Os avanços na tecnologia de software de RH estão mudando a maneira como os departamentos de recursos humanos operam. O software de RH agiliza e simplifica processos, permitindo que as empresas gerenciem e se envolvam com maior eficácia com os funcionários, aumentem a produtividade e, por fim, melhores seus resultados.
De acordo com a Pesquisa de Sistema de RH Sierra-Cedar 2017-2018, 38% das organizações planejam aumentar seus gastos com tecnologia de RH. E não faltam aplicativos para escolher em um mercado que deve alcançar US$ 11,17 bilhões até 2026, de acordo com a Technavio.
Então, por onde começar? Antes de investir em software de RH, é importante entender algumas coisas.
O que é software de RH e o que ele faz?
O software de RH auxilia no gerenciamento de pessoas, informações e processos. Usado por empresas de todos os tamanhos, a solução é projetada para ajudar gerentes e funcionários a trabalhar com mais eficiência, reduzindo erros, garantindo conformidade e aumentando a produtividade.
Quase todas as empresas usam algum tipo de software de gerenciamento de RH, seja um simples aplicativo de folha de pagamento ou um conjunto mais sofisticado de tecnologias que integra toda a experiência do funcionário, desde a integração até a administração de benefícios e o gerenciamento de documentos pessoais.
Software de RH: porque as empresas precisam dele
Com os modelos de trabalho evoluindo, a forma com que as empresas gerenciam suas forças de trabalho também precisa evoluir. Para atender às necessidades de um local de trabalho moderno e atrair talentos do mais alto calibre, as empresas precisam investir em novas tecnologias para melhorar a experiência do funcionário e aumentar os resultados.
Ao automatizar tarefas e gerenciar dados, o software de RH economiza um tempo valioso e reduz a papelada que circula pelo setor. Quando uma equipe de RH tem todas as informações que precisa com o clique de um botão, os erros são reduzidos, os riscos de conformidade diminuem e as políticas são aplicadas de forma mais consistente.
Ao reduzir o fluxo de papel e simplificar processos, as organizações podem transformar o papel de gerentes e funcionários para se tornarem mais estratégicos e envolventes. O software de RH permite que eles se concentrem em tarefas de alto nível, resultando em um melhor planejamento, tomada de decisão mais estratégica e maior satisfação no trabalho.
Tipos de software de RH
Há uma grande variedade de aplicativos para atender às mais diferentes necessidades de gerenciamento da força de trabalho em empresas modernas. A seguir alguns dos tipos mais comuns de software de RH:
Sistemas de informação de Recursos Humanos (HRIS)
Um Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS) é um aplicativo voltado para as necessidades de entrada de dados e gerenciamento de informações de um departamento de RH. Os recursos comuns do software HRIS incluem:
- Um banco de dados de perfis de funcionários no qual os gerentes podem acessar facilmente informações de contato, salário e desempenho;
- Um portal de autoatendimento para funcionários, onde eles podem gerenciar suas informações, visualizar documentos de folha de pagamento e solicitar folgas;
- Um portal de benefícios em que os funcionários podem se inscrever e gerenciar seus benefícios;
- Ferramentas de gerenciamento de recrutamento;
- Rastreamento de tempo e presença;
- Funcionalidades de folha de pagamento;
- Treinamento e desenvolvimento.
Sistemas de Gestão de Recursos Humanos (HRMS)
Muitas vezes confundido com o HRIS, o Sistema de Gestão de Recursos Humanos, nos estágios iniciais do software de RH, era usado para sistemas que ofereciam análises de dados e opções de previsão que um HRIS padrão. Hoje, no entanto, as ferramentas realizam as mesmas funções.
Gestão de Capital Humano (HCM)
Enquanto o software HRIS e HRMS tendem a se concentrar no gerenciamento diário dos funcionários, o software de Gestão de Capital Humano geralmente inclui ferramentas mais especializadas para o planejamento e análise da força de trabalho. Além dos recursos do HRIS e HRMS, um sistema HCM oferece funções de relatórios e recursos de visualização de dados, bem como análise preditiva de RH para auxiliar no planejamento de desafios futuros.
Software de gerenciamento de documentos para funcionários
Um sistema de gerenciamento de documentos de funcionários administra todos os aspectos dos arquivos de funcionários e adiciona segurança crítica e funcionalidades de conformidade que faltam na maioria dos HRISs ou HCMs. A solução automatiza processos baseados em papel, permitindo que os gerentes de RH classifiquem, arquivem e encaminhem documentos com o toque de um botão.
Os sistemas se integram ao HRIS ou HCM de uma empresa e armazenam todos os documentos na nuvem, facilitando o acesso aos arquivos a qualquer hora e em qualquer lugar. À medida que o trabalho remoto se torna mais popular e os empregadores devem manter a conformidade em vários locais, um sistema de gerenciamento de documentos para funcionários é fundamental para manter arquivos centralizados e prontos para auditoria.
