Por que esperar para implementar uma gestão digital de documentos? Todo mundo já ouviu e conhece os benefícios que a transformação digital oferece para as empresas, principalmente em um momento que cada vez mais pessoas trabalham em casa, seja de forma totalmente remota ou em uma modalidade híbrida de trabalho. Além disso, a necessidade de manter os negócios funcionando e oferecer uma boa experiência ao cliente, exige que as empresas busquem as melhores ferramentas e opções tecnológicas para reduzirem custos e aumentar a produtividade.
Apesar de muitas empresas já terem embarcado na jornada da digitalização de documentos, muitas estão apenas no início do caminho de migrar seus sistemas para a nuvem. E a gestão digital de documentos é fundamental para que essa transformação seja realmente bem-sucedida.
De acordo com a Association for Intelligent Information Management (AIIM), para uma gestão digital de documentos eficiente é necessário um software para controlar e organizar todo os documentos da empresa. E um sistema de gerenciamento na nuvem, nada mais é que uma plataforma que realiza os processos de controle e organização em servidores espalhados por todo o mundo e acessados via internet.
Mas por que a nuvem é o futuro da gestão digital de documentos?
A resposta é simples, por tornar a gestão digital de documentos mais fácil e eficiente, já que permite acessar informações e organizar os documentos de qualquer lugar, por meio de qualquer dispositivo. Como o trabalho está se tornando mais remoto, essa nova realidade implica em oferecer aos funcionários acesso seguro aos aplicativos e documentos relacionados ao trabalho, não importando o local onde esse funcionário estiver, e é aí que a gestão digital de documentos na nuvem se torna obrigatória.
Além disso, com a segurança cibernética se tornando mais complexa, equipes de TI enfrentam desafios para lidar com um número cada vez maior de ameaças, o que pode sobrecarregar essas equipes que também precisam lidar com as mais diversas chamadas para o help desk e implementar soluções e equipamentos.
A nuvem, então, permite que uma parte dessas obrigações seja repassada para o fornecedor de serviços na nuvem, permitindo uma melhor distribuição dos recursos de TI e a implementação de uma estratégia de segurança mais robusta.
Benefícios da gestão digital de documentos na nuvem
Ferramentas de gestão de documentos como o Dropbox e Google Drive, apesar de úteis, não oferecem diversos recursos muito importantes para a gestão de documentos digitais, como controle de versão, acesso baseado em permissão, backups, recursos avançados de proteção de dados e recursos voltados para tornar o armazenamento, acesso e compartilhamento de documentos mais eficiente.
Mas há outros benefícios:
- Fácil recuperação
Um sistema de gestão digital de documentos permite uma rápida e fácil recuperação dos documentos em um ambiente centralizado
Como os processos de negócios envolvem o compartilhamento de documentos internamente e externamente, o sistema de gestão de documentos torna esse compartilhamento mais eficiente e organizado, reduzindo possíveis erros. - Conformidade
Como o fluxo de trabalho se torna mais eficiente e sem erros, atender normas de conformidade se torna mais fácil pelo uso de listas de verificação, formulários padronizados, registros de acesso e cronograma de retenção automatizado. - Segurança aprimorada
A nuvem também traz recursos de segurança que podem tornar seus documentos mais seguros, como uma gestão de acessos mais eficiente, o que torna a gestão digital de documentos mais aprimorada contra acessos indevidos. Além disso, os documentos ficam seguros contra desastres naturais, perda e deterioração. - Redução de custos
Gerenciar documentos físicos é caro e ineficiente. Além do gasto com pessoal, é necessário contar com uma infraestrutura física para armazenar os documentos com segurança, o que pode tornar inviável manter a “papelada em casa”. Na nuvem, custos com hardware, software, armazenamento e pessoal são reduzidos e torna a gestão de documentos mais eficiente. - Baixa manutenção
Soluções na nuvem contam com atualizações e backups automáticos, o que permite que a equipe de TI possa lidar com outros processos, como responder à solicitações dos usuários mais rapidamente.
