Como as práticas de gestão de documentos contribuem para que uma empresa cumpra com as normas da LGPD? Com o crescente volume, valor e sensibilidade dos dados em poder das organizações, junto com uma crescente pressão para a manutenção da segurança e privacidade, a gestão de documentos assume um papel ainda mais importante para os negócios.
A digitalização aumentou assustadoramente o volume de documentos gerados e armazenados, o que também fez o volume de dados alcançar patamares nunca vistos. E para manter processos funcionando corretamente e reduzir custos operacionais não basta, unicamente, manter uma estratégia de gestão de documentos, é necessário implementar uma abordagem mais consciente e sistemática dessas informações, mantendo os documento armazenados adequadamente, oferecendo acesso fácil e seguro e criando um cronograma para destruição dessas informações no momento correto.
E isso vem de encontro com as normas impostas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que entrou em vigor em agosto de 2020, mas com as sanções previstas valendo apenas a partir de agosto de 2021. A LGPD estabelece normas e critérios para a manipulação consciente dos dados pessoais de clientes, funcionários e fornecedores, o que impacta diretamente na forma que essas informações cão capturadas, armazenadas e descartadas.
Entendendo a LGPD
A LGPD foi criada com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”, e visa regulamentar atividades relacionadas ao tratamento de dados pessoais, e não apenas no meio digital, mas também em relação aos documentos físicos. Além disso, a lei estabelece os direitos dos usuários sobre seus dados e cria obrigações, procedimentos e normas para que os controladores de dados usem essas informações, por exemplo, se podem ou não compartilhar dados com terceiros.
O que são dados pessoais?
São todas as informações que permitam que uma pessoa seja identificada de forma direta ou indireta:
- Nome e sobrenome
- Data e local de nascimento
- RG, CPF, CNH etc
- Fotografia
- Número de cartão bancário ou cartão de crédito
- Dados de localização
- Número de telefone
- Endereço IP
O que são dados pessoais sensíveis?
São dados que tragam informações sobre a origem racial ou étnica, convicções religiosas, opiniões políticas ou filosóficas, filiação sindical, questões de saúde, biométricas e genéticas e orientação sexual. De acordo com a LGPD, esses dados também exigem uma atenção maior em relação à segurança e privacidade.
Impacto da LGPD
Não importa o porte da empresa, todas, de alguma forma, lidam com dados de clientes, fornecedores e funcionários, seja para atender um cliente, vender produtos e serviços ou manter um relacionamento com fornecedores. Portanto, é fundamental que todos os funcionários entendam como lidar com essas informações e priorizem a segurança e privacidade.
É necessário deixar claro como a organização coleta esses dados e os armazena, e por que está coletando essas informações – por exemplo quando pede ao cliente para preencher um cadastro, é preciso informar o que será feito com esse cadastro e destacar as formas pelas quais ele pode solicitar acesso, realizar alterações nesses dados ou que as informações sejam excluídas.
Além disso, caso a empresa não cumpra com as normas da LGPD, ela poderá pagar uma multa de até 2% do valor do seu faturamento anual, com limite de 50 milhões de reais.
Desafios da gestão de documentos
Como a LGPD tem como objetivo garantir a privacidade e segurança de dados pessoais, as organizações precisam ser transparentes na forma com que lidam com essas informações, deixando claro os motivos para sua captura e armazenamento e permitindo que os proprietários tenham acesso aos seus dados, possam consultá-los, alterá-los e excluí-los no momento que desejarem, o que pode se tornar um desafio enorme para a gestão de documentos.
Isso exige que a gestão de documentos seja aprimorada e ganhe mecanismos que permitam a fácil recuperação dessas informações para atender às solicitações das pessoas. Da mesma forma, o ciclo de vida do documento precisa ser monitorado com maior eficácia para atender as normas de conformidade, por isso, implementar uma estratégia de automação dos processos de análise desses documentos contribui para tornar a gestão de documentos físicos e digitais mais eficaz.
Um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) fornece às organizações a capacidade de gerenciar todo esse ciclo, permitindo a digitalização de documentos físicos e tornando a recuperação das informações mais fácil, além de contribuir para que as normas de conformidade e da LGPD sejam cumpridas.
Melhores práticas em gestão de documentos
Mesmo que algumas práticas pareçam óbvias, elas são essenciais para atender às normas da LGPD e evitar possíveis punições.
Digitalize documentos físicos
A migração de documentos físicos para eletrônicos é uma prática mais segura que apenas fazer cópias em papel. O sistema transfere as informações para um sistema de gestão de documentos que torna as informações mais facilmente acessíveis e seguras, evitando que informações sejam extraviadas e tornando o armazenamento mais eficiente.
Classifique e crie um cronograma de retenção de documentos
Um sistema GED eficiente permite classificar e organizar documentos por meio de tags, tornando mais fácil e ágil sua recuperação, e criar um cronograma de retenção que contemple os prazos de guarda de cada documento de acordo com uma tabela de temporalidade.
Gestão de identidade e acesso
Nem todos os funcionários precisam ter acesso a todos os documentos em posse da organização. Na verdade, eles precisam apenas acessar a informações essenciais para que realizem seu trabalho corretamente. Para isso, é essencial configurar a solução de gestão de documentos para oferecer acesso unicamente a informações essenciais para o trabalho, controlando o que cada funcionário pode acessar, editar ou compartilhar. Além disso, o sistema deve permitir a geração de relatórios e criação de trilhas de auditoria para identificar o acesso e movimentação dos documentos.
Automação de processos
Investir na automação de processos de gestão de documentos, reduzindo a intervenção humana, é crítico para reduzir erros na entrada de dados e tornar o processo de classificação, recuperação e destruição de documentos mais eficiente.
Com uma boa estratégia de gestão de documentos, os desafios impostos pela LGPD são facilmente vencidos e a Access ajuda sua organização a atender aos requisitos exigidos pela lei com qualidade, eficiência e segurança. Conheça nossa solução de gestão de documentos.
