Uma violação de dados pode ter consequências desastrosas para empresas de qualquer porte. A falha de uma organização em manter as informações, especialmente dados de identificação pessoal de clientes e funcionários, seguras pode resultar em milhões de reais em perda de receitas e possíveis multas — levantamento do instituto Ponemon mostra que os custos com uma violação de dados no Brasil alcança R$ 6,20 milhões. Além disso, o impacto na reputação de uma empresa pode ser significativo. Todas as organizações precisam compreender os riscos associados ao armazenamento de dados no local e tomar medidas para evitar falhas de segurança.
Valerie O’Shoney, profissional especializada em seguros do Beazley Group, comentou sobre as causas e efeitos das violações de dados e o que as organizações podem fazer para evitá-las. Valerie observou que a maior preocupação que as empresas devem ter é o impacto na reputação que a violação de dados irá causar em seus clientes.
“Depois que os clientes são notificados de que suas informações foram violadas, eles ficam compreensivelmente preocupados e chateados”, comentou. “O controle de danos é fundamental para mitigar o impacto de uma violação tanto nas vítimas quanto na reputação da empresa.”
Além dos custos associados à perda de negócios, as empresas que sofrem uma violação também podem enfrentar custos indiretos decorrentes da elevada rotatividade de clientes. Por exemplo, se a reputação de uma empresa for manchada, os seus esforços de marketing produzirão muito menos resultados positivos.
As organizações que sofrem uma violação de dados também correm o risco de enfrentar multas por falha de conformidade. Os organismos reguladores em todo o mundo reforçaram o seu controle sobre as leis de proteção de dados e privacidade, impondo sanções severas às empresas que não cumprirem os requisitos de conformidade exigidos. Estas multas podem variar desde sanções monetárias substanciais até a suspensão da operação, prejudicando efetivamente a estabilidade financeira e a reputação de uma organização.
Acha que o custo não poderia ser mais alto? Após uma violação de dados, as organizações também correm o risco de estarem sujeitas a litígios. Por exemplo, a Infinity Insurance Company e a controladora Kemper Corporation foram alvo de uma ação coletiva sobre uma violação de dados em dezembro de 2020 que expôs informações de identificação pessoal de clientes e funcionários. A ação argumenta que a empresa não implementou medidas adequadas de segurança de dados, deixando vulneráveis os arquivos digitais de informações dos clientes.
No Brasil, a primeira multa aplicada por descumprimento às normas da LGPD foi de apenas R$ 14,4 mil contra uma empresa de telemarketing que ofertou uma lista de contatos do WhatsApp com dados de clientes para a disseminação de material de campanha eleitoral, de acordo com nota da ANPD.
Há uma variedade de precauções que as organizações podem tomar para proteger seus documentos e arquivos digitais, como a instalação de software de proteção contra vírus baseado em nuvem, o cumprimento de cronogramas de retenção e destruição de registros, a implementação de uma solução de controle de identidade e acesso e a garantia de uma cadeia de custódia adequada.
Mas e os registros físicos? Vários regulamentos — a própria LGPD não diferencia documentos físicos de documentos digitais, implicando em que os processos de segurança e privacidade sejam aplicados da mesma forma — exigem a retenção de registros em papel, que podem ser suscetíveis a violações se forem armazenados incorretamente ou mantidos desorganizados dentro dos limites do escritório. Armazenar arquivos e documentos com um provedor especializado no armazenamento de registros, como a Access, garante que os registros físicos estejam seguros.
Além disso, implementar e manter um plano estratégico de governança da informação ajuda a organização a prevenir a ocorrência de violações de segurança.
Manter uma solução robusta de gerenciamento de documentos pode ser fundamental para reduzir riscos de violação de dados, evitando o uso indevido das informações, impedindo que os dados sejam falsificados ou que ocorra uma exclusão não autorizada.
Como a LGPD entrega às pessoas o controle de acesso aos seus dados, permitindo que elas solicitem sua exclusão ou alteração a qualquer momento, as empresas precisam implementar controles eficientes para manipular esses dados, além de garantir a segurança dessas informações, já que basta uma simples vulnerabilidade para que pessoas mal-intencionadas tenham acesso a dados críticos e confidenciais.
Por isso, um sistema de gerenciamento de documentos permite a integração de controles, como a possibilidade de controlar o acesso aos dados, monitorando o que os usuários fazem com essas informações, para garantir a conformidade com regulamentos de privacidade e, consequentemente, aumentar a segurança cibernética.
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), fornece os recursos para que as informações sejam manipuladas corretamente, automatizando processos de coleta, armazenamento, categorização, aprovação e gestão de arquivos e permitindo que todas as atividades dos usuários relacionadas aos documentos sejam registradas.
Além disso, o sistema permite a implementação de outros mecanismos para tornar a segurança mais segura, como a exigência de usar senhas fortes, restringir o acesso aos arquivos apenas a pessoas autorizadas, criar pastas e arquivos invisíveis entre outros recursos para fornecer à organização controles mais fortes sobre as informações e reduzir vulnerabilidades.
Outro fator importante diz respeito à segurança física dessas informações. Os servidores garantem uma segurança aprimorada para manter os dados protegidos. Por meio de controle de acesso e sistemas de câmera para evitar invasões e monitoramento para evitar falta de energia e controlar a temperatura e umidade entre outros fatores, a Access garante a proteção dos dados e o menor tempo de inatividade possível.
A Access oferece soluções de digitalização, guarda e gestão de documentos para os clientes armazenarem e acessarem as informações — dados, imagens digitalizadas e arquivos eletrônicos — com facilidade e segurança.
Por meio do portal All Store, os usuários têm acesso à criptografia de ponta, com as informações sendo replicadas automaticamente para uma unidade de contingência para reduzir o tempo de inatividade. No-breaks e geradores garantem uma operação contínua no caso de falta de energia, com os dados sendo mantidos em um Storage externo para o caso de ocorrer algum incidente. Entre em contato e saiba mais sobre nossas soluções.
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