L’externalisation de la gestion des informations crée une conformité à la gouvernance de l’information dans l’ensemble de votre organisation

Lorsque l’information se trouve dans plusieurs pièces ou même dans plusieurs silos d’information, la conformité devient plus compliquée. Quand vous connaissez une hausse, ou une baisse, cela devient encore plus complexe.

La gestion des documents externalisés consolide vos informations, créant un dépôt physique et numérique central qui permet aux utilisateurs certifiés de télécharger des informations, d’y accéder et de les partager.

En interagissant avec vos utilisateurs finaux, nous nous assurons que l’information passe par son cycle de vie conformément au plan.

Évitez les tracas et le risque des systèmes de gestion des informations internes

Traiter votre gestion des informations à l’interne semble être une excellente façon d’économiser de l’argent. Malheureusement, ce n’est généralement pas le cas. Il y a beaucoup de défis, dont ceux-ci :

Formation et roulement du personnel

Vous avez besoin d’un personnel assigné pour gérer la gouvernance et la conformité de l’information. Qu’il s’agisse d’un employé à temps plein ou d’une gestion par plusieurs personnes qui occupent plusieurs postes, il s’agit d’une énorme responsabilité. Il arrive parfois que des difficultés surviennent, notamment dans ces situations :

  • Roulement du personnel;
  • Maladie ou vacances;
  • Périodes de pointe des activités;
  • Acquisitions, fusions, vérifications et autres périodes de pointe.

L’information ne cesse pas de s’accumuler parce que vous manquez de personnel. Garder le cap est une tâche quotidienne qui comporte un risque de non-conformité réglementaire potentielle.

Espace

Si vous entreposez vos dossiers physiques sur place, vous avez besoin d’espace physique. Mais ce n’est pas seulement un espace. Il doit satisfaire aux exigences suivantes :

  • Être suffisamment grand pour gérer la demande de pointe prévue;
  • Être sécurisé de manière à éviter les entrées par effraction;
  • Être climatisé pour prévenir la dégradation;
  • Fournir un accès aux documents en temps opportun au personnel approuvé;
  • Restreindre l’accès aux documents à ceux qui n’ont pas les autorisations appropriées;
  • Être en sécurité en cas d’incendie, de catastrophe naturelle ou d’autres situations d’urgence.

Vous ne voulez pas manquer d’espace pour l’information ni avoir trop d’espace qui est gaspillé. L’une ou l’autre des approches représente un gaspillage d’argent. Nos solutions d’entreposage hors site peuvent vous aider.

Mise à l’échelle

Que vous soyez en pleine croissance ou que vous fassiez des compressions, votre volume d’information peut changer. Cela pourrait signifier d’avoir un manque ou un surplus de personnel. Cela pourrait signifier d’avoir trop ou pas assez d’espace. Cela pourrait signifier de devoir créer un nouveau plan de gouvernance de l’information à la volée, ou pire, de ne pas en tenir compte.

La mise à l’échelle dans n’importe quelle direction signifie un changement à vos processus opérationnels. Cela signifie qu’il est temps de gérer le changement.