Compreender um programa de gestão do ciclo de vida da informação não é como interpretar um tabuleiro de xadrez. Você não pode simplesmente pausar o jogo e analisar cada movimento. Cada parte de um software RIM depende do que veio antes e do que acontece a seguir.
Neste artigo, iremos revisar cinco aspectos do ciclo de vida da informação (captura, armazenamento, recuperação, manutenção e disposição) e ajudaremos sua empresa a construir um programa de gerenciamento de informações que soma mais do que apenas suas partes.
Captura
As organizações ainda lidam com vários meios de comunicação diferentes que fornecem informações em formatos digitais e físicos, tornando a governança um enorme desafio.
Quando várias partes de uma organização não capturam informações da mesma maneira, é possível acabar com uma quantidade de dados ROT (redundantes, obsoletos e triviais), sistemas desconectados e com o aumento de riscos e gastos operacionais que poderiam ser evitados.
Por isso, o processo de captura de informações no ciclo de vida da informação é focado em causar uma “boa impressão”: se for feito corretamente, tudo ficará mais fácil depois. Se não começar com o pé direito, o resto do processo pode estar em risco. Isso torna extremamente importante ter um conhecimento profundo de todos os canais e mídias pelos quais as informações fluem para a organização. Dessa forma, é possível identificar melhor o que é informação relevante e o que não é.
Embora o cenário ideal seja tornar o escritório verdadeiramente sem papel, essa não é a realidade para muitos. Em vez disso, as empresas devem procurar avançar em direção a uma forma de trabalho que priorize o digital e que exige a adoção de algumas práticas:
Implemente mudanças nas políticas
Reduzir a quantidade de papel que a organização manuseia é uma batalha em duas frentes: interna e externa. Para funcionários internos, deve-se definir políticas que limitem o volume de papel usado, restringindo impressões, por exemplo. Para parceiros externos, a empresa pode solicitar que as faturas, contratos e outros documentos sejam enviados em formado digital.
Melhore as experiências digitais
Torne o sistema o mais fácil possível para os funcionários realizarem seu trabalho sem usar papel. Invista em tecnologias simples de usar, caso contrário, o usuário final não irá aderir aos novos softwares e continuarão fazendo cópias.
Aproveite o aprendizado de máquina para metadados
Quando metadados são aplicados correta e antecipadamente, os estágios de recuperação ou disposição se tornam mais fáceis e ágeis. Para registros legados, considere o uso de ferramentas alimentadas por IA para agrupar registros adequadamente.
Armazenamento
As empresas hoje ainda lidam com um número significativo de registros físicos — muito mais do que pensávamos que seria o caso atualmente.
A maioria das pessoas trabalha em um ambiente híbrido e, mesmo que adotem um ambiente totalmente sem papel, ainda há registros legados que precisam ser considerados. As auditorias, embora demoradas, podem fornecer uma compreensão muito melhor sobre quais registros uma organização armazenou e onde, o que pode aumentar a eficiência, reduzir riscos e economizar espaço.
Ao considerar os registros físicos e suas localizações, eles devem ser divididos em três categorias:
- Aqueles necessários disponíveis e próximos (por exemplo, guardados em uma pasta ou escritório em casa)
- Aqueles em uma sala de registros no local
- Aqueles armazenados em um local de armazenamento de registros externo
Compreender quais registros são apropriados para cada bucket pode ajudar a decidir onde e como armazenar cada um deles durante o ciclo de vida da informação.
Se houver registros no local que raramente são recuperados ou mantidos apenas por motivos de conformidade, é possível limpar um espaço significativo apenas os transferindo para um parceiro de armazenamento externo.
Da mesma forma, para melhorar a natureza digital da organização, os usuários devem ser orientados a usar esses formatos em vez de imprimir cópias.
Ao trabalhar com um parceiro correto, os registros externos podem ser digitalizados de forma incremental à medida que forem recuperados com serviços de digitalização sob demanda. Dessa forma, os usuários podem acessar remotamente informações físicas que, de outra forma, não conseguiriam visualizar em tempo hábil.
