Uma nova cultura de trabalho, que envolve um número cada vez maior de trabalhadores em um modelo híbrido, está guiando o RH para a digitalização rápida de seus processos e a adoção de soluções que permitam que o setor se torne realmente digital, não apenas conte com processos digitalizados.
Isso é de extrema importância para que o RH abrace com eficiência suas novas responsabilidades que, hoje, evoluíram de apenas recrutar funcionários e administrar benefícios para funções mais estratégicas que incluem a retenção de funcionários, processos de admissão e desligamento inteligentes e liderar a cultura e ética empresarial.
Junto com essas novas responsabilidades vieram fluxos de documentos que precisam ser criados, armazenados e destruídos. Ou seja, que precisam ser gerenciados com eficiência para atender normas trabalhistas, privacidade e segurança, e, dependendo do porte da organização, isso significa lidar com milhares de pedidos de licença, benefícios, contratações e desligamento e formulários de folha de pagamento. Uma pilha de papel monstruosa que se não for tratada corretamente pode impactar até mesmo nos negócios.
Em um momento que todas as empresas estão em algum estágio da transformação digital, ignorar o RH e deixá-lo por último em uma estratégia de digitalização pode custar caro, seja pelo tempo gasto para encontrar um documento ou realizar um processo de seleção ou até mesmo por implicar em problemas trabalhistas e legais.
Por que começar a digitalização do RH
Documentos em papel fazem parte do dia a dia do RH há décadas, mas é a forma com que esses documentos são gerenciados que indicam o sucesso do setor em participar ativamente da estratégia de negócios da empresa. De acordo com a Deloitte, o “foco do RH mudou para a construção da organização do futuro”. Hoje, as empresas buscam contratar profissionais jovens e com habilidades digitais, habituados a trabalhar individualmente e compartilhar facilmente informações. E isso exige que o RH assuma uma postura que entenda esse novo profissional, que espera que a digitalização esteja presente desde sua capacitação até as ferramentas que melhorem a produtividade no dia a dia de trabalho.
Com isso, à medida que a empresa cresce e novas tecnologias são implementadas, a demanda do RH para gerenciar documentos aumenta na mesma proporção, inviabilizando qualquer tentativa de gestão de documentos físicos. Ou seja, para continuar relevante e realmente gerar valor, o RH precisa embarcar em uma jornada de digitalização. Para isso é necessário redesenhar processos para recrutar talentos, reter os melhores funcionários e oferecer a melhor experiência ao funcionário.
Assim, a digitalização de documentos é a melhor maneira de resolver esses dilemas. E a solução de digitalização do RH oferecida pela Access permite que o setor conquiste total controle sobre seus documentos e informações, garantindo rastreamento seguro da cadeia de custódia, conversão e classificação de documentos físicos, permitindo que os profissionais do setor possam se concentrar nas pessoas, e não em processos repetitivos e cansativos.
Benefícios da digitalização do RH
Eliminar o fluxo de papeis traz diversos benefícios para o RH, reduz custos, melhora a segurança e conformidade e contribui para tornar o processo de seleção e contratação de pessoal mais eficiente.
Segurança
O RH lida diariamente com informações críticas e confidenciais sobre os funcionários e a gestão desses documentos, se não for realizada da maneira correta, pode implicar em riscos à conformidade e até mesmo pode gerar problemas trabalhistas no futuro. E é simples entender esses riscos se o setor ainda estiver parado no tempo e se apoiar em documentos em papel. Esses documentos podem ser roubados, perdidos ou facilmente danificados.
Com o serviço de digitalização de documentos da Access, todos os documentos são digitalizados de forma segura por profissionais qualificados e preparados para uma alta demanda de digitalização. Esse serviço pode ser executado nas unidades da Access ou nas instalações da empresa. Para isso é montado um birô e a Access fornece os equipamentos e mão-de-obra para a realização dos serviços com segurança.
Conformidade e organização
Por lei, os diversos documentos armazenados pelo RH precisam ser retidos por longos períodos de tempo, e cada um desses documentos segue um cronograma de retenção específico que deve ser seguido para garantir que a empresa esteja em conformidade. Além disso, a LGPD dita as regras relacionadas à privacidade dos dados pessoais dos funcionários, e isso inclui informações sobre salários, licenças médicas, exames e outras verificações realizadas pela empresa.
A digitalização dos documentos torna essas informações mais organizadas e permite que essas normas sejam facilmente seguidas, mantendo os registros organizados, agilizando sua recuperação e permitindo que sejam descartados no momento correto, reduzindo erros e a necessidade de espaço físico para o armazenamento.
Redução de custos
O armazenamento de documentos em papel é caro, sem citar as horas perdidas por funcionários para encontrar informações. Com a adoção de soluções de digitalização, o custo para a armazenagem de documentos cai rapidamente e garante acesso rápido, fácil e seguro às informações, melhorando a produtividade da equipe de RH.
Além disso, é possível otimizar os diversos processos do setor, tornando a estratégia de seleção e contratação de talentos mais efetiva, transformando a abordagem de retenção de talentos e reduzindo a burocracia típica do setor.
A digitalização aliada à sustentabilidade no RH
A digitalização do RH pode contribuir diretamente para a adoção de uma estratégia paperless. E esse pode ser o primeiro passo para que o RH contribua para incutir uma cultura de sustentabilidade por toda a organização
De acordo com a WWF, é possível reduzir em mais de 20% o uso de papel no escritório,em alguns casos eliminá-lo totalmente. Ao migrar diversos processos para o meio digital, como materiais de treinamento, processos de seleção e contratação e documentos dos funcionários, o RH reduz a necessidade de coletar e compartilhar documentos em papel.
Mas, para que a iniciativa realmente seja abraçada, é necessário entender que sustentabilidade não diz respeito unicamente a questões de meio ambiente, mas também está intimamente ligada a ações que atendam as necessidades dos funcionários, sem impactar no meio ambiente e nos recursos naturais. Ou seja, é uma iniciativa que pode partir do RH e alcançar todos os níveis da organização, além, é claro, de a digitalização contribuir para a redução de custos. Entre em contato e conheça as soluções de digitalização de documentos da Access para RH.
