Services d’externalisation de la gestion des documents | Externalisation de la gestion des dossiers

Obtenez les documents dont vous avez besoin, quand et où vous en avez besoin

Pour soutenir la gestion des environnements numériques et papiers hybrides, il est nécessaire d’avoir une approche réactive, intégrée et complète. Access Unify associe des technologies de pointe à nos services de classe mondiale pour offrir une solution qui permet à votre organisation de fonctionner avec une efficacité et un rendement optimaux.

L’utilisation de la plateforme Access Unify permet à votre personnel d’obtenir les documents dont il a besoin en tout temps et en tout lieu. Et, comme Access Unify s’intègre aux systèmes que votre entreprise utilise déjà, vous pouvez offrir une expérience axée sur le numérique véritablement transparente qui réduit le besoin de formation supplémentaire du personnel et accélère le temps de préparation à tous les niveaux.

Activer vos fichiers actifs

Le chemin vers le zéro papier commence avec moins de papier. Il s’agit d’une évolution quotidienne, et non d’un projet, qui est nécessaire pour être compétitif dans un monde numérique. Les employés et les clients s’attendent à un environnement principalement numérique qui soutient le travail et l’accès de n’importe où.

Les fichiers actifs auxquels vous accédez régulièrement peuvent souvent créer des défis pour les organisations. Des exemples comprennent la hausse des coûts de l’immobilier, l’augmentation des demandes de documents et l’augmentation des attentes de réactivité. Tous ces éléments contribuent à un effort coûteux.Le service de fichiers actifs Access Unify offre des délais d’exécution de pointe (moins de 4 heures) pour la livraison numérique de vos fichiers papier actifs stockés avec Access, le tout à un taux fixe mensuel prévisible.En savoir plus sur le service de fichiers actifs

L’externalisation de la gestion des informations crée une conformité à la gouvernance de l’information dans l’ensemble de votre organisation

Lorsque l’information se trouve dans plusieurs pièces ou même dans plusieurs silos d’information, la conformité devient plus compliquée. Quand vous connaissez une hausse, ou une baisse, cela devient encore plus complexe.La gestion des documents externalisés consolide vos informations, créant un dépôt physique et numérique central qui permet aux utilisateurs certifiés de télécharger des informations, d’y accéder et de les partager.En interagissant avec vos utilisateurs finaux, nous nous assurons que l’information passe par son cycle de vie conformément au plan.

Évitez les tracas et le risque des systèmes de gestion des informations internes

Traiter votre gestion des informations à l’interne semble être une excellente façon d’économiser de l’argent. Malheureusement, ce n’est généralement pas le cas. Il y a beaucoup de défis, dont ceux-ci :

Formation et roulement du personnel

Vous avez besoin d’un personnel assigné pour gérer la gouvernance et la conformité de l’information. Qu’il s’agisse d’un employé à temps plein ou d’une gestion par plusieurs personnes qui occupent plusieurs postes, il s’agit d’une énorme responsabilité. Il arrive parfois que des difficultés surviennent, notamment dans ces situations :

Roulement du personnel;
Maladie ou vacances;
Périodes de pointe des activités;
Acquisitions, fusions, vérifications et autres périodes de pointe.

L’information ne cesse pas de s’accumuler parce que vous manquez de personnel. Garder le cap est une tâche quotidienne qui comporte un risque de non-conformité réglementaire potentielle.

Espace

Si vous entreposez vos dossiers physiques sur place, vous avez besoin d’espace physique. Mais ce n’est pas seulement un espace. Il doit satisfaire aux exigences suivantes :

Être suffisamment grand pour gérer la demande de pointe prévue;
Être sécurisé de manière à éviter les entrées par effraction;
Être climatisé pour prévenir la dégradation;
Fournir un accès aux documents en temps opportun au personnel approuvé;
Restreindre l’accès aux documents à ceux qui n’ont pas les autorisations appropriées;
Être en sécurité en cas d’incendie, de catastrophe naturelle ou d’autres situations d’urgence.

Vous ne voulez pas manquer d’espace pour l’information ni avoir trop d’espace qui est gaspillé. L’une ou l’autre des approches représente un gaspillage d’argent. Nos solutions d’entreposage hors site peuvent vous aider.

Mise à l’échelle

Que vous soyez en pleine croissance ou que vous fassiez des compressions, votre volume d’information peut changer. Cela pourrait signifier d’avoir un manque ou un surplus de personnel. Cela pourrait signifier d’avoir trop ou pas assez d’espace. Cela pourrait signifier de devoir créer un nouveau plan de gouvernance de l’information à la volée, ou pire, de ne pas en tenir compte.

La mise à l’échelle dans n’importe quelle direction signifie un changement à vos processus opérationnels. Cela signifie qu’il est temps de gérer le changement.

Innover Votre salle de courrier Approche

Réévaluez l’empreinte de votre bureau et utilisez chaque pied carré pour des activités à valeur ajoutée. Éliminez les espaces qui ne génèrent aucun revenu dans les salles de fichiers, les sous-sols et les salles de courrier grâce à la salle de courrier numérique Access Unify.

Que vous ayez plusieurs emplacements, une salle de courrier centralisée ou un lieu de travail entièrement à distance, le service de salle de courrier numérique d’Access peut répondre à tous vos besoins. Nous pouvons recueillir et numériser uniquement ce dont vous avez besoin et distribuer le courrier papier numériquement pour offrir une flexibilité pratique et innovante et fusionner le courrier physique avec la livraison électronique.

En savoir plus sur la salle de courrier numérique

Capacités de pointe pour répondre à vos besoins en évolution

Access s’engage à veiller à ce que votre organisation ait accès à des solutions stables, sécurisées et innovantes pour faire évoluer votre entreprise. Plus de 50 développeurs dévoués, gestionnaires et dirigeants s’engagent à créer des offres Access Unify de pointe qui répondent à vos besoins spécifiques.

Avec plusieurs analyses de sécurité et de code sur une base quotidienne et une infrastructure irréprochable, nous sommes en mesure d’offrir rapidement des capacités percutantes à mesure que votre entreprise évolue. Ces capacités bientôt disponibles comprennent l’intelligence artificielle (apprentissage automatique et apprentissage approfondi), les mesures et analyses en temps réel et même des stockages de données sécurisés pour archiver les dossiers numériques.