Os últimos anos obrigaram as empresas a realizar mudanças profundas na gestão e armazenamento de documentos. Não importando se esses documentos estão em formatos físicos ou digitais, eles precisam estar organizados, serem facilmente acessados e guardados em segurança. Mas esses processos podem se tornar muito complexos dependendo da quantidade de documentos criados pelas organizações, sem falar no tempo gasto pela equipe para arquivá-los e resgatá-los quando necessário.
Exatamente por isso, a gestão e armazenamento de documentos precisa ser realizada com eficiência para garantir a organização dos documentos, facilitar e proteger seu acesso pelos usuários, não importando o local onde trabalha, seja no escritório, em casa ou em algum outro lugar. Se esse processo não for realizado corretamente, o acesso é dificultado, dados podem se tornar imprecisos e a segurança e conformidade são impactadas.
Os perigos da gestão e armazenamento de documentos no local
Claro, é sempre possível gerenciar e armazenar documentos no local, mas isso fornece uma série de desafios e riscos que podem prejudicar os negócios, como:
Vulnerabilidades a desastres
Desastres naturais e outros imprevistos ocorrem com frequência. Isso torna os documentos facilmente suscetíveis à destruição. São inundações, incêndios e outros incidentes que podem destruir registros físicos rapidamente.
Roubo e acesso não autorizados
Além dos perigos com desastres naturais, ao armazenar documentos no local, a empresa precisa implementar um nível de segurança adequado para proteger as informações. Caso contrário, pessoas não autorizadas podem ter acesso a essas informações, levando a uma séria violação de dados e possíveis complicações legais.
Espaço limitado
Além desses problemas, à medida que a empresa cresce, o volume de documentos também aumenta. Com isso, o espaço para gestão e armazenamento de documentos no local é prejudicado, pois pode não oferecer espaço suficiente para guardá-los adequadamente, levando a registros desordenados e dificultando sua recuperação.
Benefícios da gestão e armazenamento adequados de documentos
Uma gestão e armazenamento adequados de documentos eficiente pode ser o fator para tornar um negócio bem-sucedido, no lugar de transformá-lo em um oceano de ineficiências operacionais. Exatamente por esse motivo, muitas empresas recorrem a especialistas para gerenciar e guardar seus documentos e ter acesso a diversos benefícios:
Segurança e acessibilidade aprimoradas
A gestão e armazenamento de documentos em um local centralizado e organizado garante que as informações sejam protegidas contra perda e roubo, permitindo seu acesso apenas a usuários autorizados, sejam documentos físicos, digitais ou digitalizados. Para os documentos digitais, o armazenamento em nuvem fornece a segurança ideal para a proteção de informações críticas e confidenciais da empresa. Da mesma forma, ao digitalizar e proteger documentos críticos, as organizações também evitam perder esses documentos no caso de desastres naturais ou roubo.
Conformidade com regulamentos
Com cada vez mais usuários acessando informações remotamente, contar com uma equipe especializada na gestão e armazenamento de documentos é fundamental para atender aos mais diversos requisitos de conformidade. Ao garantir a guarda e gerenciamento correto das informações, as empresas atendem a esses requisitos com maior facilidade, evitando possíveis multas e outros custos.
Eficiência de custo e tempo
Documentos digitais facilitam o acesso às informações necessárias para tornar os fluxos de trabalho eficientes. Além disso, reduz significativamente os custos relacionados à gestão e armazenamento de documentos em papel, já que elimina a necessidade de manter os documentos no local. Provedores de serviços de gerenciamento de documentos também disponibilizam um portal que permite acesso aos documentos por qualquer dispositivo, não importando onde o usuário estiver.
Acesso rápido
Pesquisa da McKinsey mostra que os funcionários passam pelo menos 1,8 horas por dia pesquisando documentos, e muitas vezes simplesmente não encontram o que precisam. Soluções integradas de gestão e armazenamento de documentos combinam o armazenamento físico de documentos com serviços de digitalização, tornando a recuperação dessas informações mais fácil e rápida via portal de acesso. Com isso, os documentos ficam disponíveis 24 horas por dia, todos os dias da semana, precisando apenas de uma conexão com a internet.
Fluxos de trabalho automatizados
Arquivar, classificar e digitalizar informações de documentos são processos lentos e demorados, mas que podem ser automatizados. Ao utilizar o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), por exemplo, é possível indexar, marcar e digitalizar arquivos facilmente, tornando a recuperação das informações muito mais rápida. Além disso, a implementação da automação na gestão e armazenamento de documentos, permite que os funcionários possam se concentrar apenas ao seu trabalho, deixando a gestão de documentos para uma equipe especializada.
Controle de versão e integridade das informações
A gestão e armazenamento de documentos digitais envolve lidar com múltiplas versões de um mesmo documento, o que pode se tornar desafiador sem um sistema adequado. Uma plataforma de gestão de documentos permite controlar as versões com maior eficiência, garantindo que apenas a versão mais atual seja utilizada, evitando erros que informações desatualizadas podem causar. Além disso, esses sistemas mantêm uma trilha de auditoria que permite saber exatamente quem criou aquele documento, acessou ou realizou alguma alteração.
Como a Access pode aprimorar sua gestão de documentos
A gestão e armazenamento de documentos não deve ser negligenciada em nenhuma situação, mas ela pode se torna uma peça-chave para o sucesso da empresa em um cenário de extrema competição. Por isso, confiar as informações vitais da empresa para que esse processo seja realizado por especialistas é crítico para garantir sua segurança, acessibilidade e preservação no longo prazo.
Portanto, buscar reduzir os riscos associados a manter esses documentos no local, permite que a empresa se concentre às suas principais atividades de negócios, sabendo que as informações estão sendo guardadas em segurança e, caso seja preciso recuperá-las, isso pode ser realizado facilmente.
Além disso, é importante entender que diferentes formatos de informações, como documentos em papel, microfilmes, disquetes, entre outros, precisam ser armazenados de acordo com base em cada formato. Por isso a Access dispõe de mais de 650 mil metros cúbicos de edificações distribuídos em São Paulo, Ribeirão Preto, Itupeva, Rio de Janeiro, Curitiba e Belo Horizonte.
Essas áreas são especialmente projetadas para garantir os requisitos de segurança para a guarda física dos seus documentos em condições adequadas para a preservação de sua integridade. Entre em contato e conheça nossas soluções.
