Um programa de privacidade e as soluções de gestão de informações parecem estar sempre em conflito. Enquanto o primeiro se concentra em limitar o acesso às informações para evitar violações de dados ou acesso não autorizado por pessoas mal-intencionadas, o outro garante acesso aos dados com segurança a pessoas autorizadas para realizar seu trabalho.
Embora exista uma conexão entre eles, os objetivos das soluções de privacidade e gestão de informações podem parecer paradoxalmente conflitantes. Ao adotar uma abordagem proativa e implementar algumas práticas recomendadas, é possível preencher a lacuna entre essas duas soluções.
O que é um programa de privacidade
Um programa de privacidade oferece a estrutura pela qual uma organização pode encontrar as soluções para garantir que suas informações estão protegidas contra possíveis vazamentos. É uma coleção de práticas, processos e ferramentas utilizados pela empresa para proteger a privacidade de clientes, funcionários, fornecedores e parceiros, com a finalidade de melhorar a capacidade de coleta, processamento e armazenamento de dados pessoais e cumprir com as normas vigentes.
O que é gestão de informações
A gestão de informações envolve a coleta, armazenamento, gerenciamento e manutenção de dados e outros tipos de informações. Envolve todo o ciclo da informação, desde a coleta até sua destruição segura e abrange procedimentos e normas que as organizações adotam para gerenciar e compartilhar informações entre diferentes pessoas, setores e outras partes interessadas.
Ela também diz respeito ao nível de controle que uma organização tem sobre os dados que produz, o que exige a construção de um sistema de gestão que atenda a necessidades específicas e contribua para que essas informações deem suporte aos processos de negócios.
Programa de privacidade X gestão de informações
Seu programa de privacidade está preparado para o ambiente atual dos negócios? Entre as diversas normas de privacidade, como a LGPD ou GPDR, todas muito semelhantes, um programa de privacidade robusto e eficaz não é mais uma opção, mas uma necessidade para todas as empresas. De acordo com a Statista, “prevê-se que um total de 65% da população global terá dados cobertos por regulamentos de privacidade” até o final de 2023.
Como uma violação média de dados no Brasil custando cerca de R$ 6,45 milhões por incidente, muitas empresas estão fazendo o possível para impedir o acesso não autorizado aos seus dados. Ao mesmo tempo, os programas atuais de gestão de informação precisam permitir o acesso e colaboração segura entre os funcionários.
Pesquisa do IDC Brasil mostra que o trabalho híbrido se tornou uma realidade para 48% das empresas brasileiras, modelo que é, para a maioria dos entrevistados, oferecendo maior satisfação entre a vida profissional e pessoal. Isso significa que as soluções de gestão de informações devem ser flexíveis e adaptáveis para qualquer modelo de trabalho que uma empresa pense em implementar.
Equilibrando a privacidade com a gestão de informações
Muitas empresas se veem presas a como lidar com a conformidade após uma violação de dados, já que muitas, apenas após um incidente, tomam medidas para fortalecer seus programas de conformidade e segurança. E a chave para equilibrar a privacidade com a gestão de informações é incorporar proativamente uma estratégia de privacidade em sua solução de gestão de informações para que a violação da privacidade seja mais difícil que aderir às melhores práticas.
Isso se baseia em um conceito conhecido como Privacy by Design.
O que é Privacy by Design
O Privacy by Design é um conceito que surgiu na década de 1990 para abordar a velocidade com que a tecnologia da informação e comunicação estavam mudando. Em 2010, o Privacy by Design foi adotado como padrão pela International Assembly of Privacy Commissioners and Data Protection Authorities.
Esse conceito busca incorporar a privacidade de forma proativa no projeto e na operação de sistemas de TI, infraestrutura de rede e processos de negócios, o que também inclui registros e a gestão de informações.
7 princípios fundamentais do Privacy by Design
Para o desenvolvimento de protocolos de proteção de privacidade mais abrangentes, a empresa deve consultar os 7 princípios fundamentais do Privacy by Design, que incluem:
Ser proativo, não reativo
A privacidade deve ser incorporada de forma proativa, não apenas como uma resposta a violação de dados ou outro incidente de segurança cibernética.
Privacidade como configuração padrão
A privacidade deve ser definida sempre no seu nível mais alto, exigindo que o usuário opte por não participar, se for apropriado, por padrão.
Privacidade incorporada ao design
A privacidade deve ser considerada desde o início de um projeto, não pode ser uma reflexão tardia ou reativa.
Funcionalidade total
Tecnologias e serviços precisam proteger a privacidade dos usuários, mas sem restringir o que ele precisa fazer para concluir uma tarefa. Ou seja, precisam garantir o acesso rápido e seguro às informações para que o usuário possa trabalhar com eficiência, ao mesmo tempo em que a privacidade é protegida.
Segurança de ponta a ponta
Sem segurança, a privacidade é um ponto discutível.
Visibilidade e transparência
Implementar um programa de privacidade não significa tornar o acesso às informações mais complexo. Portanto, não faça com que os usuários percorram um longo caminho para entender como suas informações são utilizadas. Mantenha-o simples e acessível.
Respeito pela privacidade do usuário
Torne o programa de privacidade amigável ao mesmo tempo em que as informações do usuário são protegidas.
Os riscos de privacidade e segurança são mais bem gerenciados pela incorporação de princípios diretamente em uma solução de gestão de informações. Ao mesmo tempo, a privacidade continuará a ser uma das principais preocupações e as organizações devem avaliar continuamente os riscos à privacidade em termos de alinhamento com as leis e controles.
O Privacy by Design é fundamental para qualquer estratégia de privacidade de dados e é a melhor maneira de garantir que sua solução de gestão de informações não esteja operando em um silo de sua infraestrutura de privacidade.
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