A época de lidar com milhares de documentos em papel do dia a dia do escritório já passou. Com a terceirização de processos documentais (BPO), o processo de digitalizar e armazenar documentos mudou completamente e permitiu que essas tarefas se tornassem mais eficientes e rápidas com o uso da automação.
De acordo com pesquisa da EY, 41% dos líderes entrevistados afirmaram que suas empresas estão investindo em tecnologias que automatizem processos, e isso torna a contratação de um parceiro externo um diferencial que permite que os funcionários se dediquem a tarefas relacionadas aos negócios, entregando o gerenciamento de documentos para especialistas.
A terceirização do gerenciamento de documentos também é um mercado em franco crescimento. Levantamento da Grand View Research mostra que o setor pode crescer cerca de 3,9% ao ano até 2028, principalmente por empresas das áreas de saúde e finanças investirem agressivamente na digitalização de seus processos.
A terceirização de processos documentais diz respeito à contratação de uma empresa especializada no gerenciamento de documentos que assume os processos de captura, armazenamento e descarte de registros, reduzindo a necessidade de que os funcionários da empresa contratante precisem lidar com essas tarefas.
Um fornecedor de serviços de gerenciamento de documentos, como a Access, assume a gestão dos documentos. E, de acordo com o contrato, ele passa a ser responsável pela captura, digitalização, armazenamento, sistema de acesso e destruição segura, automatizando ao máximo esses processos e tornando-os mais eficientes e seguros, além de facilitar a aderência às normas de conformidade e leis de privacidade e segurança de dados.
A solução de gerenciamento de documentos da Access garante processos mais ágeis e transparentes, além de estar em total conformidade com normas e regulações como a LGPD. Com isso, garante que empresas de todos os setores otimizem o uso do tempo dos funcionários, espaços e orçamentos para os recursos operacionais serem utilizados unicamente para os negócios.
As soluções da Access atendem todo o ciclo de gerenciamento de documentos:
A Access também dispõe de mais de 650 mil metros cúbicos de edificações para oferecer armazenagem segura, com áreas especialmente projetadas com todos os requisitos de segurança para a guarda física de documentos e mantendo as condições adequadas para a preservação de sua integridade. Todas as informações, então, são cadastradas no sistema All Store (GED da Access) para futuras pesquisas e solicitações sempre que os funcionários precisarem.
Além disso, a Access oferece serviços de Guarda Gerenciada, na qual a Access é responsável por recepcionar os documentos e etiquetá-los para facilitar sua identificação, e de digitalização de documentos com profissionais qualificados e preparados pera lidar com uma alta demanda de digitalização.
Contratar um fornecedor externo para lidar com processos de gerenciamento de documentos oferece diversos benefícios para as empresas:
Um dos principais benefícios da terceirização de processos é a redução significativa dos custos envolvidos com o gerenciamento de documentos. A terceirização elimina a necessidade de lidar com esses processos internamente, liberando os funcionários para outras tarefas, reduzindo custos com armazenagem, ferramentas, treinamento e manutenção da infraestrutura.
A digitalização de processos permite que as informações sejam disponibilizadas digitalmente, por exemplo, pelo portal All Store. Esse acesso pode ser feito por meio dos mais diversos dispositivos e de qualquer lugar, permitindo acesso rápido e seguro às informações e melhorando a produtividade dos funcionários.
Ao contratar os serviços de gerenciamento de documentos de um provedor externo, a empresa garante que as informações sejam armazenadas com segurança, sejam mantidos por uma infraestrutura de TI segura, com controles de acesso eficientes, monitoramento constante e medidas de proteção contra eventos meteorológicos, incêndios e outros fatores que possam impactar na integridade dos registros. Além disso, o provedor deve seguir protocolos seguros para a transferência de arquivos digitais, como criptografia durante todo o processo de transferência de informações.
Em um mundo digital em constante transformação, com atores mal-intencionados implementando técnicas de ataque cada vez mais complexas, as empresas precisam implementar medidas preventivas para reduzir riscos cibernéticos. O provedor de serviços de gerenciamento de documentos, portanto, conta com sistemas de backup redundantes, armazenando o conteúdo digital em diversos locais, para garantir uma rápida recuperação no caso de ataques bem-sucedidos.
A terceirização do gerenciamento de documentos permite que os arquivos digitalizados sejam facilmente pesquisados, organizados e recuperados. Isso garante aos funcionários acesso às informações no momento certo, por meio de diversos dispositivos, facilitando seu compartilhamento e melhorando a colaboração e comunicação interna.
Estar de acordo com normas e regulamentos de conformidade, segurança cibernética e privacidade é fundamental para a saúde dos negócios. E o provedor de serviços de gerenciamento de documentos pode tornar esse processo mais fácil.
Gerenciar e organizar documentos em papel sempre foi um desafio. Por isso, ao terceirizar o gerenciamento de documentos, a empresa passa a ter acesso rápido e fácil às informações, que podem ser editadas, armazenadas e compartilhadas com eficiência, permitindo que usuários diferentes possam visualizá-las e trabalhar com o mesmo arquivo sem dificuldades.
A terceirização de processos documentais permite que documentos físicos sejam convertidos em arquivos digitais, facilitando seu acesso. Por meio de ferramentas modernas de automação, indexação, organização e armazenamento, a Access ajuda as empresas a pouparem tempo e custos com o processamento de grandes volumes de documentos no menor espaço de tempo possível.
Por meio do portal All Store, a Access oferece uma solução digital completa para o gerenciamento de documentos que oferece todos os recursos necessários para agilizar processos das empresas. Pelo sistema é possível importar, classificar, pesquisar e armazenar o acervo digital da organização, possibilitando que anotações sejam realizadas, assim como a adição de índice de textos e processar automaticamente qualquer tipo de documento.
O portal também permite que os usuários solicitem serviços e obtenham relatórios, tornando a solução completa e ideal para uma gestão segura, ágil e eficiente de documentos. Entre em contato e saiba mais.
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