Como escolher a melhor solução de gestão digital de documentos
A melhor solução de gestão digital de documentos é aquela que atende às necessidades da empresa com eficiência. Não existe uma receita padronizada para encontrar a que melhor atenda aos requisitos exigidos, mas alguns fatores podem ser analisados, além do preço.
Flexibilidade
A solução precisa ser flexível para se adaptar rapidamente às mudanças de mercado e para evitar possíveis interrupções.
Escalabilidade
A solução precisa estar preparada para lidar com as necessidades atuais e futuras da empresa, se adaptando rapidamente a demanda.
Compatibilidade
Para atender às necessidades da empresa com eficiência, a solução de gestão digital de documentos precisa ser compatível com os demais aplicativos em uso, facilitando a troca de informações e tornando a gestão mais eficaz, principalmente se as linhas de negócios compartilharem informações frequentemente.
Etapas para implementar a gestão digital de documentos
A gestão digital de documentos é parte essencial de uma estratégia de transformação digital, mas, para que tudo funcione corretamente, algumas práticas precisam ser implementadas.
1. Conte com metas claras
Qualquer estratégia, para ser bem-sucedida, precisa de metas claras e objetivas. Então, o primeiro passo para implementar a gestão digital de documentos é entender quais são os objetivos e entender como os processos já estabelecidos serão impactados. A gestão de documentos precisa atender às necessidades da empresa de acordo com fatores que vão desde a forma com que os documentos serão acessados e utilizados até suas restrições de uso.
2. O que será digitalizado
A segunda etapa é saber o que será digitalizado e em qual ordem. Portanto, é essencial fazer um inventário com todos os documentos físicos, entender como esses documentos são utilizados e como a digitalização pode tornar os processos mais eficientes.
Para isso, responda algumas perguntas:
– Quais documentos são acessados com maior frequência?
– Quais documentos são confidenciais e exigem níveis de segurança mais altos?
– Quais processos e fluxos de trabalho baseados em documentos físicos podem ser otimizados?
– Como é o acesso aos documentos?
Com isso é possível decidir quais documentos devem ser digitalizados primeiro. Na sequência, identifique os documentos que não devem ou não precisam ser digitalizados, como os que estão no final de seu ciclo de vida ou não são muito acessados.
3. Escolha a melhor tecnologia
Na fase de planejamento, algumas decisões impactam diretamente na forma com que a gestão de documentos será realizada, por exemplo, se documentos serão gerenciados no local ou na nuvem. Uma solução na nuvem permite acesso rápido, fácil e seguro aos documentos, não importando o local onde o funcionário estiver. Além disso, ela é mais barata que o armazenamento local, que exige uma infraestrutura de hardware e pessoal, licenças e recursos de integração e segurança.
Além disso, é necessário decidir como as informações serão capturadas, se por meio de imagens ou digitalização, lembrando que a captura por imagem não permite a manipulação das informações, mas, por outro lado, é mais barata. Já a digitalização permite a edição dos documentos, rastreamento e retenção automatizado, além de garantir a integração com outras soluções.
4. Encontre o parceiro ideal
Qual a melhor opção, contratar um especialista externo ou gerenciar os documentos internamente. Como a maioria das empresas não conta com os equipamentos, software e experiência necessária para implementar um plano de gestão de documentos digitais, a opção por um fornecedor externo é o caminho mais prático pois, além de fornecer todos os serviços de digitalização, consultoria e suporte, também podem atuar para tornar os fluxos de trabalho digitalizados mais eficientes.
Contar com um parceiro com o a Access garante uma maior redução de custos e riscos, capacidade de definir um cronograma para alcançar os objetivos, evitar a interrupção de operações e ter a certeza que normas de conformidade e regulações serão seguidas corretamente.
Digitalizar documentos físicos e eliminar processos baseados em papel é essencial para garantir maior eficiência na gestão de documentos e a nuvem é parte importante nesse processo. Sua empresa está preparada para embarcar nessa jornada? Conte com nossos especialistas para otimizar sua gestão de documentos.
