisa e acesso às informações, tornando a recuperação dos documentos mais rápida e conveniente. Com isso, os funcionários podem realizar suas tarefas com maior agilidade e eficiência, proporcionando uma experiência mais completa ao aluno.
Análise de dados
Da mesma forma, a digitalização de documentos permite gerar relatórios mais completos, analisar dados e obter insights sobre desempenho, tendências e comportamento dos alunos. Essas informações, então, podem ser usadas para tomar decisões acadêmicas e operacionais voltadas para melhorar o relacionamento com alunos e os resultados da instituição.
Perda de documentos
Registros físicos podem ser perdidos, danificados ou destruídos por desastres naturais, como inundações, incêndios, pelo desgaste natural causado pelo tempo em que estão armazenados, extravio ou roubo, entre outros eventos. Com arquivos digitalizados, é possível criar backups das informações e armazená-las em segurança, reduzindo riscos de perda ou danos causados por eventos externos e inesperados.
Colaboração aprimorada
Em uma época em que os funcionários podem trabalhar de qualquer lugar, a digitalização de documentos permite que as informações sejam facilmente acessadas e compartilhadas, tornando a colaboração mais efetiva e eficiente, facilitando a realização de pesquisas com alunos e o suporte oferecido.
Processos simplificados
A digitalização torna os mais diferentes processos mais simples. Por exemplo, o processo de admissão se torna mais eficiente, simplificado e prático para alunos e funcionários. Dessa forma, os alunos podem enviar seus documentos diretamente por meio de um dispositivo móvel, facilitando a análise, revisão e processamento de matrículas, reduzindo o tempo de resposta e melhorando a experiência.
Impacto ambiental
Ao eliminar processos baseados em papel e a necessidade de armazenamento desses documentos, a digitalização de documentos também tem impacto positivo no meio ambiente, permitindo que as instituições de ensino reduzam sua pegada de carbono e promovam a sustentabilidade.
Experiência do aluno
Documentos digitais permitem que os alunos tenham um maior controle sobre seu ciclo dentro da instituição de ensino. Ao melhorar processos e permitir fácil acesso dos alunos às suas informações é possível identificar áreas que precisam de melhorias e tornar as decisões acadêmicas mais assertivas de forma a realmente atenderem às necessidades dos alunos.
Por que digitalizar seus documentos com a Access?
A digitalização de documentos oferece os mais diversos benefícios para as instituições de ensino, seja para reduzir custos, melhorar a eficiência e produtividade e aumentar a segurança dos dados. Portanto, contar com a tecnologia contribui para tornar processos mais simples, o que garante um melhor suporte e experiência para funcionários, professores e alunos, otimizando a colaboração e impulsionando o sucesso dos alunos.
Se sua instituição de ensino está pensando, ou precisa, digitalizar documentos, a Access conta com larga experiência no setor educacional e entende como os diferentes departamentos e processos são administrados diariamente. Essa experiência e conhecimento garante o pleno atendimento às necessidades de pequenas e grandes instituições, sejam em um ambiente centralizado ou multi-campus.
Por meio de sistemas inovadores equipados com tecnologia de ponta e análise para acessar, monitorar, gerenciar e recuperar informações, nossa solução inclui:
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- Digitalização e indexação de arquivos;
- Acesso em tempo real e rápida recuperação de documentos.
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