A época de lidar com milhares de documentos em papel do dia a dia do escritório já passou. Com a terceirização de processos documentais (BPO), o processo de digitalizar e armazenar documentos mudou completamente e permitiu que essas tarefas se tornassem mais eficientes e rápidas com o uso da automação.
De acordo com pesquisa da EY, 41% dos líderes entrevistados afirmaram que suas empresas estão investindo em tecnologias que automatizem processos, e isso torna a contratação de um parceiro externo um diferencial que permite que os funcionários se dediquem a tarefas relacionadas aos negócios, entregando o gerenciamento de documentos para especialistas.
A terceirização do gerenciamento de documentos também é um mercado em franco crescimento. Levantamento da Grand View Research mostra que o setor pode crescer cerca de 3,9% ao ano até 2028, principalmente por empresas das áreas de saúde e finanças investirem agressivamente na digitalização de seus processos.
O que é a terceirização de processos documentais?
A terceirização de processos documentais diz respeito à contratação de uma empresa especializada no gerenciamento de documentos que assume os processos de captura, armazenamento e descarte de registros, reduzindo a necessidade de que os funcionários da empresa contratante precisem lidar com essas tarefas.
Um fornecedor de serviços de gerenciamento de documentos, como a Access, assume a gestão dos documentos. E, de acordo com o contrato, ele passa a ser responsável pela captura, digitalização, armazenamento, sistema de acesso e destruição segura, automatizando ao máximo esses processos e tornando-os mais eficientes e seguros, além de facilitar a aderência às normas de conformidade e leis de privacidade e segurança de dados.
A solução de gerenciamento de documentos da Access garante processos mais ágeis e transparentes, além de estar em total conformidade com normas e regulações como a LGPD. Com isso, garante que empresas de todos os setores otimizem o uso do tempo dos funcionários, espaços e orçamentos para os recursos operacionais serem utilizados unicamente para os negócios.
As soluções da Access atendem todo o ciclo de gerenciamento de documentos:
- Armazenamento de registros físicos e digitais
- Digitalização e indexação de registros
- Recuperação segura de documentos
- Transferência de registros de provedores atuais
- Destruição e descarte seguro de registros
A Access também dispõe de mais de 650 mil metros cúbicos de edificações para oferecer armazenagem segura, com áreas especialmente projetadas com todos os requisitos de segurança para a guarda física de documentos e mantendo as condições adequadas para a preservação de sua integridade. Todas as informações, então, são cadastradas no sistema All Store (GED da Access) para futuras pesquisas e solicitações sempre que os funcionários precisarem.
Além disso, a Access oferece serviços de Guarda Gerenciada, na qual a Access é responsável por recepcionar os documentos e etiquetá-los para facilitar sua identificação, e de digitalização de documentos com profissionais qualificados e preparados pera lidar com uma alta demanda de digitalização.
Benefícios da terceirização de processos documentais
Contratar um fornecedor externo para lidar com processos de gerenciamento de documentos oferece diversos benefícios para as empresas:
Redução de custos
Um dos principais benefícios da terceirização de processos é a redução significativa dos custos envolvidos com o gerenciamento de documentos. A terceirização elimina a necessidade de lidar com esses processos internamente, liberando os funcionários para outras tarefas, reduzindo custos com armazenagem, ferramentas, treinamento e manutenção da infraestrutura.
Aumento da produtividade
A digitalização de processos permite que as informações sejam disponibilizadas digitalmente, por exemplo, pelo portal All Store. Esse acesso pode ser feito por meio dos mais diversos dispositivos e de qualquer lugar, permitindo acesso rápido e seguro às informações e melhorando a produtividade dos funcionários.
Segurança aprimorada
Ao contratar os serviços de gerenciamento de documentos de um provedor externo, a empresa garante que as informações sejam armazenadas com segurança, sejam mantidos por uma infraestrutura de TI segura, com controles de acesso eficientes, monitoramento constante e medidas de proteção contra eventos meteorológicos, incêndios e outros fatores que possam impactar na integridade dos registros. Além disso, o provedor deve seguir protocolos seguros para a transferência de arquivos digitais, como criptografia durante todo o processo de transferência de informações.
Recuperação de desastres
Em um mundo digital em constante transformação, com atores mal-intencionados implementando técnicas de ataque cada vez mais complexas, as empresas precisam implementar medidas preventivas para reduzir riscos cibernéticos. O provedor de serviços de gerenciamento de documentos, portanto, conta com sistemas de backup redundantes, armazenando o conteúdo digital em diversos locais, para garantir uma rápida recuperação no caso de ataques bem-sucedidos.
Acessibilidade melhorada
A terceirização do gerenciamento de documentos permite que os arquivos digitalizados sejam facilmente pesquisados, organizados e recuperados. Isso garante aos funcionários acesso às informações no momento certo, por meio de diversos dispositivos, facilitando seu compartilhamento e melhorando a colaboração e comunicação interna.
Conformidade com normas e regulamentos
Estar de acordo com normas e regulamentos de conformidade, segurança cibernética e privacidade é fundamental para a saúde dos negócios. E o provedor de serviços de gerenciamento de documentos pode tornar esse processo mais fácil.
Colaboração aprimorada
Gerenciar e organizar documentos em papel sempre foi um desafio. Por isso, ao terceirizar o gerenciamento de documentos, a empresa passa a ter acesso rápido e fácil às informações, que podem ser editadas, armazenadas e compartilhadas com eficiência, permitindo que usuários diferentes possam visualizá-las e trabalhar com o mesmo arquivo sem dificuldades.
Saiba como a Access pode ajudar sua empresa
A terceirização de processos documentais permite que documentos físicos sejam convertidos em arquivos digitais, facilitando seu acesso. Por meio de ferramentas modernas de automação, indexação, organização e armazenamento, a Access ajuda as empresas a pouparem tempo e custos com o processamento de grandes volumes de documentos no menor espaço de tempo possível.
Por meio do portal All Store, a Access oferece uma solução digital completa para o gerenciamento de documentos que oferece todos os recursos necessários para agilizar processos das empresas. Pelo sistema é possível importar, classificar, pesquisar e armazenar o acervo digital da organização, possibilitando que anotações sejam realizadas, assim como a adição de índice de textos e processar automaticamente qualquer tipo de documento.
O portal também permite que os usuários solicitem serviços e obtenham relatórios, tornando a solução completa e ideal para uma gestão segura, ágil e eficiente de documentos. Entre em contato e saiba mais.
