A maioria das empresas gerencia seus arquivos e documentos de forma ordenada. No entanto, muitas vezes o último passo é deixado de lado: o descarte de arquivos. Em um período não muito distante, guardar documentos por tempo indeterminado era uma solução simples e adotada por quase todas as corporações. Agora, com o aumento no número de leis que zelam a privacidade de indivíduos, esse tempo se encurtou, acompanhado de multas e penalidades para quem não estiver em conformidade com as normas.
No mundo ideal, as organizações devem fornecer um sistema seguro e apropriado para a gestão e acompanhamento de registros que não precisam mais ser mantidos pela empresa, porém, não é isso que acontece.
Muitas pessoas pensam em destruição quando se trata de descarte de arquivos e documentos, ou no caso de registros eletrônicos: exclusão. Porém, existem exceções. No caso de arquivos que possuem informações históricas, mesmo que seu tempo de retenção já tenha se esgotado, ele ainda precisa ser mantido em segurança. Nesse caso, é preciso entrar em contato com órgãos superiores, em conjunto com a empresa responsável pelo documento, para definir um novo destino ao registro.
Por quanto tempo deve-se manter os registros?
O primeiro passo para definir um ciclo de vida organizado e ativo é saber quais registros a organização possui, em que formato eles estão e onde estão armazenados. Parece simples, mas com o passar do tempo, o número de arquivos aumenta e a complexidade também.
De acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD, em vigor no Brasil desde agosto de 2020, os dados coletados pelas organizações devem permanecer sob o domínio da empresa apenas pelo tempo necessário, passando esse período, as informações devem ser automaticamente excluídas do banco de dados.
No entanto, o tempo de vida do arquivo depende de diversos fatores, como: cláusulas contratuais, espécie de documento, tipo de informação presente no arquivo, e outros. O tempo de vida dos registros varia de documento para documento, por isso, é extremamente importante que as corporações possuam um sistema efetivo de acompanhamento dos registros.
Como criar um cronograma básico de retenção de registros?
Um cronograma básico de retenção de arquivos deve responder às seguintes perguntas:
- Quem é responsável pelo cronograma de gestão de documentos?
- Quais informações há nos registros?
- Por quanto tempo esse documento deve ser mantido?
- Onde ele está armazenado?
Uma dica que pode ser extremamente útil é: conte com a ajuda de colaboradores mais experientes, que sabem o que está armazenado, onde e por quanto tempo o registro precisa ser mantido. À princípio, eles serão os responsáveis pela organização dos arquivos. À medida que a empresa for organizando registros novos e adequando os anteriores, haverá um efeito cascara e a corporação terá um estoque mais completo e robusto.
Após esses passos, novos colaboradores podem ser inseridos no processo de retenção de registros para organizar o cronograma. É importante que cada um tenha sua função bem definida, e todo o processo seja feito aos poucos, respeitando o tempo de aprendizagem.
Fim do ciclo: o descarte de arquivos
Finalizar o ciclo de vida dos documentos é tão importante quanto qualquer outro passo do cronograma de gestão, no entanto, esse processo não deve ser feito pela própria empresa. Acompanhe para entender.
Uma empresa especializada, é capaz de realizar a destruição dos documentos seguindo todas as normas de conformidade exigidas para atender regulamentos específicos ou normas da LGPD. Além disso, um especialista no descarte de arquivos terá total sigilo em relação aos arquivos descartados, bem como as informações nele contidas.
Outro ponto que deve ser levado em consideração é o custo. Contratar uma empresa especializada em destruição e descarte de arquivos reduz as despesas relacionadas à compra, manutenção e manuseio de uma máquina trituradora, já que profissionais experientes podem realizar o trabalho de forma rápida e eficiente.
Os serviços de destruição e descarte de arquivos e documentos ajudam as empresas a operar com mais eficiência e segurança. Para saber mais sobre o serviço de destruição ou digitalização de documentos, entre em contato com um dos especialistas da Access, ou veja tudo no site.
