Em um mundo no qual o armazenamento de documentos on-line ajuda às empresas a reduzir custos e tornar o acesso às informações mais eficiente, é surpreendente que muitas organizações ainda mantenham um sistema de arquivamento em papel. Claro, muitos documentos mais antigos ainda precisam ser guardados corretamente e em segurança, mas também podem ser digitalizados, tornando o armazenamento digital ainda muito importante.
Entretanto, há muitos benefícios que o armazenamento de documento on-line proporciona, o mais visível é a possibilidade de recuperação imediata desse documento, tornando o fluxo de trabalho mais ágil e eficiente, algo simplesmente impossível com documentos em papel, especialmente se o funcionário precisar de mais de um documento para realizar seu trabalho.
Muitas empresas têm receio de mudar seus processos e transformar fluxos de trabalho tradicionais e conhecidos, mas, ao migrar de processos baseados em papel para o armazenamento de documentos on-line, o impacto positivo no dia a dia dos negócios é rapidamente percebido, melhorando a segurança e a produtividade.
Entendendo o armazenamento de documentos online
O armazenamento de documentos on-line diz respeito a serviços baseados em nuvem onde as empresas podem armazenar, recuperar e compartilhar documentos digitais com segurança e a partir de qualquer dispositivo. Normalmente, organizações que contratam esse serviço buscam integrar tecnologias, como sistemas de gerenciamento de documentos e ferramentas de segurança cibernética para otimizar a acessibilidade e segurança dos seus documentos.
Durante a implementação de um sistema de armazenamento de documentos on-line, as empresas podem aproveitar a migração para organizar e categorizar esses documentos, tornando sua recuperação mais fácil, e implementando algumas práticas que garantam que os arquivos estejam no local correto e possam ser facilmente localizados, tornando a digitalização mais efetiva, além de buscar o suporte de empresas especializadas na digitalização e guarda de documentos digitais.
Entretanto, um sistema de armazenamento de documentos on-line vai além de apenas guardar os dados. A solução, aliada a um sistema de gestão de documentos, torna essas informações acessíveis de qualquer lugar, bastando uma conexão com a internet. Além disso, é possível automatizar processos de coleta e recuperação de documentos.
Benefícios de um sistema de arquivamento de documentos online
Se ainda há alguma dúvida sobre investir ou não em um sistema de arquivamento de documentos on-line, há alguns outros motivos que podem ajudar nessa decisão.
Produtividade e satisfação dos funcionários
A digitalização e o armazenamento de documentos on-line contribuem para aumentar a produtividade no trabalho. Ao reduzir a quantidade de tempo gasto com o gerenciamento de dados e manutenção de registros, o dia a dia de trabalho se torna mais eficiente, o que também contribui para melhorar a satisfação dos funcionários.
Por exemplo, documentos que passam por muitos rascunhos até chegar a uma versão final, com o armazenamento digital, várias pessoas podem trabalhar ao mesmo tempo, mantendo-se atualizadas sobre as alterações. Além disso, com a adoção de uma solução de gestão de documentos, é possível fazer anotações diretamente no documento para que todos saibam seu status e o momento em que o rascunho é aprovado.
Acesso rápido às informações
Pesquisa da ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos) mostra que o profissional brasileiro perde em média 2 horas de trabalho por dia para encontrar informações importantes. O armazenamento de documentos on-line torna a localização e recuperação de documentos mais rápida, permitindo que eles sejam indexados por meio de tags, tornando o sistema de armazenamento personalizado e organizado. Além de ser acessado de qualquer lugar.
Controle de acesso mais eficiente
O armazenamento digital, além de facilitar a recuperação de informações, também torna o controle de acesso mais eficiente, permitindo que apenas funcionários autorizados visualizem, editem ou compartilhem documentos e tornando o monitoramento sobre o que foi feito com um documento mais transparente, por exemplo, é possível saber exatamente quando um determinado documento foi acessado e se foi editado, ou excluído, e qual foi o usuário que o acessou.
Segurança e conformidade
Segurança de dados precisa ser uma prioridade para qualquer empresa. Um sistema de arquivamento de documentos on-line possui proteção por senha, recursos de criptografia e, como citado acima, torna o controle de acesso mais eficiente. Registros e documentos digitais são mais seguros que documentos em papel, já que estão a salvo de desastres naturais ou causados pelo homem, como incêndios.
Além disso, permite que recursos de auditoria sejam implementados, junto com um sistema de backup automático, que permite a rápida recuperação de documentos excluídos indevidamente, reduzindo o risco de perder informações devido a falhas ou vulnerabilidades no sistema, facilitando, também, atender a normas de conformidade e privacidade, como a LGPD.
Integração com outros sistemas
Uma solução de arquivamento de documentos on-line pode ser integrada às mais diferentes ferramentas, como sistemas de CRM e gestão de negócios, automatizando processos de gestão de documentos, economizando tempo e custos. Um bom software de gestão de documentos e armazenamento digital precisa simplificar os processos de entrada e saída de documentos, por exemplo, ao integrá-los ao sistema de cobrança, é possível vincular as contas automaticamente às informações dos clientes e ao contrato relacionado.
Conheça o armazenamento digital da Access
O universo do Gerenciamento Eletrônico de Documentos envolve as mais diversas necessidades da empresa, como o armazenamento de documentos on-line e o acesso a essas informações. A Access oferece uma solução de armazenagem para que as empresas não precisem se preocupar em investir em uma infraestrutura física, hardware e servidores para guardar seus documentos.
Todos os documentos são armazenados em um Storage e facilmente acessados por meio do Portal All Store, plataforma online da Access, que permite aos usuários acessarem seus documentos digitais com segurança e agilidade. Além de poder ser acessado de qualquer lugar, é possível integrar a solução de armazenagem com diversos sistemas.
Os servidores Access possuem certificados de segurança garantindo que as informações armazenadas trafeguem criptografadas e replicação automática para uma unidade de contingência, no-breaks e geradores que garantem a continuidade de processamento em caso de falhas no sistema de energia da rede pública. Entre em contato e saiba mais sobre o serviço de armazenamento digital e o Portal All Store.
