Sélectionnez une solution de gouvernance des informations personnalisée adaptée à votre secteur d’activité

La gouvernance des informations, la gestion des dossiers et la conformité réglementaire sont des sujets complexes, et les pratiques exemplaires varient considérablement d’un secteur à l’autre.

Forts de plus de 15 ans d’expérience dans le domaine de l’entreposage de documents et de la gestion des dossiers, nous aidons nos clients dans une grande variété de secteurs verticaux, en créant des solutions de gestion et d’entreposage de documents personnalisées adaptées à leurs besoins.

Voici quelques-unes des industries pour lesquelles nous nous spécialisons dans la prestation de solutions de gestion des dossiers et de l’information :

Soins de la santé

Nos services de gestion des dossiers à l’échelle de l’entreprise sont entièrement conformes à la loi HIPAA, avec une sécurité complète et une conformité réglementaire locale pour tous vos dossiers de patients et dossiers médicaux sensibles. Nos solutions de transformation numérique peuvent également aider votre cabinet à éliminer le papier et à gérer de manière sûre tous les dossiers de santé électroniques.

Nous aiderons à créer un programme complet de gestion des informations sur la santé qui fournit des conseils sur les dossiers à conserver et ceux à détruire de façon sécurisée. Nos services de destruction sécurisée garantissent que les dossiers médicaux sont éliminés de manière sécurisée et conforme à la réglementation.

Service juridique

Nous offrons des solutions de gestion de documents personnalisées pour répondre aux besoins rigoureux du secteur juridique. Nous pouvons entreposer et gérer de façon sécurisée une grande variété de documents juridiques, dont ceux-ci :

  • Documents papier, y compris les contrats et les ententes;
  • Médias électroniques et documents numériques;
  • Rouleaux de ruban, microfilm et autres supports sensibles.

Notre processus de chaîne de responsabilité sécurisée vous permet de récupérer rapidement les documents de cas importants ainsi que de soumettre et de traiter les demandes de citation à comparaître. Et tous les documents entreposés sont accessibles numériquement 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 grâce à notre logiciel de gestion des dossiers.

Gouvernement

Les organismes gouvernementaux sont assujettis à des réglementations fédérales, provinciales et locales rigoureuses précisant comment et pendant combien de temps les documents et les dossiers doivent être conservés. Nos services de gestion des dossiers du gouvernement sont conçus pour aider votre agence à se conformer à toutes les réglementations locales, permettant ainsi à votre équipe de se concentrer sur un travail plus important.

Compte tenu du volume de documents papier qui doivent être conservés et gérés pour de nombreuses agences gouvernementales, les solutions de gestion des dossiers hors site peuvent réduire considérablement le besoin d’espace d’entreposage sur place, ce qui permet d’économiser des coûts dans les zones à loyer élevé. De plus, d’innombrables heures-personnes peuvent être économisées en passant à une solution de gestion de documents numérique.

Éducation

Les écoles et les organismes d’enseignement sont souvent soumis à des règles similaires de conformité réglementaire et d’entreposage de documents, au même titre que les agences gouvernementales. Entre les règlements sur la confidentialité des documents, les calendriers de conservation et les sauvegardes en cas de catastrophe naturelle, la gestion des dossiers de votre école, de votre collège ou de votre université peut être un processus long et coûteux.

Nos services de gestion des dossiers pour les écoles et les organismes d’enseignement traitent de façon sécurisée tous les renseignements des étudiants conformément à tous les cadres réglementaires pertinents (HIPAA, FERPA, IDEA, etc.). Nous offrons également des solutions de transformation numérique décentralisées qui peuvent aider votre équipe à accéder rapidement aux documents numérisés, parfaits pour les écoles ayant plusieurs établissements ou campus répartis.

Finances et services bancaires

Nos solutions de gouvernance de l’information et de gestion des dossiers peuvent être adaptées à une grande variété d’utilisations dans le secteur des finances et des services bancaires. Nous pouvons vous aider à entreposer et à gérer les documents privés et les relevés de transactions de vos clients conformément à toutes les règles et à tous les règlements fédéraux, y compris FACTA, SOX, GLBA, et plus encore.

Nos sauvegardes numériques et d’entreposage hors site peuvent aider à atténuer la perte de dossiers en cas de catastrophe naturelle, de violation de la sécurité ou d’autres événements de cygne noir. Nos services d’imagerie et de numérisation de documents peuvent également aider votre établissement à faire la transition pour éliminer le papier, ce qui vous permet d’économiser du temps et de l’argent à long terme.

Assurance

Nos solutions de gestion de documents sont parfaitement adaptées aux exigences complexes de l’industrie de l’assurance. Nous fournissons un logiciel d’entreposage, de numérisation et de gestion des dossiers qui peut être personnalisé pour s’adapter à la complexité de vos propres calendriers de conservation, groupes de permissions d’utilisateurs et système d’organisation de fichiers internes.

Nos voûtes souterraines facilitent la création de sauvegardes sécurisées de vos fichiers les plus importants, tandis que le logiciel de gestion des documents d’entreprise CartaDC facilite l’accès à ces fichiers partout et en tout temps. Nous vous aiderons également à gérer vos calendriers de conservation des documents entreposés et à détruire de façon sécurisée tous les documents une fois qu’ils ne seront plus nécessaires.

Automobile

Votre salle d’exposition devrait se concentrer sur les voitures et non sur l’entreposage de documents. Nous aidons les concessionnaires et les fabricants automobiles à réduire le besoin de conserver des dossiers physiques sur place, tout en fournissant les outils nécessaires pour gérer et protéger ces dossiers importants de façon numérique.

Nous pouvons entreposer et gérer tous les dossiers propres à un concessionnaire, comme les suivants :

  • Dossiers des véhicules du ministère des Transports;
  • Dossiers sur les déchets et les émissions de l’EPA;
  • Dossiers de l’acheteur et demandes de crédit pour la FTC et Truth in Lending/Leasing Acts;
  • Dossiers des employés, de la paie et des ventes.

Usines et manufactures

Votre entreprise devrait se concentrer sur la création et la conception de biens, sans se soucier de la gestion des documents et des calendriers de conservation des documents. Nous pouvons vous aider à moderniser vos dossiers industriels et de fabrication, y compris les suivants :

  • Dossiers d’inventaire et de production;
  • Ventes, factures, bons de commande et documentation fiscale;
  • Documents relatifs aux RH et à l’emploi;
  • Formulaires de conformité et de sécurité.

De plus, l’entreposage hors site fournit des sauvegardes critiques de vos documents importants en cas d’incendie, de catastrophe naturelle ou d’autres situations d’urgence dans votre installation.

Vente au détail et hôtellerie

La gestion d’une entreprise axée sur le service est assez compliquée sans avoir à penser à la conformité réglementaire, aux calendriers de conservation et à d’autres problèmes courants de gestion des dossiers. Nous aidons les commerces de détail, les hôtels, les restaurants et les magasins de toutes tailles à gérer leurs dossiers commerciaux quotidiens afin qu’ils puissent se concentrer sur ce qui compte le plus : la satisfaction de la clientèle et la gestion efficace de l’entreprise.

Nous pouvons vous aider à tout gérer, du désencombrement des sites par l’élimination du papier à la prestation de conseils sur les calendriers de conformité et de conservation, en passant par le balayage et la numérisation des documents afin d’y accéder 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.