O gerenciamento de documentos pode ser uma tarefa lenta e complexa, principalmente para o setor financeiro. O número de documentos que precisam ser gerenciados, como informações de clientes, transações, contratos, informações de funcionários entre outros, é gigantesco e precisa ser armazenado com total segurança.
Esse processo pode ser facilitado com o uso de um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) projetado para organizar as informações e facilitar o acesso aos documentos, um aspecto fundamental para o setor, pois permite a recuperação eficiente, rápida e segura de informações financeiras importantes.
O DMS funciona como um repositório central para o armazenamento de documentos, facilitando sua busca. Ele proporciona ordem em um mundo de trilhas de papel e silos de dados espalhados em diversos locais por meio do uso de tags e metadados, sistemas de pastas e um mecanismo de pesquisa poderoso. E, à medida que as instituições financeiras expandem seus negócios, esse controle é fundamental para evitar o caos e, também, por permitir que normas de conformidade sejam seguidas mais facilmente.
Benefícios de um sistema de gerenciamento de documentos
O sistema de gerenciamento de documentos transforma a maneira com que as instituições financeiras lidam com processos e documentos, afinal, manter as informações em ordem fornece uma estrutura ideal para os negócios.
Melhor organização dos documentos
Um dos maiores desafios para o gerenciamento de documentos no setor financeiro é manter as informações organizadas. A adoção de um DMS torna isso possível, eliminando informações duplicadas, permitindo que os documentos sejam categorizados de forma eficiente por meio de tags e metadados e tornando o acesso aos dados mais simples e rápido. O portal All Store, da Access, indexa os arquivos da forma que eles se adéquem aos negócios, centralizando as informações e permitindo acesso seguro de qualquer lugar.
A plataforma da Access permite que arquivos sejam agrupados por temas, por exemplo, departamentos, processos, projetos ou outras categorias. Permissões, então, podem ser configuradas para controlar o acesso às informações apenas a usuários autorizados. Além disso, a plataforma permite que versões anteriores dos documentos sejam acessadas.
Segurança e conformidade
Em um setor altamente regulado, um sistema de gerenciamento de documentos eficaz contribui para fortalecer uma estratégia de segurança cibernética e conformidade nas instituições.
Por manter os documentos armazenados em um local centralizado na nuvem, por trás de firewalls e criptografando todo o tráfego de dados, o Portal All Store reduz riscos de vazamento de dados e permite a implementação de controles de acesso robustos que garantem a visibilidade para entender qual usuário acessou determinado documento e o que fez. Ou seja, ele tem acesso apenas às informações relevantes para realizar seu trabalho com eficiência.
Da mesma forma, por rastrear todas as ações realizadas pelos usuários, como visualizar um documento, editar, imprimir ou copiar, uma trilha de auditoria é criada para fornecer um histórico e demonstrar a adesão aos padrões exigidos pelo setor.
Esse controle centralizado do portal All Store permite que relatórios de conformidade sejam gerados, o que fortalece a postura de segurança da instituição.
Colaboração aprimorada
Um sistema de gerenciamento de documentos torna a colaboração entre equipes aprimorada. Como as informações estão centralizadas, qualquer usuário, de qualquer departamento pode, desde que autorizado, acessar os dados e trabalhar em projetos integrados de qualquer lugar. O portal All Store permite, além do compartilhamento de documentos, adicionar anotações, realizar edições, incluir índices de texto e processar documentos automaticamente, agilizando a execução de processos e tornando o fluxo de trabalho mais eficaz.
Ao reduzir o tráfego de documentos físicos ou eliminar a troca de e-mails, o DMS também agiliza processos de revisão e aprovação, coletando feedbacks e permitindo que versões sejam rastreadas para aumentar a transparência.
Por ser uma plataforma na nuvem, o portal All Store possui diversos recursos voltados para agilizar os processos internos da instituição, permitindo acesso por meio de qualquer dispositivo conectado à internet e facilitando os fluxos de trabalho colaborativos, já que as equipes acessam sempre as informações mais recentes.
O sistema, como fornece às instituições financeiras maior capacidade de localizar, recuperar e compartilhar documentos, também contribui para melhorar o atendimento ao cliente. Por exemplo, quando ele precisa de alguma informação específica, o funcionário pode recuperá-la facilmente, sem perder tempo vasculhando arquivos em papel.
Redução de custos
As instituições financeiras também podem reduzir custos ao adotar um sistema de gerenciamento de documentos. Eliminar processos baseados em documentos físicos mitiga custos de armazenamento e outros gastos relacionados, como pessoal e sistemas de segurança.
Além disso, a adoção de um DMS permite que processos sejam otimizados, já que os documentos são mais facilmente acessados, reduzindo gastos de impressão e o tempo utilizado pelo funcionário para encontrar a informação que deseja. Isso torna o processo de decisão mais rápido, o que significa maior produtividade.
No longo prazo, as economias proporcionadas pela simplificação e otimização de processos permitem um ROI substancial para as empresas do setor.
Soluções Access para o setor financeiro
A adoção de um sistema de gerenciamento de documentos agrega valor para as instituições financeiras. Desde a organização simplificada das informações até a colaboração aprimorada, o DMS contribui para que os desafios enfrentados pelas empresas sejam facilmente vencidos.
Barreiras impostas pelo alto custo para a implementação de um sistema local, são vencidas pelos benefícios de contar com uma plataforma na nuvem. Além disso, tomar a iniciativa de reduzir o caos que documentos espalhados em diversos locais, permite aumentar a eficiência e produtividade dos funcionários ao mesmo tempo em que preocupações com segurança e normas de conformidade são reduzidas.
A Access sabe a importância de as instituições financeiras manterem as informações organizadas, confidenciais e seguras, já que qualquer falha pode acarretar a perda de confiança do cliente, danos graves à reputação, multas e sanções regulatórias e oferece as seguintes soluções de BPO para o setor:
- Formalização de contratos de crédito
- Armazenamento de arquivos físicos e digitais
- Destruição segura e serviços de eliminação de documentos
- Digitalização e indexação de arquivos
- Rápida recuperação de documentos
- Assinatura digital
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