Recuperação
Hoje, é impossível para as empresas funcionarem sem a capacidade de comunicar e compartilhar informações de forma segura e contínua. Pesquisa descobriu que um trabalhador de escritório médio passa horas por semana à procura de informações, e quase 20% do tempo gasto em tarefas relacionadas com documentos é dependido em busca de dados que não podem ser encontrados. Isso equivale a cerca de 120 horas por ano gastas nessas diligências.
Colegas de trabalho podem estar a uma ou duas mesas de distância. Da mesma forma, registros físicos podem estar a alguns estados ou até mesmo fusos horários distantes. Isso torna ainda mais importante para o ciclo de vida da informação fornecer visibilidade e acesso a todas as informações facilmente, independentemente de onde os funcionários estejam trabalhando.
A recuperação fácil depende muito de processos eficazes de captura e armazenamento, pois a marcação de metadados e um inventário preciso podem ajudar os usuários a gastar menos tempo procurando informações e mais tempo usando-as.
Manutenção
Esta parte do ciclo de vida da informação concentra-se na manutenção e preservação de registros e informações para garantir sua acessibilidade. Dependendo do tipo de mídia, isso pode ocorrer de duas maneiras.
Se os documentos forem armazenados em formato físico, significa garantir que sejam guardados de forma a não só manter sua viabilidade, mas também controlar a cadeia de custódia. Os registros físicos devem ser mantidos em um ambiente que limite o acesso de pessoas que não devem ter acesso a eles. Esse local também precisa ser climatizado para que os registros não sejam afetados por variações climáticas.
Da mesma forma, se estiverem armazenados digitalmente, é importante que eles estejam em sistemas acessíveis e seguros. Muitas organizações lidam com registros legados armazenados em sistemas não mais usados para sua finalidade original que, em vez disso, se tornaram um repositório de registros críticos para os negócios, dos quais a organização não pode prescindir.
Esses registros ficam “presos” nesses sistemas e devem ser adotadas medidas para garantir que sejam transferidos para plataformas que possam abrigá-los com segurança e que tornem sua recuperação mais fácil.
Disposição
O que fazer quando os registros chegam ao fim do ciclo de vida da informação? Isso depende muito da forma que os estágios anteriores forem implementados.
A falha no descarte adequado de registros contendo informações de identificação pessoal (PII) pode piorar ainda mais a situação caso ocorra uma violação de dados.
Se não for possível saber o que está armazenado, onde ou por quanto tempo os registros precisam ser mantidos, a organização pode correr o risco de violar um número cada vez maior de leis e regulamentos de privacidade e retenção que entraram em vigor nos últimos anos. Ao aderir aos requisitos legais e regulamentares para a eliminação de registros, é possível garantir que elas estão protegendo a si próprias e aos seus clientes contra riscos potenciais.
Além disso, o descarte de registros de maneira compatível também pode ajudar a gerenciar o espaço de armazenamento de maneira eficaz e a reduzir os custos associados à guarda e à manutenção de registros ao longo do tempo. Ao descartar registros que não são mais necessários, as organizações podem liberar espaço e recursos valiosos que podem ser usados para tarefas mais importantes.
Gestão do ciclo de vida da informação de maneira holística
Ao gerir o ciclo de vida da informação de maneira holística, as empresas podem abordar a gestão da informação de uma forma que garanta que todos os aspectos do programa sejam considerados. O resultado promove a colaboração e a comunicação entre diferentes departamentos, funcionários, parceiros e clientes, garantindo que a informação seja compartilhada e usada de forma otimizada.
Para obter mais informações sobre como gerir o ciclo de vida da informação e construir um programa de gerenciamento de registros e informações, entre em contato com nossos consultores.
Meta-description
Compreender o ciclo de vida da informação consiste em entender processos de captura, armazenamento, recuperação, manutenção e disposição
Palavra-chave
Ciclo de vida da informação; registros físicos