Sistemas de rastreamento de candidatos (ATS)
Um sistema de rastreamento de candidatos é um tipo de software de RH especializado que auxilia os gerentes de RH no recrutamento e seleção de candidatos. Grandes empresas normalmente usam um ATS para auxiliar na coleta e classificação de grandes volumes de currículos. Em vez de revisar cada currículo, os recrutadores e gerentes de RH podem pesquisar usando palavras-chave, bem como filtrar e classificar automaticamente os currículos usando critérios pré-determinados. Além disso, um ATS pode ajudar com anúncios de emprego e rastrear candidatos durante todo o processo de contratação.
Software de folha de pagamento
O software de folha de pagamento automatiza o processo de pagamento de funcionários, realizando depósitos, calculando impostos, fazendo deduções e mantendo os registros de pagamento. A maioria dos programas também incorpora funções que permitem que a administração monitore a frequência, o tempo e a estrutura de pagamento.
Benefícios das soluções de software de RH
Ao automatizar tarefas e gerenciar dados de forma autônoma, o software de RH permite que as empresas atendam às necessidades de um ambiente de trabalho moderno, dinâmico e em rápida evolução.
Tarefas administrativas reduzidas
Quando os processos são automatizados com eficiência, a equipe de RH pode gastar menos tempo com tarefas administrativas e dedicar mais energia a projetos de alta prioridade e iniciativas da empresa. Com papelada reduzida e procedimento simplificados, eles podem se concentrar a fazer o que fazem melhor: recrutar os melhores talentos, desenvolver programas de treinamento e melhorar a cultura da empresa.
Conformidade aprimorada
Mesmo que o departamento de RH seja organizado e vigilante, manter a conformidade pode ser um desafio. Com normas que podem mudar a qualquer momento, manter a papelada intacta é quase impossível. Dos mais diversos formulários e documentos, as soluções de software de RH permitem que os empregadores armazenem, compartilhem e gerenciem facilmente arquivos importante dos funcionários. Ferramentas integradas monitoram sem esforço documentos e certificações prestes a expirar, o que significa que a empresa está sempre pronta para uma auditoria e um passo à frente dos requisitos de conformidade.
Dados protegidos
O RH é responsável por uma quantidade incrível de informações altamente confidenciais dos funcionários. Por esse motivo, é fundamental implementar políticas de proteção de dados e o software de RH torna maximiza esse processo, permitindo que as empresas compartilhem documentos com segurança e controle quem tem acesso aos arquivos. Com uma trilha auditada de todas as ações em cada documento, os gerentes de RH podem ter a certeza de que os dados – e seus funcionários – estão protegidos em cada etapa.
Dicas para escolher um provedor de software de RH
Dada a importância do software de RH, é essencial escolher um fornecedor que se alinhe às necessidades atuais e aos objetivos futuros da empresa. Para garantir uma parceria de sucesso, considere as seguintes questões:
Quais são seus os objetivos?
Antes de optar por um fornecedor, entenda o que se deseja do software de RH. Identifique deficiências em seu sistema atual e peça informações para os funcionários de RH e de outros setores para discutir experiências que precisam ser aprimoradas.
Quais tarefas precisam ser apoiadas?
Depois de definir uma estratégia mais ampla, identifique as tarefas individuais que o software de RH deve suportar. Com tantas opções no mercado, é importante que o sistema atenda às necessidades específicas da empresa agora e no futuro.
Como funciona a parceria?
Como acontece com qualquer novo software, haverá uma curva de aprendizado e provavelmente alguma solução de problemas. Sem mencionar que, à medida que a empresa evolui, as necessidades de tecnologia seguem pelo mesmo caminho. Portanto, busque um fornecedor preparado para ser um parceiro no sucesso e crescimento da empresa, não alguém que simplesmente quer fazer uma venda e mais nada.
Com novos modelos de trabalho, o RH precisa se adaptar a novas tecnologias para atender às necessidades dos funcionários e da empresa. Ao selecionar as soluções de software de RH corretas, o setor pode ajudar sua organização a se tornar mais ágil e lucrativa em um mercado competitivo e em evolução.
A Access sabe que o RH é essencial para as empresas e suas responsabilidades baseiam-se em documentos com informações importantes e sensíveis. Isso torna crucial que o setor tenha total controle sobre seus documentos e processos para maximizar a eficiência, seguir normas de conformidade e as políticas adequadas. Saiba como podemos te ajudar a obter esse controle sobre seus documentos e informações. Conheça nossa solução de gestão de documentos para o setor de RH.
