Uma violação de dados pode ter consequências desastrosas para empresas de qualquer porte. A falha de uma organização em manter as informações, especialmente dados de identificação pessoal de clientes e funcionários, seguras pode resultar em milhões de reais em perda de receitas e possíveis multas — levantamento do instituto Ponemon mostra que os custos com uma violação de dados no Brasil alcança R$ 6,20 milhões. Além disso, o impacto na reputação de uma empresa pode ser significativo. Todas as organizações precisam compreender os riscos associados ao armazenamento de dados no local e tomar medidas para evitar falhas de segurança.
O risco de uma reputação prejudicada após uma violação de dados
Valerie O’Shoney, profissional especializada em seguros do Beazley Group, comentou sobre as causas e efeitos das violações de dados e o que as organizações podem fazer para evitá-las. Valerie observou que a maior preocupação que as empresas devem ter é o impacto na reputação que a violação de dados irá causar em seus clientes.
“Depois que os clientes são notificados de que suas informações foram violadas, eles ficam compreensivelmente preocupados e chateados”, comentou. “O controle de danos é fundamental para mitigar o impacto de uma violação tanto nas vítimas quanto na reputação da empresa.”
Além dos custos associados à perda de negócios, as empresas que sofrem uma violação também podem enfrentar custos indiretos decorrentes da elevada rotatividade de clientes. Por exemplo, se a reputação de uma empresa for manchada, os seus esforços de marketing produzirão muito menos resultados positivos.
As implicações legais de uma violação de dados
As organizações que sofrem uma violação de dados também correm o risco de enfrentar multas por falha de conformidade. Os organismos reguladores em todo o mundo reforçaram o seu controle sobre as leis de proteção de dados e privacidade, impondo sanções severas às empresas que não cumprirem os requisitos de conformidade exigidos. Estas multas podem variar desde sanções monetárias substanciais até a suspensão da operação, prejudicando efetivamente a estabilidade financeira e a reputação de uma organização.
Acha que o custo não poderia ser mais alto? Após uma violação de dados, as organizações também correm o risco de estarem sujeitas a litígios. Por exemplo, a Infinity Insurance Company e a controladora Kemper Corporation foram alvo de uma ação coletiva sobre uma violação de dados em dezembro de 2020 que expôs informações de identificação pessoal de clientes e funcionários. A ação argumenta que a empresa não implementou medidas adequadas de segurança de dados, deixando vulneráveis os arquivos digitais de informações dos clientes.
No Brasil, a primeira multa aplicada por descumprimento às normas da LGPD foi de apenas R$ 14,4 mil contra uma empresa de telemarketing que ofertou uma lista de contatos do WhatsApp com dados de clientes para a disseminação de material de campanha eleitoral, de acordo com nota da ANPD.
O que pode ser feito para proteger as informações e prevenir violações de dados?
Há uma variedade de precauções que as organizações podem tomar para proteger seus documentos e arquivos digitais, como a instalação de software de proteção contra vírus baseado em nuvem, o cumprimento de cronogramas de retenção e destruição de registros, a implementação de uma solução de controle de identidade e acesso e a garantia de uma cadeia de custódia adequada.
Mas e os registros físicos? Vários regulamentos — a própria LGPD não diferencia documentos físicos de documentos digitais, implicando em que os processos de segurança e privacidade sejam aplicados da mesma forma — exigem a retenção de registros em papel, que podem ser suscetíveis a violações se forem armazenados incorretamente ou mantidos desorganizados dentro dos limites do escritório. Armazenar arquivos e documentos com um provedor especializado no armazenamento de registros, como a Access, garante que os registros físicos estejam seguros.
Além disso, implementar e manter um plano estratégico de governança da informação ajuda a organização a prevenir a ocorrência de violações de segurança.
Como o gerenciamento de documentos pode evitar uma violação de dados
Manter uma solução robusta de gerenciamento de documentos pode ser fundamental para reduzir riscos de violação de dados, evitando o uso indevido das informações, impedindo que os dados sejam falsificados ou que ocorra uma exclusão não autorizada.
Como a LGPD entrega às pessoas o controle de acesso aos seus dados, permitindo que elas solicitem sua exclusão ou alteração a qualquer momento, as empresas precisam implementar controles eficientes para manipular esses dados, além de garantir a segurança dessas informações, já que basta uma simples vulnerabilidade para que pessoas mal-intencionadas tenham acesso a dados críticos e confidenciais.
Por isso, um sistema de gerenciamento de documentos permite a integração de controles, como a possibilidade de controlar o acesso aos dados, monitorando o que os usuários fazem com essas informações, para garantir a conformidade com regulamentos de privacidade e, consequentemente, aumentar a segurança cibernética.
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), fornece os recursos para que as informações sejam manipuladas corretamente, automatizando processos de coleta, armazenamento, categorização, aprovação e gestão de arquivos e permitindo que todas as atividades dos usuários relacionadas aos documentos sejam registradas.
Além disso, o sistema permite a implementação de outros mecanismos para tornar a segurança mais segura, como a exigência de usar senhas fortes, restringir o acesso aos arquivos apenas a pessoas autorizadas, criar pastas e arquivos invisíveis entre outros recursos para fornecer à organização controles mais fortes sobre as informações e reduzir vulnerabilidades.
Outro fator importante diz respeito à segurança física dessas informações. Os servidores garantem uma segurança aprimorada para manter os dados protegidos. Por meio de controle de acesso e sistemas de câmera para evitar invasões e monitoramento para evitar falta de energia e controlar a temperatura e umidade entre outros fatores, a Access garante a proteção dos dados e o menor tempo de inatividade possível.
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A Access oferece soluções de digitalização, guarda e gestão de documentos para os clientes armazenarem e acessarem as informações — dados, imagens digitalizadas e arquivos eletrônicos — com facilidade e segurança.
Por meio do portal All Store, os usuários têm acesso à criptografia de ponta, com as informações sendo replicadas automaticamente para uma unidade de contingência para reduzir o tempo de inatividade. No-breaks e geradores garantem uma operação contínua no caso de falta de energia, com os dados sendo mantidos em um Storage externo para o caso de ocorrer algum incidente. Entre em contato e saiba mais sobre nossas soluções.
