Documentos em papel não irão desaparecer no futuro próximo e, à medida que eles continuam crescendo, um serviço de guarda de documentos se mostra essencial para a maioria das empresas. Como a informação é cada vez mais importante para os negócios, proteger esse ativo armazenado em diferentes locais e formatos faz dessa tarefa inglória e complexa, tornando sua recuperação mais difícil.
Portanto, um serviço especializado na guarda de documentos se mostra uma opção segura e econômica para gerenciar grandes volumes de dados, sejam eles registros eletrônicos ou documentos em papel, fitas de backup, micro-fichas entre outros, contra desastres naturais, roubo e danos se forem manuseados ou armazenados incorretamente.
Provedores externos armazenam os documentos em instalações especialmente projetadas, climatizadas e com segurança avançada contra roubos, incêndios e outros incidentes, tudo por meio do uso de tecnologia de ponta. Além disso, ao contratar um serviço de guarda de documentos externo, a empresa economiza espaço e torna o acesso aos documentos mais rápido e organizado.
Razões para contratar um serviço de guarda de documentos
A guarda de documentos pode manter a organização livre de problemas, garantindo que as informações estejam em segurança, mas há diversas outras razões para investir no serviço:
Governança da informação
A guarda de documentos em papel e registros eletrônicos contribui para que a organização atenda os requisitos de governança de informações com maior eficiência. Além disso, permite armazenar arquivos não necessários para funções diárias, mas que precisam ser protegidos por questões legais.
Instalações especializadas
As instalações especializadas na guarda de documentos contam com prateleiras de metal para o armazenamento das caixas de documentos, que nunca devem ser mantidas no chão para evitar danos causados por umidade, inundações ou outros incidentes. Diferentemente do armazenando interno, as instalações externas contam com alta capacidade para proteger corretamente os documentos.
Armazenamento climatizado
Documentos físicos e eletrônicos devem ser mantidos em instalações climatizadas para que sejam preservados. Esse armazenamento requer especificações para garantir a temperatura e umidade ideais. Além disso, precisam contar com serviços contra pragas para não serem destruídos por animais ou insetos.
Proteção contra incêndio
Instalações preparadas para a guarda de documentos contam com sistemas à prova de fogo, com serviços de água e gás preparados para proteger os registros. Essas instalações também são equipadas com sistemas de proteção ESFR, que fornecem supressão automática contra incêndio sem utilizar água, para garantir que documentos em papel não sejam comprometidos.
Segurança física aprimorada
As instalações também contam com profissionais de segurança preparados para controlar o acesso ao local, sistemas de alarme e câmeras localizadas em todo o perímetro, além de soluções de verificação de identidade e acesso. Isso também inclui verificações de antecedentes da equipe, treinamento e testes para garantir os mais altos padrões de segurança para armazenar e proteger os documentos.
Cadeia de custódia consistente
Serviços de guarda de documentos externo também oferecem um alto nível de segurança e precisão nos processos de armazenamento. Isso inclui proteger as informações durante todo seu ciclo de vida, usando códigos de barras para rastrear as caixas de documentos de ponto a ponto.
Portal de gerenciamento
Para ajudar no gerenciamento de documentos, suas caixas e arquivos, provedores de serviços de guarda de documentos oferecem portais para o controle dos registros, incluindo cadastro de metadados, pesquisa, rastreamento e processamento de solicitações de serviço, como o portal All Store da Access. Com apenas alguns cliques, os usuários podem pesquisar o inventário, automatizar processos de retenção e solicitar que documentos sejam digitalizados ou que sejam enviados aos solicitantes, tornando os fluxos de trabalho mais simples.
Armazenando subterrâneo
Dependendo dos requisitos para o armazenamento de documentos físicos ou eletrônicos, alguns provedores de serviços de guarda de documentos oferecem o armazenamento subterrâneo como opção para a preservação de documentos e mídias. Essas instalações resistem ao impacto de furacões, incêndios, inundações, sendo monitoradas 24 horas por dia para garantir a segurança dos registros, além de contar com controles climáticos e de acesso.
Redução de custos
Terceirizar a guarda de documentos elimina a necessidade de manter um espaço de armazenamento interno, reduzindo custos ao mesmo tempo em que melhora a segurança das informações e facilita o acesso. Normalmente, serviços de armazenamento externo cobram por caixa de arquivos e taxas de recuperação dos documentos. Entretanto, há outras formas de cobrança, por exemplo, por metro cúbico, o que permite pagar apenas pelo espaço de armazenamento. Por isso, antes de contratar o serviço, é essencial analisar o modelo oferecido, seus preços e as necessidades da empresa.
Armazenamento e digitalização de documentos
A maioria dos provedores de serviços de guarda de documentos também oferece outras soluções de gerenciamento de documentos para as empresas, como digitalização de documentos, destruição, soluções na nuvem entre outros. Ao agregar outros serviços à guarda de documentos, é provável que consiga agregar mais valor aos serviços, excelência e redução de custos.
Gerenciamento de documentos
De nada adianta contratar um serviço de guarda de documentos se a recuperação das informações continuar ineficiente. Por isso, agregar esse serviço a uma solução de gerenciamento de documentos adequada para as necessidades da organização é fundamental para tornar o acesso mais fácil e seguro. As informações são armazenadas digitalmente, tornando-as disponíveis apenas para usuários autorizados que podem acessá-las de qualquer lugar e por meio de diversos dispositivos.
Conheça o serviço de guarda de documentos Access
Desde a digitalização, destruição e armazenamento de documentos, a Access oferece soluções personalizadas e adequadas para as necessidades da sua empresa, garantindo a guarda e gerenciamento eficiente e seguro dos seus documentos. Empresas de todos os segmentos e portes podem se beneficiar dos serviços profissionais e especializados da Access.
Com instalações especialmente projetadas, seguindo todos os requisitos de segurança, para a guarda de documentos físicos e digitais, a Access garante as condições adequadas para a preservação dos documentos da sua empresa. Para isso, dispõe de mais de 650 mil metros cúbicos de edificações distribuídas em diversas localidades para oferecer uma armazenagem segura em sua totalidade.
Por meio do Portal All Store, o cliente tem acesso a todo o ciclo de vida do documento, desde o recebimento, seu efetivo armazenamento e destruição segura de acordo com o cronograma de destruição da organização. Entre em contato e saiba mais.
