“O que devemos fazer com todo esse papel?” Pensar na maneira que os registros em papel devem ser armazenados não é uma questão que deveria ser feita nos dias de hoje. Afinal, quer queiramos ou não, esses registros não irão desaparecer do dia para a noite.
A criação de informações é constante, e não há indícios de alguma desaceleração à vista. De acordo com estudo da AIIM, a quantidade de registros deve crescer 4,5 vezes nos próximos anos. Ao mesmo tempo, 80% das organizações afirmaram a Access que ainda gerenciam mais da metade dos registros em papel em seu poder.
Isso significa que haverá muito mais informações para gerenciar no futuro e os documentos físicos podem (literalmente) se perder nessa confusão.
Se sua organização ainda lida com registros em papel, há uma aposta segura para manter o controle sobre essas informações antes de arriscar uma espiral de conteúdo: movê-los para fora do escritório.
Por que mover os registros em papel para fora do escritório?
Até recentemente, o conceito moderno de espaço de trabalho no escritório era movido por uma ideia simples: esse é o local onde estão todos os documentos.
Nos últimos anos, a rápida transformação digital fez com que questionássemos se o escritório centralizado ainda deveria ser o padrão. Avançando até o momento atual, a American Opportunity Survey, da McKinsey, divulgou que 58% dos estadunidenses têm a oportunidade de trabalhar remotamente pelo menos um dia por semana, e 35% podem trabalhar em casa todos os dias. No Brasil, conforme o IPEA, um em cada quatro trabalhadores poderiam trabalhar à distância, entretanto, apenas 10% da força de trabalho atua dessa maneira (IBGE).
Motivos para armazenar registros em papel externamente
Mover os registros em papel para outro local vai multo além dos planos de torná-los digitais ou simplesmente retirá-los do escritório. Há muitos benefícios em armazenar esses registros em um armazenamento externo, como reduzir riscos, tornar a conformidade mais simples e melhorar a organização e acessibilidade.
Redução de riscos
O espaço de armazenamento é sempre muito crítico. Embora algumas organizações mantenham áreas dedicadas para o armazenamento de registros em papel em suas instalações, essa não é a realidade de muitas outras. E pode haver momentos em que arquivos confidenciais sejam armazenados ao lado das suas decorações de Natal, toalhas de papel ou até da máquina de café na copa. Além disso, a maioria dessas instalações não está preparada para aguentar enchentes, terremotos e outros desastres naturais.
Se os arquivos confidenciais forem mantidos em locais onde qualquer pessoa possa acessá-los ou onde correm o risco de serem danificados, ou destruídos, “isso é apenas um desastre esperando para acontecer”, observou Manuel Beruman, Executivo de Contas Regionais da Access, em um webinar recente.
Por melhor que sejam essas instalações muitas vezes improvisadas, elas não são o melhor lugar para registros em papel confidenciais. Ao armazenar seus registros externamente com um fornecedor especializado, é possível ter certeza que esses registros correm muito menos risco do que os guardar internamente. Se a organização obedece a determinadas estruturas de segurança, como PCI DSS, isso pode ser a diferença entre uma auditoria bem-sucedida ou uma falha.
As instalações de armazenamento externo também contam com requisitos rígidos de verificação de antecedentes e equipe de segurança dedicada no local para garantir que os registros em papel confidenciais sigam uma cadeia de custódia rigorosa.
Conformidade mais simples
As normas de conformidade podem ser diferentes de organização para organização. “Se você quiser ter uma ideia melhor sobre o ambiente ou cenário regulatório, então entenda quem regula e governa sua organização. A partir daí, é possível entender o que a compliance realmente significa”, explica Jen Bula, Executiva de Contas Regionais da Access.
Muitos órgãos governamentais têm requisitos rígidos em relação ao que acontece caso uma organização não proteja as informações sob seu controle. De acordo com pesquisa do Instituto Ponemon, o custo médio de uma violação de dados no Brasil é de R$ 6,20 milhões.
“É muito importante compreender todos os piores cenários que podem acontecer à organização e, em seguida, evitá-los”, aconselha Jen. Mover registros importantes para um local externo pode ajudar a simplificar a conformidade com os órgãos reguladores, bem como a mitigar o risco de violação.
Melhor organização e acessibilidade
Encontrar arquivos essenciais para os negócios não é tão fácil quanto se poderia imaginar. De acordo com um estudo divulgado pela Wakefield Research e Elastic, 81% dos profissionais não conseguem encontrar documentos importantes quando solicitados. Às vezes, isso significa que o documento não está na caixa que deveria estar, ou a caixa de arquivo está em outro lugar, ou pode ter sido destruída por acidente.
Armazenar registros em papel com um provedor externo, como a Access, pode reduzir drasticamente o tempo que seus funcionários gastam procurando um arquivo específico, pois não precisam vasculhar caixas para encontrá-lo, economizando tempo e energia. Ao fazer parceria com um fornecedor, você pode garantir que seus funcionários tenham acesso rápido às informações de que precisam, em qualquer lugar onde estiver.
Como a Access pode te ajudar
Um escritório sem papel pode não ser uma realidade, mas as organizações podem alcançar um futuro mais sustentável. Isso começa com o controle dos registros em papel e a redução da quantidade de informações criadas no futuro.
A Access possui mais de 650 mil metros cúbicos de edificações distribuídos em São Paulo, Ribeirão Preto, Itupeva, Rio de Janeiro e Curitiba para fornecer para sua empresa uma solução segura de armazenagem em sua totalidade. Essas áreas são especialmente projetadas e seguem todos os requisitos de segurança para a guarda física de registros em papel, em condições adequadas para a preservação de sua integridade.
Cada registro caixa de documentos recebe um código de barras e passa por um leitor que informa ao sistema All Store a caixa em que o documento foi armazenado e, no caso de necessidade de recuperá-lo, o cliente faz a solicitação diretamente no Portal All Store, que também permite o acompanhamento desde o recebimento do documento até seu efetivo armazenamento. Entre em contato e conheça nosso serviço de armazenamento de documentos e informações.
